Checklist para organizar un festival de poesía sin olvidos
Organizar un festival de poesía exige coordinar a poetas, público, voluntarios, catering y equipo técnico en un mismo horario. Esta checklist reúne 49 tareas y 44 materiales para que puedas avanzar desde la reserva del lugar hasta la apertura de puertas. La parte que más se retrasa suele ser la técnica: micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, iluminación y cables deben probarse antes de que llegue el público. También conviene cerrar inscripciones y preferencias dietéticas con varios días de margen.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Contactar a poetas
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas
Publicar el programa de poesía
Programar voluntarios
Pedir el catering
Probar la técnica
2 personas
Informar a los poetas
Preparar acreditaciones
Imprimir los programas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
4 personas
Montar la zona del escenario
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Evento
Recibir a los poetas
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Dar la bienvenida al público
3 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar bloques de poesía
2 personas
Cambiar micrófonos
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger el buffet
2 personas
Gestionar las preguntas del público
Preparar las palabras de clausura
Despedir al público
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 120
- Taburetescant. 6
- Percheroscant. 2
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Portátil
- Cables HDMIcant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 140
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 140
- Cubiertoscant. 140
- Bandejas de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
Decoración
- Pósters de poesíacant. 12
- Manteles de algodóncant. 8
- Pizarrascant. 4
- Jarroncitoscant. 10
- Flores cortadascant. 10
Catering
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
Recepción
- Credencialescant. 140
- Portabadgescant. 140
- Folletos del programacant. 140
- Bolígrafoscant. 20
- Listas de registrocant. 4
- Carteles de flechascant. 10
Artículos de papel
- Papel A4
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Portadocumentoscant. 6
Consejos
- Cierra el programa antes de publicar las invitaciones. Reserva al menos 7 días para confirmar la participación de los poetas, ordenar las lecturas e informar de horarios, acreditaciones y necesidades técnicas.
- Haz una prueba técnica completa el mismo día, como mínimo 2 horas antes de abrir. Comprueba los micrófonos inalámbricos, los altavoces, la mesa de mezclas, el portátil, los cables HDMI y cada toma eléctrica.
- Calcula las sillas y mesas según las inscripciones confirmadas, no según el aforo máximo. Deja pasillos despejados y prepara una zona diferenciada para escenario, acreditaciones, catering y abrigos.
- Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y pásalas al catering en un único listado. Separa las opciones especiales y etiqueta las bandejas antes de servirlas para evitar dudas durante las pausas.
- Enfría las bebidas y prepara café, té y aperitivos antes de montar la sala. Deja vasos reutilizables, tazas, platos, cubiertos, bandejas, termos y neveras portátiles accesibles, pero fuera del paso del público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de poesía?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, contactar a los poetas y elaborar el programa. Deja la última semana para confirmar reservas, inscripciones, catering, voluntarios y necesidades técnicas.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido en un festival de poesía?
- Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la llegada del público y repásala cuando estén colocados escenario y sillas. Comprueba cada micrófono, altavoz, soporte, cable alargador y regleta.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de poesía?
- Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 50 asistentes para acreditaciones, orientación y apoyo durante las lecturas. Añade al menos 1 persona responsable del escenario y otra del catering.
- ¿Cuándo se debe encargar el catering para un festival de poesía?
- Encárgalo entre 5 y 7 días antes, cuando ya tengas las inscripciones y preferencias dietéticas confirmadas. Comprueba las cantidades 48 horas antes y planifica cuándo llegarán las compras, bebidas y aperitivos.
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