Ploegentijdrit organiseren: checklist en planning

Een ploegentijdrit organiseren vraagt meer dan een start- en finishboog neerzetten. Je moet het parcours veilig maken, vergunningen en verkeersregelaars tijdig regelen en de tijdwaarneming dubbel uitvoeren. Daarnaast hebben deelnemers duidelijke informatie nodig over startvolgorde, route en reglement. Deze checklist helpt je om de 79 taken in de juiste volgorde af te werken, van datum en parcours tot startpakketten, catering en de laatste controle op de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Parcours en datum vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Verkeersregelaars reserveren
Locatie voor start reserveren
Elektriciteit en water controleren
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startvolgorde opstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Tijdwaarnemers inplannen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Noodcontacten afdrukken
Startnummers afdrukken
Routekaarten afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
Parcours op veiligheid controleren
3 personen
Verkeersborden plaatsen
4 personen
Dranghekken langs route plaatsen
5 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Startvak afzetten
3 personen
Finishzone inrichten
4 personen
Inschrijftafel opstellen
2 personen
Cateringstand opbouwen
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Tijdwaarnemingsapparatuur testen
3 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Briefing voor alle posten geven
3 personen

Event

Startnummers uitdelen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Fietsen en helmen controleren
2 personen
Parcoursregels toelichten
2 personen
Openingsbriefing verzorgen
2 personen
Startvolgorde omroepen
Teams naar startvak begeleiden
3 personen
Ploegen laten starten
2 personen
Tussentijden registreren
4 personen
Verkeer op kruispunten regelen
8 personen
Parcours onderweg beveiligen
4 personen
Finishpassages registreren
3 personen
Deelnemers opvangen
3 personen
Water uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Broodjes en fruit serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Eindtijden controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
3 personen
Finishzone openhouden
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Verkeersafzettingen verwijderen
5 personen
Parcours volledig vrijmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Catering afbreken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tijdwaarnemingsapparatuur inpakken
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Uitslagen definitief verwerken
2 personen
Uitslagen naar deelnemers sturen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Beschadigde materialen apart zetten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12
Dranghekkenaantal 80
Kleedkamerrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Startnummervestenaantal 120
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 12
Routepijlenaantal 30
Reservefietspompenaantal 4
Fietsbellenaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsstandaardsaantal 12

Apparatuur

Handchronometersaantal 8
Tablets voor tijdregistratieaantal 4
Powerbanksaantal 8
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 3
Mobiele geluidsset
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptopaantal 2
Printer

Verlichting

Led-bouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Veiligheid

Verkeerskegelsaantal 40
Verkeersbordenaantal 24
Veiligheidsvestenaantal 30
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Nitrilhandschoenenaantal 2
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Start- en finishbannersaantal 4
Sponsorbannersaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Podiumblokkenaantal 3
Prijzenaantal 12

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg parcours, datum en startlocatie vroeg vast. Controleer daarna direct elektriciteit en water, zodat partytenten, tafels, tijdregistratie en catering op de locatie uitvoerbaar zijn.
Begin ruim vóór de wedstrijddag met de vergunning en het verkeersplan. Reserveer verkeersregelaars niet pas na het openen van de inschrijving en geef iedere regelaar vooraf een duidelijke instructie.
Plan twee vormen van tijdwaarneming: handchronometers als back-up naast tablets voor tijdregistratie. Test de tablets, powerbanks, portofoons en eventuele verlengkabels vóór de eerste ploeg start.
Maak deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd definitief. Vermeld startvolgorde, routekaart, wedstrijdreglement, bereikbaarheid en het noodcontact; druk startnummers en routekaarten extra af.
Controleer de route op de wedstrijddag met pionnen, routepijlen en afzetlint. Neem reservefietspompen, binnenbanden en fietsbellen mee en zet koelboxen en catering op tijd klaar, zodat vrijwilligers niet tegelijk bij start en verzorging nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ploegentijdrit organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je het parcours en de datum vastleggen, een vergunning aanvragen, verkeersregelaars reserveren, inschrijvingen openen en vrijwilligers inplannen.
Hoeveel verkeersregelaars heb ik nodig voor een ploegentijdrit?: Het aantal hangt af van kruisingen, oversteekpunten en de eisen uit je verkeersplan. Breng alle conflictpunten op het parcours in kaart en reserveer vervolgens minimaal één geïnstrueerde regelaar per punt; laat het bevoegde gezag het plan controleren.
Wat moet er in de deelnemersinformatie van een ploegentijdrit staan?: Stuur minimaal de startvolgorde, routekaart, starttijd, wedstrijdreglement, locatie-informatie en een noodcontact. Verstuur deze informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd, zodat deelnemers vragen nog kunnen stellen.
Welke tijdwaarneming heb ik nodig bij een ploegentijdrit?: Gebruik tablets voor tijdregistratie als hoofdsysteem en handchronometers als directe back-up. Test alle apparaten minimaal 1 dag vooraf, laad powerbanks volledig op en wijs ten minste twee tijdwaarnemers aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.