Poetryslam organiseren: checklist en planning

Een poetryslam staat of valt met een strak programma, duidelijke wedstrijdregels en techniek die vóór de eerste dichter werkt. Leg eerst datum, locatie, presentator en jury vast; regel daarna de inschrijving en houd de deelnemerslijst bij. In de laatste week controleer je dieetwensen, dichtersvolgorde, vrijwilligers en materialen. Op de dag zelf draait het om een korte jurybriefing, een geteste geluidsset en een registratie die zonder opstopping verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Juryleden benaderen
Presentator vastleggen
Dichters uitnodigen
2 personen
Open inschrijving publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dichterslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Jurybriefing voorbereiden
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Beoordelingsformulieren maken
Dichtersvolgorde bepalen
2 personen
Deelnemers bevestigen
Techniek testen
2 personen
Catering bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Publieksregistratie voorbereiden
2 personen
Programma's afdrukken
Naambadges voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Materialen verzamelen
2 personen
Dichters herinneren

Event

Locatie openen
2 personen
Techniek opbouwen
3 personen
Licht opstellen
2 personen
Publieksruimte inrichten
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Podiumplek markeren
2 personen
Cateringtafel opstellen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Beoordelingsformulieren klaarleggen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
Juryleden ontvangen
Dichters ontvangen
2 personen
Dichters aanmelden
2 personen
Microfoons controleren
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste ronde begeleiden
3 personen
Scores verzamelen
2 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede ronde begeleiden
3 personen
Scores verwerken
2 personen
Lichte maaltijd serveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
3 personen
Publieksstemming begeleiden
2 personen
Eindscores controleren
2 personen
Winnaar bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Afsluiting verzorgen
Afscheidspauze verzorgen
2 personen
Publiek uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Techniek afbreken
3 personen
Meubilair opruimen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen controleren
2 personen
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
Sleutels retourneren
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Hoge statafelsaantal 4
Jurytafel
Registratietafel
Cateringtafelaantal 2
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Timeraantal 2

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Koffielepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 3

Decoratie

Podiumdoekenaantal 2
Decoratieve plantenaantal 6
Welkomstbord
Rondebordjesaantal 8
Naambadgesaantal 140
Pennenaantal 30
Prijstrofeeënaantal 3
Cadeaubonnenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het tijdschema vast voordat je dichters bevestigt. Reserveer per optreden niet alleen spreektijd, maar ook tijd voor aankondiging, jurypunten en eventuele publieksreactie.
Plan de jurybriefing uiterlijk 30 minuten voor aanvang. Bespreek dan de wedstrijdregels, het gebruik van de beoordelingsformulieren en wie de scores verzamelt.
Test microfoons, speakers, mengpaneel, laptop, timer en podiumspots minimaal 2 uur vóór de deuren opengaan. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf aan, zodat je niet tijdens de slam hoeft te zoeken.
Sluit de open inschrijving op een vast tijdstip en bevestig deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf. Houd daarnaast een reservelijst bij voor afmeldingen op de dag zelf.
Zet registratie, catering en jury op aparte tafels. Leg programma’s, naambadges, formulieren, pennen en een timer klaar vóór het publiek binnenkomt; dat voorkomt losse spullen tijdens de eerste ronde.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een poetryslam?: Reken voor een avond met meerdere rondes op ongeveer 2,5 tot 3 uur, inclusief pauze en prijsuitreiking. Plan daarnaast minimaal 2 uur opbouw en 30 minuten voor de jurybriefing.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een poetryslam?: Gebruik bij voorkeur 5 juryleden, zodat één afwijkende score minder zwaar doorweegt. Benader hen minimaal 3 weken vooraf en geef de beoordelingsformulieren tijdens de briefing uitleg.
Wanneer moet ik dichters uitnodigen voor een poetryslam?: Nodig vaste dichters ongeveer 4 tot 6 weken vooraf uit. Publiceer de open inschrijving uiterlijk 3 weken voor de avond en bevestig de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel microfoons heb je nodig voor een poetryslam?: Plan minimaal 2 draadloze microfoons: één voor de presentator en één voor de dichters, met een reserveoplossing achter de hand. Test de volledige geluidsset minstens 2 uur vóór aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.