Festival de podcasts : la checklist pour tout organiser
Un festival de podcasts demande plus qu’un bon programme : il faut coordonner les animateurs, les intervenants, les modérateurs et toute la technique d’enregistrement. Cette checklist de 74 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’à son ouverture. Vous y trouverez aussi les 60 éléments à prévoir, des microphones aux câbles, en passant par les badges, les boissons et le mobilier. Utilisez-la pour suivre les préparatifs sans oublier les détails qui bloquent souvent au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Sélectionner les animateurs du podcast
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les modérateurs
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Demander les besoins techniques
Faire les réservations
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des publications sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations
Établir le planning définitif
2 personnes
Établir la liste de contacts
Établir l’aménagement des espaces publics
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Rassembler les présentations
Vérifier la technique et les câbles
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité et des issues de secours
2 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les praticables
3 personnes
Accrocher la toile de fond
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Raccorder l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Brancher le matériel d’enregistrement
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Déposer les brochures du programme
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Donner le briefing à l’équipe technique
2 personnes
Événement
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer la première session de podcast
3 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la deuxième session de podcast
3 personnes
Recueillir les questions du public
2 personnes
Vérifier les enregistrements
2 personnes
Animer la pause networking
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer la troisième session de podcast
3 personnes
Encadrer l'enregistrement du public
4 personnes
Garder l’espace de pause en ordre
2 personnes
Animer la quatrième séance de podcast
3 personnes
Annoncer la clôture
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Suivi
Sécuriser le matériel d’enregistrement
2 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Sauvegarder les enregistrements
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 170
- Tablesqté 14
- Tabourets de barqté 6
- Accueil
- Éléments de scèneqté 3
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Verres à eauqté 180
- Tasses à caféqté 120
- Assiettesqté 180
- Assiettes à dessertqté 180
- Couvertsqté 180
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Microphones dynamiquesqté 8
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 8
- Casques audioqté 8
- Interface audioqté 2
- Ordinateurs d’enregistrementqté 2
- Cartes mémoireqté 8
- Adaptateurs pour ordinateur portableqté 4
- Projecteursqté 2
- Écrans de projectionqté 2
- Ordinateurs portablesqté 2
- Intervenants actifsqté 4
- Tables de mixageqté 2
- Boîtiers DIqté 2
- Câbles audio et d'alimentationqté 30
- Goulottes de câblesqté 20
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Batteries externesqté 6
Éclairage
- Panneaux LEDqté 8
- Lampes d'ambianceqté 12
- Pieds d’éclairageqté 6
Décoration
- Bâche de fond
- Bannière du festival de podcastqté 2
- Nappesqté 14
- Plantes décorativesqté 8
- Badges nominatifsqté 180
- Porte-badgesqté 180
- Panneaux indicateursqté 12
- Chevalets de conférenceqté 3
- Marqueursqté 24
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Saladiers de serviceqté 16
- Ciseauxqté 6
- Tire-bouchonsqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seaux de nettoyageqté 3
- Brosses de toilettesqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Pompes de désinfectionqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le lieu avant de contacter les intervenants : le programme, les réservations et les besoins techniques en dépendent. Prévoyez aussi un espace séparé pour l’accueil, les échanges et l’enregistrement.
- Demandez les besoins techniques de chaque animateur et intervenant dès la confirmation. Notez notamment le nombre de microphones, casques, ordinateurs d’enregistrement, adaptateurs et prises nécessaires pour chaque session.
- Établissez le planning définitif au moins 7 jours avant le festival. Envoyez ensuite les confirmations avec les horaires, les informations pratiques et les éventuels besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.
- Testez toute la chaîne audio sur place avant l’arrivée du public : microphones, pieds, interface audio, table de mixage, boîtiers DI, câbles, rallonges et cartes mémoire. Gardez les adaptateurs et câbles de rechange au même endroit.
- Préparez l’accueil la veille ou au plus tard 2 heures avant l’ouverture. Installez les badges nominatifs, programmes imprimés, tables, chaises, boissons refroidies et signalétique avant de lancer les premiers enregistrements.
Questions fréquentes
- Comment organiser un festival de podcasts ?
- Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme et confirmez les animateurs, intervenants et modérateurs. Ouvrez les inscriptions après avoir vérifié les réservations et les besoins techniques. Finalisez le planning, le matériel et l’accueil au moins 7 jours avant l’événement.
- Quand contacter les intervenants d’un festival de podcasts ?
- Contactez-les dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant le festival. Demandez immédiatement leurs disponibilités, leur format d’intervention et leurs besoins techniques.
- Quel matériel faut-il prévoir pour enregistrer un podcast en public ?
- Prévoyez les microphones, pieds de micro, casques audio, interface audio, ordinateurs d’enregistrement, cartes mémoire et table de mixage. Ajoutez les câbles audio et d’alimentation, rallonges, adaptateurs et boîtiers DI, puis testez chaque configuration au moins 2 heures avant l’ouverture.
- Combien de temps faut-il prévoir pour préparer un festival de podcasts ?
- Comptez idéalement 6 à 8 semaines pour coordonner le lieu, les intervenants, les inscriptions et la technique. Réservez les 7 derniers jours au planning définitif, aux confirmations, aux impressions et à la vérification complète du matériel.
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