Podcastfestival organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Podcastfestival braucht mehr als gute Gespräche und bekannte Hosts. Du musst Programm, Moderation, Aufnahmen, Präsentationen und Publikumsbereiche so planen, dass zwischen den Sessions keine Verzögerungen entstehen. Besonders oft werden technische Anforderungen, Musikrechte, Stromwege und die finale Abnahme der Präsentationen zu spät geklärt. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortswahl bis zum geöffneten Veranstaltungsort durch die Vorbereitung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programmablauf erstellen
2 Personen
Podcast-Hosts auswählen
2 Personen
Referenten ansprechen
2 Personen
Moderatoren festlegen
2 Personen
Musikrechte prüfen
Technische Anforderungen erfragen
Reservierungen vornehmen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Beiträge veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Bestätigungen versenden
Endgültigen Ablaufplan erstellen
2 Personen
Kontaktliste zusammenstellen
Aufteilung der Publikumsbereiche erstellen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programmhefte drucken
Präsentationen sammeln
Technik und Kabel prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Sicherheits- und Fluchtwegecheck durchführen
2 Personen
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenpodeste aufstellen
3 Personen
Hintergrundtuch aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Licht und Strom anschließen
2 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Aufnahmeset anschließen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Programmhefte auslegen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Briefing für das Technikteam geben
2 Personen
Event
Referenten empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Eröffnung ankündigen
Erste Podcast-Session begleiten
3 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweite Podcastsitzung betreuen
3 Personen
Publikumsfragen sammeln
2 Personen
Aufnahmen prüfen
2 Personen
Networking-Pause betreuen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Dritte Podcast-Session moderieren
3 Personen
Publikumsaufnahmen betreuen
4 Personen
Pausenbereich sauber halten
2 Personen
Vierte Podcastsitzung betreuen
3 Personen
Abschluss ankündigen
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
Aufnahmematerial sichern
2 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Aufnahmen sichern
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 170
- TischeAnz. 14
- BarhockerAnz. 6
- Empfangstresen
- BühnenelementeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- WassergläserAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 120
- TellerAnz. 180
- DesserttellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 12
Ausstattung
- Dynamische MikrofoneAnz. 8
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 8
- KopfhörerAnz. 8
- Audio-SchnittstelleAnz. 2
- AufnahmecomputerAnz. 2
- SpeicherkartenAnz. 8
- Laptop-NetzteilAnz. 4
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- Aktive LautsprecherAnz. 4
- MischpulteAnz. 2
- DI-BoxenAnz. 2
- Audio- und StromkabelAnz. 30
- KabelkanäleAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- PowerbanksAnz. 6
Beleuchtung
- LED-PanelleuchtenAnz. 8
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- LichtstativeAnz. 6
Dekoration
- Hintergrundtuch
- Podcastfestival-BannerAnz. 2
- TischdeckenAnz. 14
- Dekorative PflanzenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 180
- BadgehalterAnz. 180
- WegweiserAnz. 12
- FlipchartsAnz. 3
- StifteAnz. 24
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- ServierschalenAnz. 16
- ScherenAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- PutzeimerAnz. 3
- ToilettenbürstenAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 6
- DesinfektionsspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre die technischen Anforderungen jedes Hosts und Referenten spätestens 3 Wochen vorher. Frage nach Mikrofontyp, Kopfhörern, Zuspielern, Präsentationen und besonderen Anschlüssen, statt dich erst am Veranstaltungstag überraschen zu lassen.
- Plane für jede Session mindestens 15 Minuten Wechselzeit ein. In dieser Zeit werden Mikrofone getauscht, Präsentationen geöffnet und die nächste Aufnahme oder Gesprächsrunde vorbereitet.
- Sammle Präsentationen, Bios und Kontaktdaten spätestens 7 Tage vor dem Festival in einem gemeinsamen Ordner. So kannst du das Programmheft und den endgültigen Ablaufplan ohne fehlende Dateien fertigstellen.
- Erfasse Ernährungswünsche direkt über das Anmeldeformular und prüfe die Liste 3 Tage vor der Veranstaltung. Getränke sollten vor Beginn gekühlt sein; für das erste Veranstaltungsstunde rechnest du mit 2 bis 3 Getränken pro Person.
- Führe am Vortag einen vollständigen Technikcheck durch: Mikrofone, Mischpulte, Audio-Schnittstelle, Aufnahmecomputer, Speicherkarten, Projektoren und alle Strom- und Audiokabel. Markiere Kabelwege mit Kabelkanälen und lege Ersatzkabel griffbereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Podcastfestival planen?
- Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Ort, Hosts und Programmstruktur. Die technische Abfrage und die Einladung der Referenten sollten spätestens 8 Wochen vor dem Festival laufen.
- Wie viele Hosts und Referenten braucht ein Podcastfestival?
- Das hängt vom Programm ab, aber plane pro paralleler Gesprächs- oder Aufnahmeeinheit mindestens einen Host oder Moderator und einen technischen Ansprechpartner ein. Für eine Veranstaltung mit vier Sessions brauchst du daher mindestens vier feste Session-Verantwortliche.
- Wann sollte man die Anmeldungen für ein Podcastfestival öffnen?
- Öffne das Anmeldeformular etwa 6 Wochen vor dem Termin. Verschicke die Bestätigung direkt nach der Anmeldung und sende den endgültigen Ablaufplan spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Festival.
- Welche Technik muss man für ein Podcastfestival testen?
- Teste mindestens 24 Stunden vorher Mikrofone, Mikrofonständer, Kopfhörer, Mischpulte, Audio-Schnittstelle, Aufnahmecomputer, Speicherkarten, Projektoren, Lautsprecher sowie Audio- und Stromkabel. Plane zusätzlich 30 Minuten für einen kurzen Soundcheck am Veranstaltungstag ein.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!