Checklist pour organiser un marché de la citrouille
Un marché de la citrouille demande une préparation coordonnée : exposants, implantation des stands, accueil du public et service de soupe doivent être prêts le même jour. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis avancez vers les inscriptions, les autorisations et les réservations. Les dernières semaines servent surtout à finaliser les quantités, les livraisons et les bénévoles. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs jusqu’à l’installation et à l’ouverture du marché.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Créer l'agencement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
Inscrire les vendeurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser l’agencement des stands
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Suivre les prévisions météo
Confirmer les livraisons
Répartir les bénévoles
Imprimer le programme
Imprimer le plan
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer la caisse
Faire les courses
2 personnes
Trier les citrouilles
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la soupe de potiron
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Distribuer la liste de contacts
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables de stand
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les citrouilles
4 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Aménager le stand de restauration
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Réchauffer la soupe de potiron
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Vérifier le parcours d'évacuation
2 personnes
Événement
Accueil des vendeurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir la soupe de potiron
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Informer les visiteurs de la fermeture
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Emballer les restes
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les restes alimentaires
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 12
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 14
- Tables de bièreqté 6
- Chaises pliantesqté 40
- Tabourets de barqté 8
- Table de caisse
- Poubellesqté 8
- Porte-parapluiesqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verres à théqté 80
- Verres à boireqté 120
- Bol à soupeqté 100
- Assiettesqté 100
- Bol à soupeqté 100
- Couvertsqté 100
- Louches à soupeqté 4
- Louchesqté 6
Cuisine
- Marmites à soupeqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Petits bolsqté 12
- Plateaux de serviceqté 8
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
Équipement
- Glacièresqté 6
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Terminaux de paiement mobilesqté 2
- Caisse
- Haut-parleurqté 2
- Microphone
- Panneaux de directionqté 8
- Numéros des standsqté 12
- Presse-papiersqté 4
- Stylosqté 20
- Caisse de petite monnaie
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 8
Décoration
- Courges décorativesqté 80
- Balles de pailleqté 12
- Feuilles d'automneqté 6
- Chemins de table en juteqté 14
- Guirlandes d’automneqté 6
- Panneaux en ardoiseqté 12
- Paniers à citrouillesqté 10
- Bougies artificiellesqté 30
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balais à mainqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
- Paniers à lingeqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et le lieu dès le début, puis vérifiez les autorisations avant d’annoncer le marché. Une confirmation tardive peut obliger à modifier l’implantation ou les invitations.
- Fixez une date limite d’inscription pour les exposants au moins 2 à 3 semaines avant le marché. Vous pourrez alors numéroter les stands, finaliser le plan et recueillir les besoins alimentaires à temps.
- Prévoyez un plan séparant les stands, la caisse, le service de soupe et les zones de circulation. Gardez les rallonges et multiprises hors des passages et vérifiez l’alimentation avant l’arrivée du public.
- Organisez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures : installation, accueil, caisse, service et rangement. Confirmez les rôles quelques jours avant et remettez à chacun le plan ainsi que les consignes utiles.
- Suivez la météo chaque jour pendant la dernière semaine et confirmez les livraisons 48 heures avant. Préparez les tentes, les poubelles, les glacières et le matériel de service avant de commencer la décoration et la mise en place des citrouilles.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché de la citrouille ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la confirmation du lieu, les autorisations, le recrutement des exposants et la création de l’agencement.
- Combien de temps faut-il pour installer un marché de la citrouille ?
- Prévoyez au moins 3 à 4 heures avant l’ouverture pour installer les tentes, tables, stands, panneaux, caisse et décoration. Ajoutez du temps si les livraisons ou la soupe doivent être préparées sur place.
- Quand confirmer les exposants et le plan des stands ?
- Demandez les inscriptions jusqu’à 2 ou 3 semaines avant le marché. Finalisez ensuite l’agencement, numérotez les stands et envoyez le plan aux exposants au plus tard 5 à 7 jours avant l’événement.
- Quelle quantité de soupe préparer pour un marché de la citrouille ?
- Estimez environ 25 à 30 cl par personne qui prévoit de goûter la soupe, puis ajoutez une marge de 10 à 15 %. Répartissez la préparation dans plusieurs marmites ou bacs de maintien au chaud pour faciliter le service.
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