LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een pop-upconcert organiseren

Een pop-upconcert vraagt om een strakke volgorde: eerst locatie, datum en vergunningen, daarna artiesten, techniek en veiligheid. Controleer de stroomvoorziening voordat je PA, monitor speakers, verlichting en kabels reserveert. Regel toiletten, catering en vrijwilligers ruim vooraf en verzamel dieetwensen vóór je bestelt. In de laatste week draait alles om weersverwachting, een regententplan, boodschappen en een laatste controle van de techniek- en boodschappenlijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie en datum vastleggen

    2 personen

  • Vergunningen controleren

  • Muzikanten vastleggen

  • Techniekleverancier reserveren

  • Stroomvoorziening controleren

    2 personen

  • Verzekering en aansprakelijkheid regelen

  • Veiligheidsplan opstellen

    2 personen

  • Nooduitgangen controleren

    2 personen

  • Toiletten reserveren

  • Catering reserveren

  • Fotograaf vastleggen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma publiceren

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

  • Artiesteninformatie versturen

  • Weersverwachting controleren

  • Regententplan bevestigen

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Technieklijst controleren

    2 personen

  • Locatiebezoek uitvoeren

    2 personen

  • Promotie herinneren

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Artiestenontvangst voorbereiden

    2 personen

Event

  • Opbouwterrein afzetten

    4 personen

  • Tenten opzetten

    5 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Podiumvloer markeren

    2 personen

  • Geluidsinstallatie opbouwen

    4 personen

  • Verlichting installeren

    3 personen

  • Stroomkabels veilig leggen

    3 personen

  • Bar en uitgiftepunt opstellen

    3 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Bewegwijzering plaatsen

    2 personen

  • Toiletten plaatsen

    2 personen

  • EHBO-punt inrichten

    2 personen

  • Catering voorbereiden

    4 personen

  • Artiestenkleedkamer inrichten

    2 personen

  • Soundcheck uitvoeren

    5 personen

  • Lichttest uitvoeren

    3 personen

  • Voorraad en kassa klaarzetten

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Bezoekers ontvangen

    4 personen

  • Programma aankondigen

  • Dranken serveren

    4 personen

  • Hapjes serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Publieksruimte schoonhouden

    2 personen

  • Artiesten begeleiden

  • Optredens begeleiden

    2 personen

  • Publieksvragen afhandelen

    2 personen

  • Verloren voorwerpen verzamelen

  • Laatste optreden afronden

    2 personen

  • Bezoekers veilig laten vertrekken

    4 personen

Nazorg

  • Barvoorraad afsluiten

    2 personen

  • Geluidsinstallatie afbreken

    4 personen

  • Verlichting afbreken

    3 personen

  • Tenten afbreken

    5 personen

  • Meubilair terugbrengen

    3 personen

  • Afval verwijderen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Materialen schoonmaken

    2 personen

  • Gehuurde apparatuur retourneren

    3 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Locatie opleveren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Statafelsaantal 10
  • Biertafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 80
  • Barkrukkenaantal 8
  • Klaptafelsaantal 6
  • Kleedkamertafelsaantal 2
  • Kleedkamerstoelenaantal 8

Apparatuur

  • PA-speakersaantal 2
  • Subwoofersaantal 2
  • Monitor speakersaantal 3
  • Mengpaneel
  • Microfoonsaantal 6
  • Microfoonstatievenaantal 6
  • DI-boxenaantal 4
  • XLR-kabelsaantal 12
  • Instrumentkabelsaantal 10
  • Koptelefoonaantal 2
  • Muziekstandaardsaantal 6
  • Haspelsaantal 4
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Kabelmattenaantal 12
  • Gaffer tapeaantal 6
  • Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

  • LED-spotsaantal 8
  • Lichtstatievenaantal 2
  • Sfeerverlichtingsslingersaantal 8
  • Bouwlampenaantal 4

Catering

  • Koelboxenaantal 4
  • Drankdispensersaantal 3
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Warmhoudbakkenaantal 4
  • Koelelementenaantal 20
  • Boodschappen

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 180
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 120
  • Besteksetsaantal 120
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8
  • Schenk kannenaantal 8

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Keukentangenaantal 6
  • Koelthermometersaantal 2
  • Opbergboxenaantal 12

Decoratie

  • Podiumdoekenaantal 4
  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Tafelkledenaantal 12
  • Artiestenpostersaantal 6
  • Krijtbordenaantal 4
  • Krijtstiftenaantal 8

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 10
  • Bezemsetsaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 4
  • Schoonmaakkarrenaantal 2
  • Desinfectiepompjesaantal 6

Veiligheid

  • EHBO-koffersaantal 2
  • Brandblussersaantal 4
  • Afzethekkenaantal 12
  • Pionnenaantal 20
  • Zaklampenaantal 6
  • Veiligheidshesjesaantal 12

Informatie

  • Programmabordenaantal 4
  • Routebordenaantal 8
  • Polsbandjesaantal 150
  • Pennenaantal 12
  • Clipboardmappenaantal 6

Tips

  • Plan het locatiebezoek uiterlijk 4 tot 6 weken vóór het concert. Controleer daar nooduitgangen, stroompunten, ruimte voor kabelmatten en de plek van partytenten, statafels en toiletten.
  • Reserveer techniek zodra de muzikanten vaststaan. Laat de leverancier vooraf weten hoeveel microfoons, monitor speakers, DI-boxen, XLR-kabels en instrumentkabels nodig zijn.
  • Maak uiterlijk 7 dagen vooraf een stroomplan. Noteer welke haspels, verlengkabels en stekkerdozen waar komen en houd kabels buiten looproutes met kabelmatten en gaffer tape vast.
  • Verzamel dieetwensen tot minimaal 5 dagen vóór het concert en geef het definitieve aantal door aan de catering. Controleer tegelijk of koelboxen en kleedkamermeubilair geregeld zijn.
  • Bevestig het regententplan 48 uur vóór aanvang en controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf. Leg bouwlampen en reservebatterijen klaar voor opbouw, backstage en noodroutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pop-upconcert organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, vergunningen en muzikanten. Reserveer techniek, catering en toiletten uiterlijk 4 tot 6 weken voor de concertdatum.
Welke techniek heb ik nodig voor een pop-upconcert?
Reken minimaal op PA-speakers, een mengpaneel, microfoons, microfoonstatieven, monitor speakers, DI-boxen en passende XLR- en instrumentkabels. Controleer daarnaast vooraf de stroomcapaciteit en reserveer haspels, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten.
Wanneer moet ik de vergunningen voor een pop-upconcert controleren?
Controleer de vergunningseisen direct nadat locatie en datum zijn gekozen, bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Zo houd je tijd over voor aanvullende informatie over geluid, veiligheid, bezoekersaantallen en eindtijd.
Wanneer moet ik een pop-upconcert afgelasten vanwege het weer?
Leg uiterlijk 48 uur vooraf vast wie de beslissing neemt en welke weersgrens geldt. Bevestig dan ook het regententplan; controleer op de ochtend zelf opnieuw wind, regen en veilige doorgangen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!