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Poesiefestival organisieren: die komplette Checkliste

Ein Poesiefestival braucht mehr als ein gutes Dichterprogramm. Du musst früh den Ort reservieren, Auftretende ansprechen und Anmeldungen samt Ernährungswünschen im Blick behalten. In den letzten Tagen zählen bestätigte Reservierungen, gedruckte Programme und ein Techniktest. Am Veranstaltungstag sorgen klare Aufbauzeiten, gekühlte Getränke und ein vorbereiteter Bühnenbereich dafür, dass Lesungen pünktlich beginnen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Dichter ansprechen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen bestätigen

  • Dichterprogramm veröffentlichen

  • Freiwillige einplanen

  • Catering bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Dichter informieren

  • Namensschilder vorbereiten

  • Programme drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Lautstärke testen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

Event

  • Dichter empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Publikum begrüßen

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Poetry-Blocks betreuen

    2 Personen

  • Mikrofone wechseln

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet aufräumen

    2 Personen

  • Publikumsfragen betreuen

  • Abschlussworte halten

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 120
  • HockerAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofonständerAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 140
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 140
  • BestecksetsAnz. 140
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3

Dekoration

  • GedichtplakateAnz. 12
  • Baumwoll-TischläuferAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 4
  • VasenAnz. 10
  • SchnittblumenAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3

Empfang

  • NamensschilderAnz. 140
  • BadgehalterAnz. 140
  • ProgrammhefteAnz. 140
  • StifteAnz. 20
  • AnmeldelistenAnz. 4
  • WegweiserAnz. 10

Papierwaren

  • A4-Papier
  • MarkerAnz. 12
  • KlebebandAnz. 6
  • SchreibmappenAnz. 6

Tipps

  • Reserviere den Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe dabei nicht nur Sitzplätze, sondern auch Bühnenfläche, Stromanschlüsse, Garderobe und einen Bereich für Catering.
  • Bestätige Dichterprogramm und Reservierungen spätestens 7 Tage vor dem Festival. So kannst du Programme drucken, Namensschilder vorbereiten und Änderungen noch rechtzeitig weitergeben.
  • Plane den Techniktest nicht erst am Veranstaltungstag ein: Schließe Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Laptop mindestens 2 Stunden vor Beginn an und teste jede Stimme einzeln.
  • Kühle Getränke etwa 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser gut sichtbar bereit.
  • Beginne den Aufbau mindestens 3 Stunden vorher. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte danach den Bühnenbereich ein und teste anschließend Lautstärke und Beleuchtung bei besetztem Raum.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Poesiefestival organisieren?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit der Reservierung des Ortes und der Ansprache der Dichter. Vier bis sechs Wochen vor dem Termin sollten Programm und Einladungen stehen.
Wie viele Sitzplätze braucht man für ein Poesiefestival?
Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 Anmeldungen brauchst du also ungefähr 88 Stühle, sofern keine Stehplätze vorgesehen sind.
Wann sollte man die Technik für ein Poesiefestival testen?
Führe einen vollständigen Test mindestens 2 Stunden vor dem Einlass durch. Prüfe jedes Mikrofon, die Lautsprecher, die Lautstärke, den Laptop und alle Verlängerungskabel an ihrem endgültigen Platz.
Wie viel Catering braucht man für ein Poesiefestival?
Plane pro Person mindestens eine Snackportion sowie 2 bis 3 Getränke für die erste Stunde ein. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, damit die Bestellung angepasst werden kann.

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