Wat heb je nodig voor een politicologiecongres?

Voor een politicologiecongres heb je meer nodig dan stoelen en een projector. Richt registratie, presentaties, panelgesprekken en catering zo in dat deelnemers zonder zoeken hun weg vinden. Controleer vooraf hoeveel sprekers, deelnemers en parallelle sessies je verwacht: daarvan hangen het aantal microfoons, schermen, naamkaartjes en servies af. Regel techniek en dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf; op de dag zelf blijven vooral aansluitingen, reservekabels en duidelijk gelabelde materialen over.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 18
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
Presentatieklikkersaantal 3
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Koffiekannenaantal 8
Theepottenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Waterkaraffenaantal 12
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 120
Tafelkledenaantal 18
Congresbannersaantal 3
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Pennendozenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilogram
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Bier - 48 flesjes
- Zoutjes - 6 zakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Gemengde noten - 3 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Druiven - 4 kilogram
- Appels - 5 kilogram
- Bananen - 4 kilogram
- Koekjes - 6 pakken
- Roomboter - 2 kilogram
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witbrood - 8 broden
- Mini broodjes - 180 stuks
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Vegetarische spread - 2 kilogram
- Kipfiletbeleg - 3 kilogram
- Tomaten - 4 kilogram
- Komkommers - 3 kilogram
- Sla - 12 kroppen
- Rucola - 1 kilogram
- Rode ui - 1 kilogram
- Pastasalade - 12 kilogram
- Groene salade - 10 kilogram
- Vegetarische quiche - 12 stuks
- Veganistische wraps - 40 stuks
- Kipwraps - 80 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Balsamico dressing - 2 flessen
- Olijfolie - 2 liter
- Peper - 2 potjes
- Zout - 2 pakken
- Veganistische desserts - 24 stuks
- Fruitdesserts - 96 stuks
- Papieren servetten - 500 stuks
- Roerstaafjes - 250 stuks
- Koffiefilters - 2 pakken
- Afvalzakken - 3 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfectiemiddel - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 12 stuks

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Vuilnisbakken voor recyclingaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Registratie

Registratietafelaantal 2
Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 150
Badgehoudersaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Enveloppenaantal 150
Naamstickersaantal 150

Tips

Plan per spreker minimaal één microfoon en houd één draadloze microfoon achter de hand voor vragen uit de zaal. Test alle microfoons, HDMI-kabels en presentatieklikkers vóór de eerste deelnemer binnenkomt.
Leg voor elke deelnemer een naamkaartje en programma klaar bij de registratiebalie. Print daarnaast een deelnemerslijst en neem minimaal 10% extra naamkaartjes mee voor late aanmeldingen of beschadigde badges.
Gebruik per presentatieruimte één laptop, projector en projectiescherm; bij parallelle sessies heb je die set per zaal nodig. Verzamel presentaties uiterlijk 24 uur vooraf en open ze op de gebruikte laptop.
Reken voor een congresdag op twee tot drie drankjes per persoon in het eerste uur en daarna ongeveer één drankje per uur. Zet waterkaraffen en glazen in de zaal en houd thermoskannen, koffiekopjes en thee klaar bij de pauzecatering.
Maak kabels bij podium, spreektafel en registratiebalie zichtbaar vast en neem per gebruikte aansluiting minstens één reserve-verlengkabel en stekkerdoos mee. Leg flip-overstiften, serveertangen en andere kleine materialen op de plek waar ze worden gebruikt, niet alleen in een opslagruimte.

Veelgestelde vragen

Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een politicologiecongres?: Reken op één microfoon per spreker of panellid en één extra draadloze microfoon voor vragen uit de zaal. Bij een panel met vier deelnemers leg je dus minimaal vijf microfoons klaar; controleer ook of je genoeg standaards hebt.
Hoeveel naamkaartjes moet ik bestellen voor een congres?: Bestel of print het aantal bevestigde deelnemers plus minimaal 10% reserve. Bij 100 deelnemers zijn dat 110 naamkaartjes; gebruik stevige badges en leg lege exemplaren klaar voor last-minute wijzigingen.
Wanneer moet ik de catering voor een politicologiecongres regelen?: Bevestig de bestelling uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf en geef dieetwensen direct door zodra de aanmeldingen sluiten. Tel per deelnemer een lunchportie en plan voor elke pauze koffie, thee en water; houd 5% extra marge aan voor late gasten.
Hoeveel presentatieschermen heb ik nodig bij meerdere sessies?: Voor elke ruimte waarin tegelijk wordt gepresenteerd heb je één projector en één projectiescherm nodig. Bij drie parallelle sessies leg je dus drie complete sets klaar, plus minimaal één reserve-HDMI-kabel per ruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.