Pompoenmarkt organiseren: checklist en planning

Een pompoenmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen neerzetten en pompoenen uitstallen. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en marktindeling vast; daarna volgen kraamhouders, verkopers, uitnodigingen en aanmeldingen. Plan in de laatste week vooral de praktische details: weersverwachting, leveringen, vrijwilligers, routeborden, kassageld en catering. Met deze checklist houd je 67 taken en 57 benodigdheden op volgorde bij, van de eerste reserveringen tot het nummeren van de kramen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Marktindeling maken
2 personen
Kraamhouders benaderen
Verkopers aanmelden
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling definitief maken
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Weersverwachting volgen
Leveringen bevestigen
Vrijwilligers indelen
Programma afdrukken
Plattegrond afdrukken
Naambordjes maken
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Kassageld klaarleggen
Boodschappen doen
2 personen
Pompoenen sorteren
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Pompoensoep bereiden
2 personen
Decoratie klaarzetten
2 personen
Kramen nummeren
2 personen
Contactlijst uitdelen
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Kraamtafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Pompoenen uitstallen
4 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Cateringkraam inrichten
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Pompoensoep opwarmen
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Veiligheidsroute controleren
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Infobalie bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Pompoensoep serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Bezoekers informeren over sluiting
Verkopers uitchecken
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Restanten verpakken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 14
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Kassatafel
Afvalbakkenaantal 8
Paraplubakkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Drinkglazenaantal 120
Soepkommenaantal 100
Bordenaantal 100
Soepkommenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Soepsoeplepelsaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Soepketelsaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele pinautomatenaantal 2
Kassa
Muziekspeakeraantal 2
Microfoon
Routebordenaantal 8
Kraamnummersaantal 12
Clipboardsaantal 4
Pennenaantal 20
Kleingeldkist

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Sierpompoenenaantal 80
Strobalenaantal 12
Herfstbladerenaantal 6
Jute tafellopersaantal 14
Herfstvlaggetjesaantal 6
Krijtbordenaantal 12
Pompoenmandenaantal 10
Kunstkaarsenaantal 30

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig locatie en marktindeling voordat je verkopers definitief aanmeldt. Zo weet je hoeveel marktkramen, partytenten en tafels beschikbaar zijn en voorkom je dat je later opnieuw moet schuiven.
Volg de weersverwachting vanaf 7 dagen vooraf en controleer uiterlijk 48 uur voor opening de partytenten, verlengkabels en stekkerdozen. Plan bij regen ook paraplubakken en een droge plek voor pompoensoep en kassaspullen.
Verwerk dieetwensen en cateringkeuzes uiterlijk 1 week vooraf. Voorzie aparte soepkommen, opscheplepels, koffie- en theeservies en voldoende warmhoudbakken, zodat de uitgifte niet stilvalt tijdens de drukste uren.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 3 dagen vooraf en geef elke vrijwilliger een duidelijke taak. Verdeel onder meer ontvangst, kassa, soep- en drankuitgifte, afvalbakken, routeborden en het aanvullen van de kramen.
Leg programma, plattegrond, naambordjes en routeborden uiterlijk de dag voor de markt klaar. Nummer de kramen op locatie en controleer daarna of kassatafel, kassageld, koelboxen en alle leveringen op hun afgesproken plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pompoenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van kraamhouders. Reserveer in de eerste 4 weken ook de belangrijkste meubels en apparatuur, omdat vervanging later lastiger wordt.
Wanneer moet ik de kraamindeling van een pompoenmarkt maken?: Maak een eerste indeling zodra de locatie en het aantal verkopers bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Leg de definitieve kraamindeling uiterlijk 1 week voor de markt vast, nadat aanmeldingen en eventuele reserveringen zijn verwerkt.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een pompoenmarkt?: Volg het weer vanaf 7 dagen vooraf en maak 48 uur voor opening een concreet plan voor regen of wind. Controleer dan ook tenten, tafels, routeborden, kabels en een droge plek voor hapjes, soep en kassaspullen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een pompoenmarkt?: Reken op minimaal 1 coördinator, 1 kassamedewerker, 2 mensen voor catering en 1 persoon voor bezoekersvragen en het aanvullen van de markt. Bij meerdere rijen kramen of een doorlopende soep- en drankuitgifte heb je per extra werkpunt doorgaans 1 vrijwilliger nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.