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Poetry Slam organisieren: Checkliste für Ablauf und Technik

Ein Poetry Slam steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Wer moderiert, wann treten die Dichterinnen und Dichter auf und wie bewertet die Jury? Plane Anmeldung, Technik und Publikumsregistrierung früh genug, damit am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss. Besonders Mikrofone, Lautsprecher, Timer und Bewertungsformulare solltest du gemeinsam testen. Diese Checkliste führt dich von der Terminplanung bis zum Aufräumen durch die wichtigsten Schritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Jurymitglieder ansprechen

  • Moderator festlegen

  • Dichter einladen

    2 Personen

  • Offene Anmeldung veröffentlichen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Beiträge posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Dichterliste führen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Jurybriefing vorbereiten

  • Spielregeln festlegen

    2 Personen

  • Bewertungsformulare erstellen

  • Reihenfolge der Dichter festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Publikumsregistrierung vorbereiten

    2 Personen

  • Programme ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Dichter erinnern

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Technik aufbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufbauen

    2 Personen

  • Publikumsbereich einrichten

    3 Personen

  • Jurytisch einrichten

    2 Personen

  • Podestplatz markieren

    2 Personen

  • Cateringtisch aufstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Bewertungsformulare bereitlegen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Jurymitglieder empfangen

  • Dichter empfangen

    2 Personen

  • Dichter anmelden

    2 Personen

  • Mikrofone prüfen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Erste Runde begleiten

    3 Personen

  • Ergebnisse sammeln

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweite Runde begleiten

    3 Personen

  • Ergebnisse eintragen

    2 Personen

  • Leichte Mahlzeit servieren

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Finalisten bekanntgeben

  • Finale betreuen

    3 Personen

  • Publikumsabstimmung begleiten

    2 Personen

  • Endstände überprüfen

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

  • Abschiedspause gestalten

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik abbauen

    3 Personen

  • Möbel wegräumen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Ausrüstung sicher verstauen

    2 Personen

  • Schlüssel zurückgeben

  • Gemietete Geräte zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 12
  • Hohe StehtischeAnz. 4
  • Jurytisch
  • Registrierungstisch
  • CateringtischAnz. 2
  • HockerAnz. 6

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • AudiokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laptop
  • TimerAnz. 2

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 4
  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 140
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 140
  • BestecksetsAnz. 140
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ScherenAnz. 3

Dekoration

  • BühnentücherAnz. 2
  • Dekorative PflanzenAnz. 6
  • Willkommensschild
  • Runde TellerAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 140
  • StifteAnz. 30
  • PreistrophäenAnz. 3
  • GeschenkgutscheineAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Zeitplan spätestens zwei Wochen vorher fest. Plane pro Auftritt einschließlich Ansage, Text und Jurywertung etwa 8 bis 10 Minuten ein und halte eine kurze Pause nach der Hälfte ein.
  • Bestätige die Teilnehmenden 5 bis 7 Tage vor dem Slam und führe eine aktuelle Dichterliste. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab, damit das Catering nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
  • Teste Mikrofone, Mischpult, aktive Lautsprecher, Audiokabel und Laptop mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Lege zusätzlich Verlängerungskabel bereit und stelle einen Mikrofonständer als Reserve auf.
  • Briefe die Jury vor Beginn in einem 15-minütigen Gespräch zu Spielregeln, Bewertungsformularen und Zeitlimits. Lege Timer und Formulare am Jurytisch aus, statt sie während des ersten Auftritts zu verteilen.
  • Teile Freiwillige für Einlass, Registrierung und Catering in Schichten von jeweils 60 bis 90 Minuten ein. Bereite Programme, Namensschilder und den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor dem Einlass vor.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Poetry Slam?
Für einen Poetry Slam mit 8 bis 12 Auftretenden solltest du etwa 2 bis 2,5 Stunden einplanen. Darin enthalten sind Begrüßung, Auftritte, Jurywertung, Pause und Finale.
Wie viele Personen braucht man für die Organisation eines Poetry Slams?
Plane mindestens 5 Personen ein: Moderation, drei Jurymitglieder und eine Person für Technik oder Ablauf. Für Einlass und Catering kommen bei mehr als 80 Gästen zusätzlich 2 bis 3 Freiwillige hinzu.
Wann sollte man die Technik für einen Poetry Slam testen?
Der vollständige Techniktest sollte spätestens 2 Stunden vor dem Einlass stattfinden. Prüfe jedes Mikrofon, die Lautsprecher, das Mischpult, den Laptop und den Timer mit einem kurzen Probedurchlauf.
Wie viele Getränke braucht man für einen Poetry Slam?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit etwa einem Getränk pro weiterer Stunde. Stelle Wasser für Jury und Auftretende direkt am Jurytisch und hinter der Bühne bereit.

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