Qué necesitas para un congreso de ciencia política

Un congreso de ciencia política necesita más que sillas y un proyector. La lista combina mobiliario para ponentes y asistentes, equipo para presentaciones, material de registro y elementos para café, agua y catering. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade unidades de reserva para los elementos que pueden fallar. También conviene reunir con antelación las presentaciones, acreditaciones y programas impresos.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 18
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 4
Percheroscant. 3

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 4
Pulsadores de presentacióncant. 3
Pizarras de hojascant. 4
Rotuladores para pizarracant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platos de cenacant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 16
Jarras de cafécant. 8
Teterascant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 12
Pinzas de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 120
Mantelescant. 18
Banners del congresocant. 3
Carteles direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 4
Cajas para bolígrafoscant. 12

Catering

Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 2 kilogramos
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Snacks salados - 6 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos mixtos - 3 kilogramos
- Aceitunas - 2 kilogram
- Uvas - 4 kilogramos
- Manzanas - 5 kilogramos
- Plátanos - 4 kilogramos
- Galletas - 6 paquetes
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Mini bocadillos - 180 unidades
- Queso joven - 4 kilogram
- Hummus - 3 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Crema vegetal - 2 kilogramos
- Pechuga de pollo en lonchas - 3 kilogram
- Tomates - 4 kilogramos
- Pepinos - 3 kilogram
- Lechuga - 12 unidades
- Rúcula - 1 kilogramo
- Cebolla roja - 1 kilogramo
- Ensalada de pasta - 12 kilogramo
- Ensalada verde - 10 kilogramo
- Quiche vegetariana - 12 unidades
- Wraps veganos - 40 unidades
- Wraps de pollo - 80 unidades
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aderezo balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 litros
- Pimienta - 2 botes
- Sal - 2 paquetes
- Postres veganos - 24 unidades
- Postres de fruta - 96 unidades
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Palitos para remover - 250 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Desinfectante - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 12 unidades

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de reciclajecant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Registro

Mesa de registrocant. 2
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 150
Portabadgescant. 120
Pulserascant. 120
Bloc de notascant. 120
Sobrescant. 150
Pegatinas con nombrecant. 150

Consejos

Prepara una acreditación y una copia del programa por participante confirmado, más un 5–10 % adicional para inscripciones de última hora y errores de impresión.
Para una jornada con pausas, calcula aproximadamente 2 vasos de agua y 2 tazas de café por persona; confirma las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido de catering.
Lleva al menos un portátil de respaldo, un cable HDMI adicional y dos regletas libres. Son elementos fáciles de olvidar y suelen hacer falta durante el montaje técnico.
Comprueba que los micrófonos inalámbricos, soportes, mesa de mezclas y altavoces sean compatibles entre sí al menos 24 horas antes del congreso.
Reserva el mobiliario y la técnica con varias semanas de antelación; el montaje de sillas, mesas, escenario y mesa de ponentes debe quedar terminado antes de abrir el registro.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso de ciencia política?: Calcula una silla por asistente inscrito y añade entre un 5 y un 10 % de reserva. Para 100 participantes, prepara entre 105 y 110 sillas, además de las destinadas a ponentes y moderación.
¿Cuánto café y agua hace falta por persona?: Para una jornada de cuatro a ocho horas, calcula unas 2 tazas de café y 2 vasos de agua por persona durante las pausas. Añade un 10 % extra si no habrá un punto de reposición cercano.
¿Cuándo debo preparar las presentaciones y el equipo técnico?: Recopila las presentaciones entre 3 y 7 días antes y revísalas antes de cargarlas. Haz una prueba completa del proyector, pantallas, micrófonos, altavoces y cables como mínimo 24 horas antes.
¿Cuántos programas y acreditaciones debo imprimir?: Imprime un programa y una acreditación por participante confirmado, más un 5–10 % adicional. Si esperas 80 asistentes, prepara entre 84 y 88 unidades de cada elemento.

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