Podcastfestival organiseren: checklist en planning
Een podcastfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen hosts en een paar microfoons regelen. Je stemt programma, sprekers, moderatoren, publieksruimtes en opnameapparatuur op elkaar af. Begin met datum en locatie, werk daarna naar aanmeldingen en een definitief draaiboek toe. Reserveer tijd voor een volledige techniekcheck: kabels, mengpanelen, audio-interfaces, opnamecomputers en projectoren moeten vóór de publieksopening getest zijn. Deze checklist volgt de volgorde waarin je het festival praktisch opbouwt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma-indeling maken
2 personen
Podcasthosts selecteren
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Moderatoren vastleggen
2 personen
Muziekrechten controleren
Technische wensen opvragen
Reserveringen maken
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bevestigingen versturen
Definitief draaiboek maken
2 personen
Contactlijst samenstellen
Indeling publieksruimtes maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmafolders printen
Presentaties verzamelen
Techniek en kabels controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Veiligheids- en vluchtroutecheck doen
2 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumvlakken plaatsen
3 personen
Achtergronddoek ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Licht en stroom aansluiten
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Opnameset aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Programmafolders neerleggen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Briefing techniekteam geven
2 personen
Event
Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Opening aankondigen
Eerste podcastsessie begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede podcastsessie begeleiden
3 personen
Publieksvragen verzamelen
2 personen
Opnames controleren
2 personen
Netwerkpauze begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Derde podcastsessie begeleiden
3 personen
Publieksopname begeleiden
4 personen
Pauzeplek netjes houden
2 personen
Vierde podcastsessie begeleiden
3 personen
Afsluiting aankondigen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
Opnamemateriaal veiligstellen
2 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Opnames back-uppen
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 170
- Tafelsaantal 14
- Barkrukkenaantal 6
- Ontvangstbalie
- Podiumvlakkenaantal 3
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Waterglazenaantal 180
- Koffiekopjesaantal 120
- Bordenaantal 180
- Dessertbordjesaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerbladenaantal 12
Apparatuur
- Dynamische microfoonsaantal 8
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 8
- Koptelefoonsaantal 8
- Audio-interfaceaantal 2
- Opnamecomputersaantal 2
- Geheugenkaartenaantal 8
- Laptopadaptersaantal 4
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Actieve speakersaantal 4
- Mengpanelenaantal 2
- DI-boxenaantal 2
- Audio- en stroomkabelsaantal 30
- Kabelgotenaantal 20
- Verlengsnoerenaantal 12
- Stekkerdozenaantal 12
- Powerbanksaantal 6
Verlichting
- LED-paneellampenaantal 8
- Sfeerlampenaantal 12
- Lichtstatievenaantal 6
Decoratie
- Achtergronddoek
- Podcastfestivalbanneraantal 2
- Tafelkledenaantal 14
- Decoratieve plantenaantal 8
- Naambadgesaantal 180
- Badgehoudersaantal 180
- Pijlbordenaantal 12
- Flip-overbordenaantal 3
- Stiftenaantal 24
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Serveerkommenaantal 16
- Scharenaantal 6
- Flessenopenersaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Toiletborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Desinfectiepompjesaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per sessie de host, spreker, moderator, duur, ruimte en technische wensen, zodat je later niet meerdere versies naast elkaar hoeft te beheren.
- Vraag technische wensen direct bij de sprekers op en verzamel presentaties uiterlijk enkele dagen vooraf. Controleer daarna op locatie alle laptops, adapters, microfoons, koptelefoons, audio-interfaces en opnamecomputers.
- Plan de publieksindeling op basis van het programma, niet alleen op basis van de zaal. Voorzie naast stoelen ook ruimte voor een ontvangstbalie, tafels, barkrukken, kabelgoten en veilige looproutes naar projectieschermen en podiumvlakken.
- Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en tel servies per eetmoment. Waterglazen, koffiekopjes, borden, besteksets en serveerbladen worden vaak wel besteld, maar niet op de juiste plek klaargezet.
- Maak het draaiboek definitief nadat aanmeldingen, contactgegevens en presentaties binnen zijn. Neem daarin ook het openen van de locatie, het brengen van materialen, het koelen van dranken en een techniekcheck vóór ontvangst op.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een podcastfestival organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma-indeling en het benaderen van hosts, sprekers en moderatoren. Houd de laatste 7 dagen vrij voor bevestigingen, presentaties, dieetwensen en het definitieve draaiboek.
- Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een podcastfestival?
- Tel per gelijktijdige opname of gesprek het aantal sprekers en voeg minimaal 1 microfoon toe voor de moderator of host. Plan daarnaast minstens 1 reserve-exemplaar per ruimte als uitval tijdens het programma niet kan worden opgevangen.
- Wanneer moet ik de technische wensen van podcastsprekers opvragen?
- Vraag dit meteen bij de uitnodiging op, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor het festival. Controleer de volledige set uiterlijk 1 dag vooraf met microfoons, statieven, mengpanelen, kabels, stroom en opnamecomputers.
- Wanneer verstuur ik de bevestiging voor een podcastfestival?
- Verstuur na verwerking van de aanmeldingen een bevestiging met programma, locatie en praktische informatie. Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf een laatste bericht en sluit wijzigingen in dieetwensen of aanwezigheid daarna alleen nog telefonisch of per e-mail kort.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!