Zo organiseer je een poetryslam zonder losse eindjes

Een poetryslam staat of valt met een strak programma, duidelijke wedstrijdregels en techniek die vóór de eerste dichter getest is. Begin met datum en locatie, leg daarna presentator en jury vast en geef dichters ruim tijd om zich aan te melden. Werk toe naar één actuele deelnemerslijst, een vaste dichtersvolgorde en een korte briefing voor jury en vrijwilligers. Plan op de dag zelf aparte momenten voor opbouw, soundcheck, registratie en catering, zodat de wedstrijd niet hoeft te wachten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en tijdschema maken
2 personen
3
Juryleden benaderen
4
Presentator vastleggen
5
Dichters uitnodigen
2 personen
6
Open inschrijving publiceren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Socialmediaberichten plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dichterslijst bijhouden
11
Dieetwensen verzamelen
12
Jurybriefing voorbereiden
13
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
14
Beoordelingsformulieren maken
15
Dichtersvolgorde bepalen
2 personen
16
Deelnemers bevestigen
17
Techniek testen
2 personen
18
Catering bestellen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Publieksregistratie voorbereiden
2 personen
21
Programma's afdrukken
22
Naambadges voorbereiden
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Locatiesleutels ophalen
25
Materialen verzamelen
2 personen
26
Dichters herinneren

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Techniek opbouwen
3 personen
29
Licht opstellen
2 personen
30
Publieksruimte inrichten
3 personen
31
Jurytafel inrichten
2 personen
32
Podiumplek markeren
2 personen
33
Cateringtafel opstellen
2 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Hapjes klaarzetten
2 personen
36
Registratietafel inrichten
2 personen
37
Beoordelingsformulieren klaarleggen
38
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
39
Juryleden ontvangen
40
Dichters ontvangen
2 personen
41
Dichters aanmelden
2 personen
42
Microfoons controleren
2 personen
43
Publiek ontvangen
3 personen
44
Programma's uitdelen
2 personen
45
Openingswoord verzorgen
46
Eerste ronde begeleiden
3 personen
47
Scores verzamelen
2 personen
48
Pauzedranken serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Tweede ronde begeleiden
3 personen
51
Scores verwerken
2 personen
52
Lichte maaltijd serveren
4 personen
53
Servies verzamelen
2 personen
54
Finalisten bekendmaken
55
Finale begeleiden
3 personen
56
Publieksstemming begeleiden
2 personen
57
Eindscores controleren
2 personen
58
Winnaar bekendmaken
59
Prijzen uitreiken
2 personen
60
Afsluiting verzorgen
61
Afscheidspauze verzorgen
2 personen
62
Publiek uitgeleiden
2 personen

Nazorg

63
Techniek afbreken
3 personen
64
Meubilair opruimen
3 personen
65
Catering opruimen
3 personen
66
Afval verzamelen
2 personen
67
Servies afwassen
2 personen
68
Locatie schoonmaken
3 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
70
Materialen controleren
2 personen
71
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
72
Sleutels retourneren
73
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
74
Overgebleven catering opruimen
2 personen
75
Uitslagen publiceren
76
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Hoge statafelsaantal 4
Jurytafel
Registratietafel
Cateringtafelaantal 2
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Timeraantal 2

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Koffielepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 3

Decoratie

Podiumdoekenaantal 2
Decoratieve plantenaantal 6
Welkomstbord
Rondebordjesaantal 8
Naambadgesaantal 140
Pennenaantal 30
Prijstrofeeënaantal 3
Cadeaubonnenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg wedstrijdregels, juryscore en spreektijd uiterlijk twee weken vooraf vast. Maak beoordelingsformulieren die de jury tijdens elke ronde snel kan invullen en bespreek de regels vooraf met de presentator.
Sluit de inschrijving niet pas op de avond zelf. Bevestig iedere dichter uiterlijk 3 dagen vooraf, houd een reservelijst bij en bepaal de volgorde voordat programma’s worden afgedrukt.
Plan voor draadloze microfoons, speakers, mengpaneel, kabels en verlichting minimaal 90 minuten voor aanvang een volledige test. Controleer ook batterijen, stroompunten en een reserveoplossing voor een uitvallende microfoon.
Geef vrijwilligers een tijdschema met concrete posten: publieksregistratie, naambadges, jurytafel, catering en deuren openen. Wijs per taak één verantwoordelijke aan, zodat vragen niet allemaal bij de presentator terechtkomen.
Bestel catering op basis van het bevestigde aantal deelnemers en publiek en zet koffie, water en herbruikbare drinkglazen vóór de zaal opengaat klaar. Verzamel sleutels en materialen uiterlijk de dag ervoor; ontbrekende kabels of formulieren zijn op de avond zelf lastig te vervangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een poetryslam organiseren?: Reken op minimaal 6 weken voor een kleine poetryslam. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, locatie, jury en presentator, en reserveer daarna tijd voor inschrijvingen, techniek, catering en vrijwilligers.
Hoeveel dichters heb je nodig voor een poetryslam?: Plan voor een avondprogramma meestal 8 tot 16 dichters, afhankelijk van het aantal rondes en de spreektijd. Bevestig het definitieve aantal uiterlijk 3 dagen vooraf en houd enkele reserves achter de hand.
Wanneer moet je de jury voor een poetryslam briefen?: Brief de jury uiterlijk 1 week vooraf over de wedstrijdregels, scoreformulieren en tijdslimieten. Neem vlak voor de start nog 15 minuten om de werkwijze en eventuele wijzigingen door te nemen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek van een poetryslam?: Plan minimaal 90 minuten voor opbouw en soundcheck, plus 30 minuten buffer vóór publieksregistratie. Test microfoons, speakers, mengpaneel, laptop, verlichting en alle stroomaansluitingen met de presentator.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.