Checklist para organizar un poetry slam sin olvidar nada

Un poetry slam combina competición, escenario y participación del público, así que la coordinación debe estar cerrada antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne el orden de trabajo: fecha y lugar, convocatoria de poetas, jurado, reglas, técnica, registro y catering. Reserva tiempo para probar los micrófonos, altavoces y focos, y deja por escrito el orden de actuación y los criterios de evaluación. Los últimos detalles, como llaves, acreditaciones y materiales, suelen causar retrasos si se dejan para el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Crear el programa y el horario
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Confirmar al presentador
Invitar a poetas
2 personas
Publicar la inscripción abierta
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Mantener la lista de poetas
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la reunión del jurado
Establecer las reglas de la competición
2 personas
Preparar formularios de evaluación
Determinar el orden de los poetas
2 personas
Confirmar participantes
Probar la técnica
2 personas
Pedir el catering
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar la inscripción del público
2 personas
Imprimir programas
Preparar acreditaciones
Hacer la compra
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Reunir los materiales
2 personas
Recordar a los poetas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar la técnica
3 personas
Montar la iluminación
2 personas
Preparar la zona del público
3 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Marcar el lugar del podio
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar los formularios de evaluación
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
Recibir a los miembros del jurado
Recibir a los poetas
2 personas
Inscribir poetas
2 personas
Comprobar los micrófonos
2 personas
Recibir al público
3 personas
Repartir programas
2 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar la primera ronda
3 personas
Recopilar las puntuaciones
2 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar la segunda ronda
3 personas
Procesar los resultados
2 personas
Servir una comida ligera
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Anunciar a los finalistas
Coordinar la final
3 personas
Guiar la votación del público
2 personas
Comprobar las puntuaciones finales
2 personas
Anunciar al ganador
Entregar premios
2 personas
Gestionar el cierre
Organizar el descanso de despedida
2 personas
Despedir al público
2 personas

Seguimiento

Desmontar el equipo técnico
3 personas
Recoger el mobiliario
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Recoger objetos perdidos
Comprobar los materiales
2 personas
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
Devolver las llaves
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Publicar los resultados
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 12
Mesas altas tipo cóctelcant. 4
Mesa del jurado
Mesa de registro
Mesa de cateringcant. 2
Taburetescant. 6

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátil
Temporizadorcant. 2

Iluminación

Focos de escenariocant. 4
Luces decorativascant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 140
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Cucharillas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Tijerascant. 3

Decoración

Telones de escenariocant. 2
Plantas decorativascant. 6
Cartel de bienvenida
Platos redondoscant. 8
Credencialescant. 140
Bolígrafoscant. 30
Troféos de premiocant. 3
Tarjetas regalocant. 3

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra las reglas y el sistema de puntuación antes de confirmar a los poetas. Entrega los formularios de evaluación al jurado con al menos 3 días de antelación y prepara una reunión específica para resolver dudas.
Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 horas antes de abrir el registro. Comprueba los micrófonos inalámbricos, soportes, mesa de mezclas, cables, altavoces, portátil, temporizador y focos de escenario.
Define el programa con bloques de 45 a 60 minutos y añade pausas de 10 a 15 minutos. El presentador debe tener el orden de los poetas, las reglas y el tiempo máximo de cada intervención.
Abre el registro del público al menos 60 minutos antes del inicio. Prepara una mesa de registro separada de la mesa del jurado y deja listas las acreditaciones y los programas impresos.
Confirma el catering y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Para el servicio, organiza por separado vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas, pinzas, cafeteras, teteras, termos y neveras portátiles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un poetry slam?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero la fecha y el lugar, y usa las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, jurado, programa, catering y necesidades técnicas.
¿Cuándo hay que abrir la inscripción para los poetas?: Publica la convocatoria entre 4 y 6 semanas antes del evento y fija una fecha límite al menos 10 días antes. Así tendrás tiempo para revisar las inscripciones, mantener la lista y confirmar participantes.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido de un poetry slam?: Haz la prueba completa entre 2 y 3 horas antes de la apertura del registro. Reserva al menos 30 minutos para comprobar micrófonos, cables, altavoces, mesa de mezclas, portátil y temporizador.
¿Cuándo hay que confirmar el catering?: Confírmalo entre 5 y 7 días antes y recopila las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. El mismo día, coloca la mesa de catering y revisa bebidas, vajilla, cafeteras, teteras, termos y refrigeración.

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