Cómo organizar un poetry slam sin perder el control
Un poetry slam necesita más coordinación que una lectura de poesía: hay que controlar el tiempo, el orden de participación, las puntuaciones y el sonido. Empieza fijando fecha y lugar, y después construye el programa alrededor de las inscripciones y la reunión del jurado. La prueba técnica y la asignación de voluntarios deben quedar cerradas antes del día del evento. Así evitas improvisar cuando ya haya poetas y público en la sala.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Crear el programa y el horario
2 personas
- 3
Contactar a los miembros del jurado
- 4
Confirmar al presentador
- 5
Invitar a poetas
2 personas
- 6
Publicar la inscripción abierta
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar mensajes en redes sociales
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Mantener la lista de poetas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Preparar la reunión del jurado
- 13
Establecer las reglas de la competición
2 personas
- 14
Preparar formularios de evaluación
- 15
Determinar el orden de los poetas
2 personas
- 16
Confirmar participantes
- 17
Probar la técnica
2 personas
- 18
Pedir el catering
- 19
Asignar voluntarios
2 personas
- 20
Preparar la inscripción del público
2 personas
- 21
Imprimir programas
- 22
Preparar acreditaciones
- 23
Hacer la compra
2 personas
- 24
Recoger las llaves del recinto
- 25
Reunir los materiales
2 personas
- 26
Recordar a los poetas
Evento
- 27
Abrir la ubicación
2 personas
- 28
Montar la técnica
3 personas
- 29
Montar la iluminación
2 personas
- 30
Preparar la zona del público
3 personas
- 31
Preparar la mesa del jurado
2 personas
- 32
Marcar el lugar del podio
2 personas
- 33
Montar la mesa de catering
2 personas
- 34
Enfriar las bebidas
2 personas
- 35
Preparar los aperitivos
2 personas
- 36
Montar la mesa de registro
2 personas
- 37
Preparar los formularios de evaluación
- 38
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
- 39
Recibir a los miembros del jurado
- 40
Recibir a los poetas
2 personas
- 41
Inscribir poetas
2 personas
- 42
Comprobar los micrófonos
2 personas
- 43
Recibir al público
3 personas
- 44
Repartir programas
2 personas
- 45
Dar el discurso de apertura
- 46
Guiar la primera ronda
3 personas
- 47
Recopilar las puntuaciones
2 personas
- 48
Servir bebidas del descanso
3 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Guiar la segunda ronda
3 personas
- 51
Procesar los resultados
2 personas
- 52
Servir una comida ligera
4 personas
- 53
Recoger la vajilla
2 personas
- 54
Anunciar a los finalistas
- 55
Coordinar la final
3 personas
- 56
Guiar la votación del público
2 personas
- 57
Comprobar las puntuaciones finales
2 personas
- 58
Anunciar al ganador
- 59
Entregar premios
2 personas
- 60
Gestionar el cierre
- 61
Organizar el descanso de despedida
2 personas
- 62
Despedir al público
2 personas
Seguimiento
- 63
Desmontar el equipo técnico
3 personas
- 64
Recoger el mobiliario
3 personas
- 65
Recoger el catering
3 personas
- 66
Recoger la basura
2 personas
- 67
Lavar la vajilla
2 personas
- 68
Limpiar el lugar
3 personas
- 69
Recoger objetos perdidos
- 70
Comprobar los materiales
2 personas
- 71
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
- 72
Devolver las llaves
- 73
Devolver el equipo alquilado
2 personas
- 74
Recoger el catering sobrante
2 personas
- 75
Publicar los resultados
- 76
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesascant. 12
- Mesas altas tipo cóctelcant. 4
- Mesa del jurado
- Mesa de registro
- Mesa de cateringcant. 2
- Taburetescant. 6
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Portátil
- Temporizadorcant. 2
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Luces decorativascant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 140
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 140
- Cubiertoscant. 140
- Cucharillas de cafécant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Tijerascant. 3
Decoración
- Telones de escenariocant. 2
- Plantas decorativascant. 6
- Cartel de bienvenida
- Platos redondoscant. 8
- Credencialescant. 140
- Bolígrafoscant. 30
- Troféos de premiocant. 3
- Tarjetas regalocant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Define las reglas antes de abrir las inscripciones: indica la duración máxima de cada actuación, el sistema de puntuación y qué ocurre si un poeta llega tarde. Entrega las mismas reglas a participantes, presentador y jurado.
- Cierra las inscripciones con suficiente margen para preparar el orden de actuación y confirmar a cada poeta. Mantén una lista actualizada con teléfonos, preferencias dietéticas y posibles sustituciones.
- Reúne al jurado antes del evento para explicar los formularios de evaluación y hacer una prueba rápida con un texto de ejemplo. Cinco jueces pueden puntuar con más coherencia si todos entienden la escala y los criterios.
- Programa una prueba técnica completa, no solo una comprobación del micrófono: revisa los dos micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas, los altavoces, los cables y el temporizador. Hazla en el escenario y con la iluminación encendida.
- Asigna voluntarios a funciones concretas: registro, control del tiempo, apoyo al jurado, atención a poetas y catering. Prepara la mesa de registro, las acreditaciones y los programas al menos una hora antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto dura un poetry slam?
- Reserva entre 2 y 3 horas para una competición con varias rondas, además de 60 a 90 minutos para montaje y prueba técnica. El programa debe incluir pausas y tiempo para calcular las puntuaciones.
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un poetry slam?
- Ábrelas entre 3 y 6 semanas antes del evento y fija una fecha límite al menos 7 días antes. Necesitarás ese margen para confirmar participantes, ordenar las actuaciones y preparar las hojas del jurado.
- ¿Cuántas personas necesito para organizar un poetry slam?
- Cuenta con al menos 5 personas además del presentador y los poetas: una para el registro, una para controlar el tiempo, una para apoyar al jurado y dos para técnica y sala. En eventos con mucho público, añade apoyo para la entrada y el catering.
- ¿Qué hay que probar antes de un poetry slam?
- Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables, focos, temporizador y la visibilidad de la mesa del jurado.
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