Checklist para organizar un concierto pop-up

Organizar un concierto pop-up exige coordinar el lugar, los artistas, la técnica y la seguridad en un calendario ajustado. Empieza por fijar fecha y espacio, comprobar permisos, electricidad, salidas de emergencia y seguro. Después cierra músicos, sonido, aseos, catering y personal de apoyo. En los últimos días, confirma el pronóstico, la solución para la lluvia, el programa, las inscripciones y toda la lista técnica y de compra.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar lugar y fecha
2 personas
Comprobar permisos
Contratar músicos
Reservar proveedor de técnica
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Gestionar el seguro y la responsabilidad
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Reservar los aseos
Reservar el catering
Contratar fotógrafo
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
Enviar la información de los artistas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan de la tienda para lluvia
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Revisar la lista técnica
2 personas
Realizar una visita al lugar
2 personas
Recordar la promoción
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar la recepción de artistas
2 personas

Evento

Delimitar la zona de montaje
4 personas
Montar las carpas
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar el suelo del podio
2 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Montar la barra y el punto de servicio
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Instalar los baños
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Montar el camerino de los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
5 personas
Realizar la prueba de luces
3 personas
Preparar el stock y la caja
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Anunciar el programa
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Acompañar a los artistas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Atender las preguntas del público
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar la última actuación
2 personas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas

Seguimiento

Cerrar el stock del bar
2 personas
Desmontar el sistema de sonido
4 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar las tiendas
5 personas
Devolver el mobiliario
3 personas
Retirar la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los materiales
2 personas
Devolver el equipo alquilado
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 10
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Mesas plegablescant. 6
Mesas de vestuariocant. 2
Sillas del vestuariocant. 8

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Supervisar a los ponentescant. 3
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables de instrumentoscant. 10
Auricularescant. 2
Atrilescant. 6
Carretescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Guirnaldas de luces ambientalescant. 8
Lámparas de obracant. 4

Catering

Neveras portátilescant. 4
Dispensadores de bebidascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Compras

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras para servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Termómetros para refrigeracióncant. 2
Cajas de almacenajecant. 12

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 12
Pósteres de artistascant. 6
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Vallas de separacióncant. 12
Conoscant. 20
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12

Información

Carteles del programacant. 4
Señales de rutacant. 8
Pulserascant. 150
Bolígrafoscant. 12
Carpetas portapapelescant. 6

Consejos

Haz una visita técnica al lugar al menos 14 días antes. Comprueba dónde estarán los altavoces, la mesa de mezclas, los camerinos, las salidas y los puntos de corriente; no des por hecho que habrá suficientes enchufes.
Cierra músicos, proveedor de técnica, fotógrafo, catering y aseos con varias semanas de margen. Para un concierto pop-up, una cancelación en los últimos 7 días deja muy poco tiempo para encontrar sustitutos.
Calcula la electricidad antes de reservar el equipo. Suma altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, focos y guirnaldas, y prepara alargadores, regletas, carretes, baterías y alfombrillas para cables según el recorrido real.
Asigna voluntarios por turnos y entrega la información de los artistas como mínimo 48 horas antes. Incluye horarios de llegada, prueba de sonido, camerinos, contactos y quién resuelve cada incidencia.
Revisa la previsión meteorológica 72 horas antes y confirma la solución para la lluvia. Las carpas, las lámparas de obra, las neveras portátiles y el material de cableado suelen olvidarse hasta el montaje, cuando ya es demasiado tarde.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto pop-up?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para tener margen con el lugar, los permisos, los músicos, la técnica y el seguro. Reserva la visita técnica y confirma la logística al menos 14 días antes.
¿Qué hay que comprobar antes de contratar el sonido?: Confirma el tamaño y la distribución del espacio, la potencia eléctrica disponible, el número de músicos y las necesidades de micrófonos, cajas DI, monitores y cableado. Haz esta comprobación durante una visita al lugar, idealmente 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que revisar el plan de lluvia de un concierto pop-up?: Comprueba la previsión 72 horas antes y vuelve a revisarla la mañana del evento. La carpa y la distribución alternativa deben estar confirmadas antes de que empiece el montaje.
¿Cuánto tiempo antes se envía la información a los artistas?: Envíala al menos 48 horas antes del concierto. Incluye el programa, la hora de llegada, la prueba de sonido, el acceso, el camerino y un contacto disponible durante el montaje.

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