Pop-up-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Klärt Strom nicht erst am Veranstaltungstag: Prüfe früh, welche Anschlüsse vorhanden sind und ob Kabelrollen, Verlängerungskabel und Kabelmatten bis zur Bühne reichen. Plane außerdem Ersatzbatterien und Gaffer Tape ein.
• Reserviere Toiletten und Catering mit einer festen Lieferzeit. Kühlboxen, Stehtische und Biertische müssen vor dem Soundcheck am Ort sein, nicht erst während des Einlasses.
• Führe spätestens eine Woche vorher einen Ortstermin durch. Dabei lassen sich Notausgänge, Fluchtwege, Technikstandort, Lichtstative und die Position der Regenzelte gemeinsam überprüfen.
• Verschicke Künstlerinformationen mit Ankunftszeit, Aufbauzeit, Ansprechpartner und Umkleidebereich. Für Umkleidetische und Umkleidestühle sollte klar sein, wo sie stehen und wer den Zugang regelt.
• Teile Freiwillige in Schichten mit konkreten Uhrzeiten ein: Aufbau, Einlass, Betreuung der Musiker, Ausschank und Abbau. Veröffentliche das Programm erst, wenn Spielzeiten, Technik und Wetter- beziehungsweise Regenzeltplan bestätigt sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Pop-up-Konzert anmelden?

Prüfe Genehmigungen und mögliche Auflagen direkt nach der Festlegung von Ort und Datum. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, weil Sicherheits-, Lärm- oder Verkehrsauflagen zusätzliche Abstimmungen auslösen können.

Wie viel Technik braucht ein Pop-up-Konzert?

Für die Planung gehören mindestens PA-Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, XLR-Kabel und Instrumentenkabel auf die Technikliste. Ergänze je nach Besetzung Monitorlautsprecher, DI-Boxen, Subwoofer und Kopfhörer und prüfe alles beim Ortstermin.

Wann soll ich den Wetterplan für ein Pop-up-Konzert festlegen?

Bestätige den Regenzeltplan spätestens 48 Stunden vor dem Konzert anhand der Wettervorhersage. Die Zelte, Kabelmatten, Baustrahler und zusätzliche Beleuchtung müssen dann noch rechtzeitig geliefert oder abgeholt werden können.

Wie viele Helfer brauche ich für ein Pop-up-Konzert?

Plane mindestens eine Person für die Künstlerbetreuung, zwei für Einlass und Publikumsfragen sowie zwei bis drei Personen für Aufbau, Ausschank und Abbau ein. Teile die Helfer in Schichten ein, damit die Aufgaben über mehrere Stunden besetzt bleiben.

Ähnliche Pläne

• Beachparty organisieren: die praktische Checkliste
• Beachparty: Einkaufsliste und praktische Mengenplanung
• Beachparty organisieren: So klappt die Planung am Strand
• Einkaufsliste für eine Benefizvorstellung