Organiser un festival de poésie : la checklist complète

Un festival de poésie demande surtout une bonne coordination entre les poètes, le public, le lieu et la technique. Commence par réserver l’espace et confirmer les intervenants, puis construis le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent à vérifier les besoins alimentaires, le matériel audio, les bénévoles et l’aménagement de la scène. Cette checklist rassemble les étapes du projet, des premières réservations à l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Contacter les poètes
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
Publier le programme des poètes
Planifier les bénévoles
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Informer les poètes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester le niveau sonore
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Déposer les brochures du programme
2 personnes

Événement

Accueillir les poètes
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer les ateliers poésie
2 personnes
Changer les microphones
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Démonter le buffet
2 personnes
Animer les questions du public
Prononcer les mots de clôture
Saluer le public au revoir
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 120
Tabouretsqté 6
Portantsqté 2

Équipement

Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 140
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3

Décoration

Affiches de poésieqté 12
Chemins de table en cotonqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4
Petits vasesqté 10
Fleurs coupéesqté 10

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Accueil

Badges nominatifsqté 140
Porte-badgesqté 140
Brochures du programmeqté 140
Stylosqté 20
Listes d'inscriptionqté 4
Panneaux de directionqté 10

Papeterie

Papier A4
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Chemises à pinceqté 6

Conseils

Réserve le lieu dès que la date est fixée et vérifie sa capacité, ses horaires d’accès et les prises électriques disponibles. Prévois au moins 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, la scène et l’éclairage.
Confirme les poètes avant de publier le programme. Envoie à chaque intervenant son horaire, la durée de son passage, les besoins techniques et l’heure d’arrivée au plus tard 7 jours avant le festival.
Ferme les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de traiter les confirmations et les besoins alimentaires. Garde une liste à jour pour l’accueil et prépare les badges nominatifs avant l’installation.
Teste les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et les câbles avant l’arrivée du public. Fais un essai complet avec un poète ou une personne qui lit à voix haute, car le niveau sonore peut varier selon la position sur scène.
Refroidis les boissons et prépare les en-cas le jour même, puis installe les verres réutilisables, les tasses, les assiettes et les couverts avant l’accueil. Désigne au moins une personne pour réapprovisionner le catering pendant les lectures.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de poésie ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Réserve d’abord le lieu et contacte les poètes, puis prévois les inscriptions, le catering et la technique dans les semaines suivantes.
Combien de temps prévoir pour installer un festival de poésie ?: Prévois au minimum 2 heures pour installer le mobilier, la zone de scène, les microphones, les haut-parleurs et l’éclairage. Ajoute 30 minutes pour le test sonore et les derniers réglages.
Quand publier le programme des poètes ?: Publie le programme après avoir reçu toutes les confirmations des poètes, idéalement 3 à 4 semaines avant le festival. Vérifie une dernière fois les horaires au plus tard 7 jours avant l’événement.
Quand commander le catering pour un festival de poésie ?: Commande le catering environ 7 à 10 jours avant le festival, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Prévois ensuite les courses complémentaires, le refroidissement des boissons et la préparation des en-cas le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.