Zo organiseer je een Pokémon-Go-wedstrijd

Begin niet met versiering of prijzen, maar met de spelopzet. Leg eerst vast hoeveel deelnemers meedoen, hoe lang de wedstrijd duurt, welk speelgebied je gebruikt en hoe je punten telt. Controleer daarna de route, PokéStops en gyms en regel de locatie, aanmeldingen en teamindeling. Op de wedstrijddag draait alles om een snelle registratie, opgeladen apparatuur, duidelijke routebordjes en een scoreproces dat niet stilvalt als de verbinding of het weer tegenzit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
3
Aanmeldformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Route en speelgebied controleren
2 personen
8
PokéStops en gyms inventariseren
2 personen
9
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
10
Prijzen bestellen
11
Teamindeling voorbereiden
2 personen
12
Scoreformulieren maken
13
Deelnemerslijst afdrukken
14
Naambadges voorbereiden
2 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Apparatuur opladen
2 personen
19
Wedstrijdpakketten samenstellen
3 personen
20
Tenten en tafels opstellen
4 personen
21
Stroom en oplaadpunt aansluiten
2 personen
22
Registratietafel inrichten
2 personen
23
Catering klaarzetten
3 personen
24
Routebordjes plaatsen
3 personen
25
Geluid en microfoon testen
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
4 personen
27
Regels en veiligheidsafspraken uitleggen
2 personen
28
Teams en opdrachten bekendmaken
2 personen
29
Wedstrijd begeleiden
5 personen
30
Scoreformulieren innemen
2 personen
31
Scores controleren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
34
Winnaars bekendmaken
2 personen
35
Prijzen uitreiken
2 personen
36
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

37
Materialen afbreken
4 personen
38
Afval verzamelen
3 personen
39
Servies en apparatuur schoonmaken
3 personen
40
Locatie schoon achterlaten
3 personen
41
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 4

Apparatuur

Organisatorische smartphonesaantal 3
Powerbanksaantal 12
Oplaadkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare wifi-hotspotaantal 2
Draagbare speaker

Kantoor

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 50
Watervaste markersaantal 6
Printpapieraantal 100
Naambadgehoudersaantal 50
Routebordjesaantal 12
Pijlenstickersaantal 30
Scorebox
Medaillesaantal 12
Wisselbekersaantal 3

Sportmateriaal

Fluohesjesaantal 8

Decoratie

Pokémonballonnenaantal 30
Tafelkledenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdregels minimaal twee weken vooraf vast. Noteer onder meer de start- en eindtijd, puntentelling, toegestane speelzone, teamindeling en wat er gebeurt bij een gelijke score.
Controleer de route minstens één keer ter plaatse en inventariseer alle PokéStops en gyms. Plaats routebordjes en pijlen vóór de deelnemers arriveren en houd een alternatief achter de hand voor regen of afgesloten doorgangen.
Maak het aanmelden kort: zet de registratietafel klaar met deelnemerslijst, naambadges, scoreformulieren, klemborden en balpennen. Reken ongeveer 2 minuten per deelnemer; bij 30 deelnemers heb je dus circa een uur nodig.
Laad organisatorische smartphones, powerbanks, hotspots en speakers volledig op en test geluid en microfoon vóór de start. Leg per wedstrijdonderdeel minstens één reserve-telefoon en extra oplaadkabel klaar.
Plan de catering na de registratie en niet ervoor. Zet waterkannen en herbruikbare bekers klaar, verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf en controleer de weersverwachting 24 uur voor het evenement zodat je tenten en tafels tijdig kunt aanpassen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een Pokémon-Go-wedstrijd te organiseren?: Reken op minimaal twee weken voorbereiding. Gebruik de eerste week voor locatie, regels, aanmeldingen en routecontrole; reserveer de laatste 2 tot 3 dagen voor boodschappen, printwerk, wedstrijdpakketten en het opladen van apparatuur.
Hoeveel Pokémon-Go-deelnemers kan één organisator begeleiden?: Houd voor registratie, uitleg en scorecontrole ongeveer 1 begeleider per 10 tot 15 deelnemers aan. Bij 30 deelnemers zijn dus 2 tot 3 begeleiders praktisch, zeker als de route over meerdere PokéStops of gyms loopt.
Wanneer moet ik de route voor een Pokémon-Go-wedstrijd controleren?: Controleer de route minstens 7 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Kijk daarbij niet alleen naar PokéStops en gyms, maar ook naar bereikbaarheid, doorgangen, stroomvoorziening en plekken waar routebordjes zichtbaar blijven.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de registratie van een Pokémon-Go-wedstrijd?: Plan gemiddeld 2 minuten per deelnemer als de deelnemerslijst en naambadges vooraf klaarliggen. Voor 30 deelnemers reserveer je 60 minuten, plus 15 minuten extra voor late aankomers, vragen en teamindeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.