La liste de courses du congrès de science politique

Un congrès de science politique demande plus qu’un programme et des intervenants confirmés. Il faut aussi équiper la salle, préparer l’accueil et prévoir le service des pauses et du repas. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emprunter : mobilier, projection, sonorisation, câbles, vaisselle et équipement de cuisine. Utilisez le nombre de participants inscrits pour ajuster les quantités, puis ajoutez une marge pour les oublis et les inscriptions de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 18
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Portantsqté 3

Équipement

Projecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Cliques de présentationqté 3
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 8
Théièresqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Carafes d'eauqté 12
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Nappesqté 18
Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Boîtes à stylosqté 12

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilogram
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Snacks salés - 6 sacs
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 5 kilogrammes
- Bananes - 4 kilogrammes
- Biscuits - 6 paquets
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Petits pains - 180 pièces
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Tartinade végétarienne - 2 kilogrammes
- Garniture de filet de poulet - 3 kilogrammes
- Tomates - 4 kilogrammes
- Concombres - 3 kilogrammes
- Salade - 12 laitues
- Roquette - 1 kilogramme
- Oignon rouge - 1 kilogramme
- Salade de pâtes - 12 kilogrammes
- Salade verte - 10 kilogrammes
- Quiche végétarienne - 12 pièces
- Wraps végétaliens - 40 pièces
- Wraps au poulet - 80 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 litres
- Poivre - 2 pots
- Sel - 2 paquets
- Desserts véganes - 24 pièces
- Desserts aux fruits - 96 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Désinfectant - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces

Nettoyage

Poubellesqté 8
Poubelles de recyclageqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Inscription

Table d'inscriptionqté 2
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 150
Porte-badgesqté 120
Braceletsqté 120
Blocs-notesqté 120
Enveloppesqté 150
Étiquettes nominativesqté 150

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de réserve pour les intervenants, les accompagnants et les changements de dernière minute. Pour une salle de 100 personnes, préparez donc 105 à 110 chaises.
Comptez au moins un verre à eau par personne et par demi-journée, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 100 participants, prévoyez environ 110 verres et plusieurs carafes d’eau remplies avant l’ouverture.
Pour la projection, préparez un ordinateur de secours, un câble HDMI de rechange et une multiprise par zone technique. Les adaptateurs nécessaires aux ordinateurs des intervenants sont souvent oubliés jusqu’au premier exposé.
Pour le café et le thé, prévoyez deux tasses par personne si une pause est organisée, ainsi que suffisamment de thermos ou de pichets pour éviter une file d’attente. Sortez le matériel au moins 30 minutes avant la pause.
Regroupez les badges, la liste imprimée des participants et les feutres dans trois bacs séparés au comptoir d’accueil. Cette organisation permet à deux personnes d’enregistrer les arrivées sans mélanger les documents.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un congrès de science politique ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, avec une marge de 5 à 10 %. Pour 80 inscrits, installez 84 à 88 chaises, en tenant compte des intervenants et des places réservées.
Combien de verres et de carafes d’eau prévoir pour 100 personnes ?: Prévoyez environ 110 verres à eau, soit 10 % de réserve, et une carafe pour 8 à 10 personnes. Pour 100 participants, comptez donc 10 à 13 carafes selon leur capacité et la fréquence du remplissage.
Quel matériel technique prévoir pour les présentations ?: Prévoyez au minimum un projecteur, un écran, un ordinateur portable de secours, deux câbles HDMI, une rallonge et une multiprise par poste technique. Testez toutes les présentations et les microphones au moins 60 minutes avant l’accueil.
Combien de tasses faut-il pour une pause café de 100 participants ?: Prévoyez au moins 110 tasses, soit une par participant avec 10 % de réserve. Ajoutez assez de thermos ou de pichets pour servir toute la pause sans interrompre le programme, idéalement pendant les 30 minutes précédant son début.

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