Zo organiseer je een poëziefestival zonder last-minute stress

Begin met de locatie en de gewenste festivalopzet: hoeveel dichters treden op, hoeveel bezoekers verwacht je en hoeveel tijd krijgt iedere bijdrage? Leg daarna het programma vast, benader dichters en stuur uitnodigingen voordat je catering en techniek definitief boekt. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen centraal, zodat je reserveringen en boodschappen op tijd kunt aanpassen. Plan op de dag zelf eerst de techniek en zaalindeling; pas daarna richt je podium, catering en ontvangst in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Dichters benaderen
2 personen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Reserveringen bevestigen
8
Dichtersprogramma publiceren
9
Vrijwilligers inplannen
10
Catering bestellen
11
Techniek testen
2 personen
12
Dichters informeren
13
Naambadges voorbereiden
14
Programma's printen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Locatie controleren
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen klaarzetten
4 personen
21
Podiumzone inrichten
3 personen
22
Microfoons aansluiten
2 personen
23
Geluidsniveau testen
2 personen
24
Verlichting plaatsen
2 personen
25
Decoratie ophangen
2 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
27
Catering klaarzetten
3 personen
28
Programmafolders neerleggen
2 personen

Event

29
Dichters ontvangen
2 personen
30
Deelnemers registreren
3 personen
31
Publiek verwelkomen
3 personen
32
Openingswoord verzorgen
33
Poëzieblokken begeleiden
2 personen
34
Microfoons wisselen
2 personen
35
Dranken serveren
3 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Buffet opruimen
2 personen
39
Publieksvragen begeleiden
40
Afsluitende woorden verzorgen
41
Publiek uitzwaaien
3 personen

Nazorg

42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Meubilair terugzetten
4 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Decoratie verwijderen
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3

Decoratie

Poëziepostersaantal 12
Katoenen tafellopersaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Vaasjesaantal 10
Snijbloemenaantal 10

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Ontvangst

Naambadgesaantal 140
Badgehoudersaantal 140
Programmafoldersaantal 140
Pennenaantal 20
Registratielijstenaantal 4
Pijlbordjesaantal 10

Papierwaren

A4-papier
Markeerstiftenaantal 12
Kleefbandaantal 6
Schrijfmappenaantal 6

Tips

Reserveer de locatie zodra je de gewenste datum en bezoekerscapaciteit kent. Controleer meteen of er ruimte is voor een podiumzone, garderoberekken, catering en voldoende stoelen.
Benader dichters vóór je het programma publiceert. Stuur iedere deelnemer uiterlijk een week vooraf de aanvangstijd, spreektijd, technische afspraken en de definitieve volgorde.
Plan techniek niet tussen ontvangst en eerste optreden. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, laptop, HDMI-kabels en geluidsniveau vóór de deuren opengaan; leg verlengkabels en stekkerdozen daarbij veilig vast.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht. Bevestig reserveringen enkele dagen vooraf en bestel catering op basis van het actuele aantal, met herbruikbare glazen, kopjes, borden en bestek klaar.
Richt de zaal in vanuit het programma: zet tafels en stoelen neer, markeer de podiumzone en plaats verlichting die de dichters zichtbaar maakt. Hang poëzieposters en decoratie pas op nadat kabels en looproutes zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een poëziefestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, dichters en datum. Gebruik de laatste 2 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, programma-publicatie, catering en technische bevestigingen.
Hoeveel tijd geef je een dichter tijdens een poëziefestival?: Reken meestal 5 tot 10 minuten per dichter, afhankelijk van het aantal deelnemers en pauzes. Plan daarnaast ongeveer 2 minuten wisseltijd wanneer iemand naar het podium loopt en de microfoon gebruikt.
Wanneer test je de techniek voor een poëziefestival?: Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop en verlichting minimaal 2 uur vóór de start. Doe daarna nog een korte controle nadat de stoelen, tafels en bezoekersroute zijn ingericht.
Hoeveel drank en hapjes heb je nodig voor een poëziefestival?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Stem hapjes en catering af op het bevestigde aantal bezoekers en controleer dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.