Organiser un poetry slam sans perdre le fil

Un poetry slam repose sur un déroulement très cadré : les poètes doivent savoir quand passer, le jury doit évaluer avec les mêmes critères et le public doit comprendre les règles. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme autour du temps de parole disponible. Les inscriptions, la composition du jury et la technique prennent souvent plus de temps que prévu. Gardez une marge pour les retards, les réglages du son et l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme et le planning
2 personnes
3
Contacter les membres du jury
4
Réserver un animateur
5
Inviter des poètes
2 personnes
6
Publier les inscriptions ouvertes
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier des messages sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Tenir à jour la liste des poètes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Préparer le briefing du jury
13
Consigner le règlement du concours
2 personnes
14
Préparer les formulaires d’évaluation
15
Déterminer l’ordre des poètes
2 personnes
16
Confirmer les participants
17
Tester la technique
2 personnes
18
Commander le catering
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Préparer l’accueil du public
2 personnes
21
Imprimer les programmes
22
Préparer les badges nominatifs
23
Faire les courses
2 personnes
24
Récupérer les clés du lieu
25
Rassembler le matériel
2 personnes
26
Rappeler les poètes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Monter la technique
3 personnes
29
Installer l’éclairage
2 personnes
30
Aménager l’espace public
3 personnes
31
Installer la table du jury
2 personnes
32
Marquer l’emplacement du podium
2 personnes
33
Installer la table de restauration
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer les en-cas
2 personnes
36
Installer la table d'inscription
2 personnes
37
Préparer les formulaires d'évaluation
38
Briefer les bénévoles
2 personnes
39
Accueillir les membres du jury
40
Accueillir les poètes
2 personnes
41
Inscrire les poètes
2 personnes
42
Vérifier les micros
2 personnes
43
Accueillir le public
3 personnes
44
Distribuer les programmes
2 personnes
45
Faire le discours d’ouverture
46
Encadrer la première manche
3 personnes
47
Collecter les scores
2 personnes
48
Servir les boissons de pause
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Accompagner le deuxième tour
3 personnes
51
Saisir les scores
2 personnes
52
Servir un repas léger
4 personnes
53
Rassembler la vaisselle
2 personnes
54
Annoncer les finalistes
55
Encadrer la finale
3 personnes
56
Animer le vote du public
2 personnes
57
Vérifier les scores finaux
2 personnes
58
Annoncer le vainqueur
59
Remettre les prix
2 personnes
60
Assurer la clôture
61
Organiser la pause d'au revoir
2 personnes
62
Accompagner le public à la sortie
2 personnes

Suivi

63
Démonter la technique
3 personnes
64
Ranger le mobilier
3 personnes
65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Rassembler les déchets
2 personnes
67
Faire la vaisselle
2 personnes
68
Nettoyer le lieu
3 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Vérifier le matériel
2 personnes
71
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
72
Rendre les clés
73
Retourner le matériel loué
2 personnes
74
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
75
Publier les résultats
76
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Tables hautesqté 4
Table du jury
Table d'inscription
Table de cateringqté 2
Tabouretsqté 6

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Minuterieqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 140
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 3

Décoration

Tentures de scèneqté 2
Plantes décorativesqté 6
Panneau d’accueil
Assiettes rondesqté 8
Badges nominatifsqté 140
Stylosqté 30
Trophéesqté 3
Chèques-cadeauxqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez rapidement la capacité de la scène et le nombre de poètes acceptés. Prévoyez aussi une liste d’attente : les désistements arrivent souvent dans les derniers jours.
Écrivez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions, notamment la durée maximale, le fonctionnement des manches et les critères de notation. Remettez la même version au jury et aux participants.
Constituez l’ordre de passage au plus tard la veille et communiquez-le aux poètes confirmés. Prévoyez une minuterie visible ou clairement audible pour éviter les dépassements.
Testez les microphones sans fil, la table de mixage, les câbles, les rallonges et les projecteurs avant l’arrivée du public. Un essai de 30 minutes ne remplace pas un vrai test avec une voix et un déplacement sur scène.
Séparez les espaces dès l’installation : accueil et badges, table du jury, scène, catering et public. Désignez au moins une personne pour les inscriptions et une autre pour surveiller le temps pendant les passages.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un poetry slam ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour trouver le lieu, réserver l’animateur, constituer le jury et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les poètes, finaliser l’ordre de passage et régler la technique.
Combien de poètes prévoir pour un poetry slam ?: Pour une soirée de 2 heures, comptez généralement 10 à 15 poètes si chaque passage dure quelques minutes, avec une courte pause et une finale éventuelle. Le nombre exact dépend de la durée maximale annoncée dans le règlement.
Quand faut-il confirmer les participants d’un poetry slam ?: Confirmez les participants entre 5 et 7 jours avant la soirée. Demandez à ce moment-là leurs besoins alimentaires, vérifiez leur présence et remplacez rapidement les désistements par la liste d’attente.
Comment préparer le jury d’un poetry slam ?: Envoyez le règlement, les formulaires d’évaluation et un briefing au jury au moins 3 jours avant l’événement. Prévoyez une table dédiée, des stylos et une personne capable de répondre aux questions pendant les manches.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.