Checklist para organizar un festival de podcasts

Organizar un festival de podcasts exige coordinar un programa con varios participantes, sesiones técnicas y atención al público. Empieza por fijar la fecha y el lugar, cerrar el programa y confirmar a presentadores, ponentes y moderadores. Después prepara las inscripciones, las preferencias dietéticas y la comunicación con asistentes. Durante la última semana, reúne presentaciones, tarjetas identificativas y folletos, y reserva tiempo suficiente para probar micrófonos, cables, grabación y proyección.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Crear la distribución del programa
2 personas
Seleccionar presentadores del podcast
2 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Asignar moderadores
2 personas
Comprobar los derechos de música
Solicitar necesidades técnicas
Hacer reservas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmaciones
Elaborar el plan definitivo
2 personas
Elaborar la lista de contactos
Crear distribución de las zonas del público
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir folletos del programa
Recopilar las presentaciones
Comprobar la técnica y los cables
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Realizar la revisión de seguridad y rutas de evacuación
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar las tarimas del escenario
3 personas
Colgar telón de fondo
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar la iluminación y la corriente
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Conectar el equipo de grabación
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colocar los folletos del programa
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Dar briefing al equipo técnico
2 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Anunciar la apertura
Coordinar la primera sesión de podcast
3 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Moderación de la segunda sesión de podcast
3 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Revisar las grabaciones
2 personas
Coordinar la pausa de networking
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar la tercera sesión del podcast
3 personas
Coordinar la grabación de público
4 personas
Mantener ordenada la zona de descanso
2 personas
Guiar la cuarta sesión del podcast
3 personas
Anunciar el cierre
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Asegurar el material de grabación
2 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Hacer copia de seguridad de las grabaciones
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 170
Mesascant. 14
Taburetes de barcant. 6
Mostrador de recepción
Superficies del escenariocant. 3
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Micrófonos dinámicoscant. 8
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 8
Auricularescant. 8
Interfaz de audiocant. 2
Ordenadores de grabacióncant. 2
Tarjetas de memoriacant. 8
Adaptadores para portátilcant. 4
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 2
Altavoces activoscant. 4
Mesas de mezclascant. 2
Cajas DIcant. 2
Cables de audio y de alimentacióncant. 30
Canaletas para cablescant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Baterías externascant. 6

Iluminación

Paneles LEDcant. 8
Luces decorativascant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 6

Decoración

Lona de fondo
Banner del festival de pódcastcant. 2
Mantelescant. 14
Plantas decorativascant. 8
Credencialescant. 180
Portabadgescant. 180
Carteles direccionalescant. 12
Pizarras de rotafoliocant. 3
Rotuladorescant. 24

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Cuencos de serviciocant. 16
Tijerascant. 6
Abrebotellascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 3
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de abrir las inscripciones: incluye horarios, duración de cada sesión, pausas y responsables. Así podrás enviar confirmaciones con información coherente y preparar la distribución del público.
Pide las necesidades técnicas a cada ponente con al menos 7 días de antelación. Confirma qué portátil, adaptador, micrófono, auriculares o presentación necesita cada persona y prueba todo antes de abrir el recinto.
Prepara una lista de contactos con ponentes, moderadores, técnicos y proveedores. Añade un teléfono operativo para el día del festival y entrega la versión definitiva al equipo de recepción.
Calcula la llegada del público al organizar sillas, mesas, taburetes, percheros y la recepción. Deja pasillos despejados y coloca las tarjetas de nombre y los folletos del programa antes de que llegue la primera persona.
Haz la compra y enfría las bebidas con tiempo, incluyendo vasos de agua y tazas de café. Lleva al lugar los materiales, cables, ordenadores de grabación y tarjetas de memoria en cajas separadas para comprobarlos rápidamente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de podcasts?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes: primero fecha, lugar y estructura del programa. Reserva la última semana para confirmaciones, materiales, compras y pruebas técnicas.
¿Cuándo debo pedir las necesidades técnicas a los ponentes?: Solicítalas al menos 7 días antes del festival y recopila las presentaciones antes de las 48 horas previas. Haz una prueba completa de audio, proyección, adaptadores y grabación como mínimo un día antes.
¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el lugar?: Abre el recinto entre 90 y 120 minutos antes de la llegada del público. Ese margen permite montar la recepción, colocar sillas y folletos, comprobar cables y probar micrófonos y altavoces.
¿Cuándo envío las confirmaciones de inscripción?: Envíalas entre 5 y 7 días antes, cuando el programa definitivo ya esté cerrado. Incluye horarios, ubicación, información práctica y cualquier dato relacionado con preferencias dietéticas.

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