Organiser une compétition Pokémon Go sans perdre le fil

Une compétition Pokémon Go se prépare comme un parcours, pas comme une simple rencontre entre joueurs. Commencez par sécuriser le lieu et la zone de jeu, puis fixez les règles, les épreuves et le système de score avant d’ouvrir les inscriptions. Le jour venu, les participants doivent trouver rapidement la table d’accueil, comprendre leur équipe et disposer d’un téléphone chargé. Prévoyez aussi une solution pour la pluie, les batteries faibles et les joueurs qui arrivent en retard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Consigner le règlement du concours
2 personnes
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Vérifier le parcours et la zone de jeu
2 personnes
8
Recenser les PokéStops et les arènes
2 personnes
9
Définir les épreuves de la compétition
2 personnes
10
Commander les prix
11
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
12
Créer les feuilles de score
13
Imprimer la liste des participants
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Faire les courses
2 personnes
17
Rassembler le matériel
2 personnes
18
Recharger les appareils
2 personnes
19
Composer les kits de compétition
3 personnes
20
Installer les tentes et les tables
4 personnes
21
Brancher l’alimentation et le point de charge
2 personnes
22
Installer la table d'inscription
2 personnes
23
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
24
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
25
Tester le son et le micro
2 personnes

Événement

26
Accueillir les participants
4 personnes
27
Expliquer les règles et consignes de sécurité
2 personnes
28
Annoncer les équipes et les épreuves
2 personnes
29
Accompagner la compétition
5 personnes
30
Récupérer les feuilles de score
2 personnes
31
Vérifier les scores
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
34
Annonce des gagnants
2 personnes
35
Remettre les prix
2 personnes
36
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

37
Démonter le matériel
4 personnes
38
Rassembler les déchets
3 personnes
39
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
40
Laisser le lieu propre
3 personnes
41
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 4

Équipement

Smartphones de l’organisationqté 3
Batteries externesqté 12
Câbles de rechargeqté 12
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Point d’accès Wi-Fi portableqté 2
Enceinte portable

Bureau

Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 50
Marqueurs imperméablesqté 6
Papier d’impressionqté 100
Supports de badges nominatifsqté 50
Panneaux d’orientationqté 12
Autocollants flèchesqté 30
Boîte à scores
Médaillesqté 12
Gobelets réutilisablesqté 3

Matériel de sport

Gilets fluorescentsqté 8

Décoration

Ballons Pokémonqté 30
Nappesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60

Cuisine

Glacièresqté 4
Machine à café
Carafes d’eauqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant de publier les invitations et vérifiez que la zone comprend assez de PokéStops et d’arènes pour vos épreuves. Faites le parcours à pied au moins une fois et notez les zones sans réseau ou difficiles à traverser.
Écrivez le règlement avant de créer le formulaire d’inscription. Précisez les horaires, les épreuves, les limites autorisées, le mode de calcul des points et l’heure de clôture des scores afin d’éviter les contestations sur place.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la compétition pour répartir les équipes et préparer les badges nominatifs. Imprimez la liste des participants et les feuilles de score, avec quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Prévoyez un point de charge central avec rallonges, multiprises, câbles et batteries externes. Demandez aux participants de venir avec leur téléphone chargé, car les combats, le GPS et la luminosité élevée peuvent vider une batterie en quelques heures.
La veille, consultez les prévisions météo et adaptez l’installation : tentes, panneaux d’orientation et gilets fluorescents si le parcours se fait dehors. Gardez les feuilles de score, les badges et le matériel d’inscription dans des pochettes protégées de l’humidité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition Pokémon Go ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines. Réservez d’abord le lieu, définissez les règles et la zone de jeu, puis ouvrez les inscriptions environ 2 semaines avant la date prévue.
Quand faut-il arrêter les inscriptions à une compétition Pokémon Go ?: Clôturez-les 3 à 5 jours avant l’événement. Ce délai permet de traiter les besoins alimentaires, répartir les équipes, imprimer les listes et préparer les badges sans travailler dans l’urgence.
Combien de PokéStops et d’arènes faut-il pour une compétition ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 PokéStops ou arènes exploitables par épreuve, selon le nombre d’équipes. Testez chaque emplacement le jour ou la veille, car l’accessibilité, le réseau et la fréquentation peuvent changer le déroulement.
Que prévoir si les téléphones des joueurs n’ont plus de batterie ?: Installez un point de charge avec au moins une multiprise, plusieurs câbles compatibles et des batteries externes. Pour un groupe d’environ 20 joueurs, prévoyez 4 à 6 batteries externes et demandez à chacun de commencer avec un téléphone chargé à 100 %.

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