Organiser un concert pop-up sans rien oublier

Un concert pop-up demande de coordonner le lieu, les artistes, la technique et l’accueil du public dans un calendrier serré. Commence par fixer la date et le site, puis réserve rapidement les musiciens, le prestataire technique, les toilettes et le catering. Les autorisations, l’assurance, l’électricité et les issues de secours doivent être vérifiées avant toute annonce publique. Cette checklist t’aide à avancer dans l’ordre et à garder une vue claire jusqu’au montage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le lieu et la date
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver les musiciens
Réserver le prestataire technique
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Gérer l’assurance et la responsabilité
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Réserver les toilettes
Réserver le catering
Réserver le photographe
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Envoyer les informations sur les artistes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan de la tente
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier la liste technique
2 personnes
Effectuer une visite du site
2 personnes
Relancer la promotion
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes

Événement

Balisage de la zone de montage
4 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer le plancher de la scène
2 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Installer le bar et le point de distribution
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer les toilettes
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
Effectuer le test d’éclairage
3 personnes
Préparer les stocks et la caisse
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Annoncer le programme
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Accompagner les artistes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Gérer les questions du public
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Clore la dernière prestation
2 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Clôturer le stock du bar
2 personnes
Démonter le système de sonorisation
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Ramener le mobilier
3 personnes
Enlever les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 10
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables pliantesqté 6
Tables de logeqté 2
Chaises des vestiairesqté 8

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Surveiller les enceintesqté 3
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 10
Casque audioqté 2
Pieds de microqté 6
Enrouleursqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Ruban gafferqté 6
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineuses d’ambianceqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Catering

Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pains de glaceqté 20
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Thermomètres de réfrigérationqté 2
Boîtes de rangementqté 12

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 12
Affiches des artistesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Pompes de désinfectionqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 20
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12

Informations

Panneaux du programmeqté 4
Panneaux de directionqté 8
Braceletsqté 150
Stylosqté 12
Chemises à pinceqté 6

Conseils

Bloque le lieu, la date et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Vérifie aussi les horaires autorisés pour le montage, les balances et le démontage.
Fais une visite technique du site 3 à 4 semaines avant l’événement. Note l’emplacement de la scène, des tentes, des sorties de secours, des toilettes et des points électriques.
Prévois une liste technique écrite pour chaque artiste : microphones, pieds, câbles XLR, boîtiers DI, retours, table de mixage et alimentation. Une validation finale 7 jours avant évite les demandes de dernière minute.
Répartis les bénévoles au minimum 10 jours avant l’ouverture. Prévois des personnes distinctes pour l’accueil, les vestiaires, l’orientation du public et la surveillance des enceintes ou des câbles.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant, puis confirme le plan des tentes le jour précédent. Garde les passe-câbles, le ruban gaffer, les rallonges et les enrouleurs accessibles dès le montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert pop-up ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour un concert pop-up avec artistes, technique, autorisations et accueil du public. Un petit format peut être préparé en 4 semaines, mais les disponibilités des musiciens et du prestataire technique deviennent plus difficiles à garantir.
Quand réserver les musiciens et le prestataire technique ?: Réserve-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 6 à 8 semaines avant le concert. Demande ensuite la fiche technique de chaque artiste afin d’adapter les enceintes PA, les subwoofers, les microphones et les câbles.
Que faut-il vérifier pour l’électricité d’un concert pop-up ?: Vérifie au moins 3 semaines avant la puissance disponible, le nombre de circuits et la distance jusqu’à la scène. Sépare autant que possible le son et l’éclairage, protège les rallonges avec des passe-câbles et prévois des piles de rechange pour les équipements concernés.
Quand envoyer les informations pratiques aux artistes et au public ?: Envoie les informations aux artistes 7 jours avant, avec les horaires d’arrivée, de balance, de passage et de départ. Pour le public, publie le programme dès qu’il est confirmé, puis renvoie les détails pratiques 48 heures avant le concert.

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