La checklist complète pour votre poetry slam

Un poetry slam repose sur un déroulé précis : les inscriptions doivent être suivies, le jury briefé et chaque passage chronométré. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix de la date jusqu’à l’accueil du public. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les badges, les câbles audio ou la récupération des clés. Gardez le programme, la liste des poètes et les contacts utiles au même endroit.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Contacter les membres du jury
Réserver un animateur
Inviter des poètes
2 personnes
Publier les inscriptions ouvertes
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Tenir à jour la liste des poètes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le briefing du jury
Consigner le règlement du concours
2 personnes
Préparer les formulaires d’évaluation
Déterminer l’ordre des poètes
2 personnes
Confirmer les participants
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer l’accueil du public
2 personnes
Imprimer les programmes
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Rassembler le matériel
2 personnes
Rappeler les poètes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la technique
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Aménager l’espace public
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Marquer l’emplacement du podium
2 personnes
Installer la table de restauration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les formulaires d'évaluation
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les membres du jury
Accueillir les poètes
2 personnes
Inscrire les poètes
2 personnes
Vérifier les micros
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer la première manche
3 personnes
Collecter les scores
2 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le deuxième tour
3 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Servir un repas léger
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
3 personnes
Animer le vote du public
2 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Annoncer le vainqueur
Remettre les prix
2 personnes
Assurer la clôture
Organiser la pause d'au revoir
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
2 personnes

Suivi

Démonter la technique
3 personnes
Ranger le mobilier
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Vérifier le matériel
2 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Rendre les clés
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Tables hautesqté 4
Table du jury
Table d'inscription
Table de cateringqté 2
Tabouretsqté 6

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Minuterieqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 140
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 3

Décoration

Tentures de scèneqté 2
Plantes décorativesqté 6
Panneau d’accueil
Assiettes rondesqté 8
Badges nominatifsqté 140
Stylosqté 30
Trophéesqté 3
Chèques-cadeauxqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions, puis vérifiez immédiatement les horaires d’accès, les clés et le temps disponible pour les tests techniques.
Préparez le règlement et les formulaires d’évaluation avant de confirmer les poètes. Le jury doit recevoir un briefing clair, avec les critères de notation et le déroulé de la soirée.
Prévoyez un chronomètre visible ou une minuterie pour chaque passage. Testez les microphones, la table de mixage, les câbles, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public.
Fermez la liste des participants assez tôt pour déterminer l’ordre de passage et imprimer le programme. Confirmez ensuite chaque poète avec son horaire ou son ordre définitif.
Répartissez les bénévoles entre l’accueil, les inscriptions, la technique et le catering. Recueillez les besoins alimentaires avant la commande et préparez badges, verres, tasses et matériel de service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un poetry slam ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, contacter le jury et l’animateur, ouvrir les inscriptions et confirmer les participants. Gardez les 7 derniers jours pour le programme, les impressions et les vérifications techniques.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un poetry slam ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu, le règlement et les modalités de participation sont fixés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fermez-les suffisamment tôt pour établir l’ordre des poètes et préparer le briefing du jury.
Combien de temps prévoir pour les tests techniques ?: Bloquez au moins 60 à 90 minutes le jour même pour tester les microphones, les retours, la table de mixage, les projecteurs et les câbles. Faites un contrôle rapide supplémentaire 30 minutes avant l’ouverture des portes.
Quand confirmer les poètes et l’ordre de passage ?: Confirmez les participants et l’ordre définitif 3 à 5 jours avant le poetry slam. Envoyez ensuite les informations pratiques à chaque poète et imprimez les programmes une fois les changements de dernière minute traités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.