Checklist voor een poëziefestival organiseren

Een poëziefestival vraagt meer voorbereiding dan alleen dichters en een podium. Je regelt tegelijk een helder programma, publieksaanmeldingen, techniek, catering en een praktische publieksindeling. Begin met de locatie en de beschikbare tijden, leg daarna het programma en de dichters vast en werk vervolgens toe naar productie en ontvangst. Deze checklist bevat 49 taken en 44 spullen, zodat je ook details zoals naambadges, koeling, microfoonstatieven en verlichting niet pas op de festivaldag ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Dichters benaderen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
Dichtersprogramma publiceren
Vrijwilligers inplannen
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Dichters informeren
Naambadges voorbereiden
Programma's printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
4 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Programmafolders neerleggen
2 personen

Event

Dichters ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Poëzieblokken begeleiden
2 personen
Microfoons wisselen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet opruimen
2 personen
Publieksvragen begeleiden
Afsluitende woorden verzorgen
Publiek uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3

Decoratie

Poëziepostersaantal 12
Katoenen tafellopersaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Vaasjesaantal 10
Snijbloemenaantal 10

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Ontvangst

Naambadgesaantal 140
Badgehoudersaantal 140
Programmafoldersaantal 140
Pennenaantal 20
Registratielijstenaantal 4
Pijlbordjesaantal 10

Papierwaren

A4-papier
Markeerstiftenaantal 12
Kleefbandaantal 6
Schrijfmappenaantal 6

Tips

Reserveer de locatie vroeg en controleer direct hoeveel tafels, stoelen en krukken beschikbaar zijn. Meet ook de podiumzone en controleer waar je luidsprekers, mengpaneel en microfoonstatieven kunt plaatsen.
Plan het programma pas definitief nadat je de dichters hebt bevestigd. Houd per optreden een vast tijdsblok aan en bouw minstens 10 minuten wisseltijd in tussen onderdelen, zeker wanneer microfoons of laptoppresentaties worden gebruikt.
Test de techniek op locatie vóór de festivaldag: sluit beide draadloze microfoons, luidsprekers, het mengpaneel en de laptop aan. Controleer ook alle verlengkabels, stekkerdozen, HDMI-kabels en het geluidsniveau vanuit de achterste rij.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het festival en geef het definitieve aantal door aan de catering. Koel dranken enkele uren vooraf, zet koffie en thee in thermoskannen klaar en gebruik aparte serveerschalen voor hapjes.
Maak een tijdschema voor vrijwilligers met minimaal drie momenten: opbouw, publieksontvangst en afbouw. Leg programma's, naambadges, krijtborden en garderoberekken vóór de opening klaar, zodat de ontvangst niet stilvalt terwijl je nog spullen zoekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een poëziefestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, dichters en hoofdlijnen van het programma. Plan de technische test, catering en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de festivaldag.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de techniek van een poëziefestival?: Reserveer minimaal 90 minuten voor opbouw en test van microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop en verlichting. Doe daarnaast 30 minuten vóór de opening een korte controle van het geluidsniveau en de aansluitingen.
Wanneer moet ik de catering voor een poëziefestival bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen stabiel zijn, bij voorkeur 7 dagen vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 werkdagen voor het festival door.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een poëziefestival?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en aanmeldingen, 1 persoon voor techniek en 2 mensen voor catering en zaalondersteuning. Voor een programma van meerdere uren zijn 4 tot 6 vrijwilligers praktisch, zodat niemand de hele dag alleen staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.