Poetry Slam organisieren: Vom ersten Plan bis zum letzten Auftritt

Ein Poetry Slam steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Du brauchst früh einen Termin, einen passenden Ort, eine Jury und eine Moderation. Danach folgen Ausschreibung, Anmeldungen, Regeln und die Reihenfolge der Auftretenden. Plane außerdem genug Zeit für Technik, Registrierung und ein Jurybriefing ein. Diese Anleitung zeigt dir, in welcher Reihenfolge du vorgehst und welche Details am Veranstaltungstag leicht untergehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
3
Jurymitglieder ansprechen
4
Moderator festlegen
5
Dichter einladen
2 Personen
6
Offene Anmeldung veröffentlichen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Social-Media-Beiträge posten
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Dichterliste führen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Jurybriefing vorbereiten
13
Spielregeln festlegen
2 Personen
14
Bewertungsformulare erstellen
15
Reihenfolge der Dichter festlegen
2 Personen
16
Teilnehmer bestätigen
17
Technik testen
2 Personen
18
Catering bestellen
19
Freiwillige einteilen
2 Personen
20
Publikumsregistrierung vorbereiten
2 Personen
21
Programme ausdrucken
22
Namensschilder vorbereiten
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Standortschlüssel abholen
25
Materialien zusammenstellen
2 Personen
26
Dichter erinnern

Event

27
Location öffnen
2 Personen
28
Technik aufbauen
3 Personen
29
Beleuchtung aufbauen
2 Personen
30
Publikumsbereich einrichten
3 Personen
31
Jurytisch einrichten
2 Personen
32
Podestplatz markieren
2 Personen
33
Cateringtisch aufstellen
2 Personen
34
Getränke kalt stellen
2 Personen
35
Snacks bereitstellen
2 Personen
36
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
37
Bewertungsformulare bereitlegen
38
Freiwillige einweisen
2 Personen
39
Jurymitglieder empfangen
40
Dichter empfangen
2 Personen
41
Dichter anmelden
2 Personen
42
Mikrofone prüfen
2 Personen
43
Publikum empfangen
3 Personen
44
Programme ausgeben
2 Personen
45
Eröffnungsrede halten
46
Erste Runde begleiten
3 Personen
47
Ergebnisse sammeln
2 Personen
48
Pausengetränke servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Zweite Runde begleiten
3 Personen
51
Ergebnisse eintragen
2 Personen
52
Leichte Mahlzeit servieren
4 Personen
53
Geschirr sammeln
2 Personen
54
Finalisten bekanntgeben
55
Finale betreuen
3 Personen
56
Publikumsabstimmung begleiten
2 Personen
57
Endstände überprüfen
2 Personen
58
Gewinner bekanntgeben
59
Preise überreichen
2 Personen
60
Abschluss organisieren
61
Abschiedspause gestalten
2 Personen
62
Publikum verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

63
Technik abbauen
3 Personen
64
Möbel wegräumen
3 Personen
65
Catering aufräumen
3 Personen
66
Abfall sammeln
2 Personen
67
Geschirr abwaschen
2 Personen
68
Location reinigen
3 Personen
69
Fundsachen sammeln
70
Materialien prüfen
2 Personen
71
Ausrüstung sicher verstauen
2 Personen
72
Schlüssel zurückgeben
73
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
74
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
75
Ergebnisse veröffentlichen
76
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
TischeAnz. 12
Hohe StehtischeAnz. 4
Jurytisch
Registrierungstisch
CateringtischAnz. 2
HockerAnz. 6

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
TimerAnz. 2

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 8
LichtstativeAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
KaffeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ScherenAnz. 3

Dekoration

BühnentücherAnz. 2
Dekorative PflanzenAnz. 6
Willkommensschild
Runde TellerAnz. 8
NamensschilderAnz. 140
StifteAnz. 30
PreistrophäenAnz. 3
GeschenkgutscheineAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Ort mindestens 8 Wochen vorher fest. Prüfe dabei nicht nur die Raumgröße, sondern auch Mikrofon, Lautsprecher, Mischpult, Stromanschlüsse und die Möglichkeit für Bühnenlicht.
Veröffentliche die offene Anmeldung spätestens 6 Wochen vor dem Slam und führe eine aktuelle Dichterliste. Bestätige die Teilnehmenden 10 bis 14 Tage vorher, damit du bei Absagen noch nachrücken lassen kannst.
Schreibe die Spielregeln auf eine Seite: Redezeit, Vorrunden, Bewertung und Umgang mit Zeitüberschreitungen. Bereite für jedes Jurymitglied ein Bewertungsformular und einen Timer vor.
Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Technik und Aufbau ein. Teste Funkmikrofone, Mikrofonständer, Audiokabel, Lautsprecher und Laptop mit genau dem Ablauf, der später verwendet wird.
Teile Freiwillige vorab festen Aufgaben zu: Registrierung, Einlass, Betreuung der Auftretenden und Catering. Stelle Programme, Namensschilder und Ernährungsinformationen spätestens 30 Minuten vor Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie viele Wochen vorher sollte man einen Poetry Slam organisieren?: Beginne etwa 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Moderation und Jury. Die Ausschreibung sollte 6 Wochen vor dem Termin online sein; die endgültige Dichterliste steht idealerweise 10 bis 14 Tage vorher.
Wie viele Dichter braucht man für einen Poetry Slam?: Für einen überschaubaren Abend sind 8 bis 12 Auftretende gut handhabbar. Rechne pro Person mit etwa 5 bis 7 Minuten Bühnenzeit und plane zusätzlich Zeit für Begrüßung, Bewertung und Umbau ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Poetry Slam?: Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Registrierung, Licht und Tontechnik ein. Wenn die Technik nicht bekannt ist oder mehrere Lautsprecher und Mikrofone angeschlossen werden, sind 2 Stunden sicherer.
Welche Regeln braucht ein Poetry Slam?: Lege mindestens Redezeit, erlaubte Hilfsmittel, Bewertungsmaßstab und das Vorgehen bei Zeitüberschreitung fest. Kommuniziere die Regeln spätestens beim Teilnehmer-Check-in und gib der Jury vor Beginn ein kurzes Briefing von 15 bis 20 Minuten.

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