Checklist pour organiser un contre-la-montre par équipes

Un contre-la-montre par équipes demande une coordination précise bien avant le jour du départ. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs : parcours, autorisations, inscriptions, circulation, chronométrage et accueil. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les cartes d’itinéraire, les batteries et les contacts d’urgence. Utilisez-la pour répartir les responsabilités entre organisateurs, bénévoles et partenaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et la date
2 personnes
Demander une autorisation
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Réserver des agents de circulation
Réserver le lieu avant le départ
Vérifier l’électricité et l’eau
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir l'ordre de passage
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Planifier les chronométreurs
Planifier les bénévoles
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer les contacts d’urgence
Imprimer les dossards
Imprimer les cartes d'itinéraire
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Installer les panneaux de signalisation
4 personnes
Installer des barrières le long du parcours
5 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Balisage du sas de départ
3 personnes
Aménager la zone d'arrivée
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le stand de restauration
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Tester l’équipement de chronométrage
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Faire le briefing pour tous les postes
3 personnes

Événement

Distribuer les dossards
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
Expliquer les règles du parcours
2 personnes
Assurer le briefing d’ouverture
2 personnes
Annoncer l’ordre de départ
Guider les équipes vers la zone de départ
3 personnes
Faire partir les équipes
2 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
Réguler la circulation aux intersections
8 personnes
Sécuriser le parcours en route
4 personnes
Enregistrer les passages à l'arrivée
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer de l'eau
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des sandwichs et des fruits
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Vérifier les heures de fin
3 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
3 personnes
Maintenir la zone d'arrivée dégagée
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Retirer les barrières de circulation
5 personnes
Dégager entièrement le parcours
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel de chronométrage
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Saisir les résultats définitivement
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Mettre les matériaux endommagés à part

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 12
Poubellesqté 12
Barrières de fouleqté 80
Portants de logeqté 4

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Dossards de départqté 120
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 12
Flèches de directionqté 30
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Sonnettes de véloqté 2
Chambres à air de rechangeqté 20
Supports à vélosqté 12

Équipement

Chronomètres manuelsqté 8
Tablettes pour le chronométrageqté 4
Batteries externesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Sécurité

Cônes de signalisationqté 40
Panneaux de signalisationqté 24
Gilets de sécuritéqté 30
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10
Gants en nitrileqté 2
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Bannières de départ et d’arrivéeqté 4
Bannières sponsorsqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Blocs de podiumqté 3
Prixqté 12

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’itinéraire et la date, puis demandez l’autorisation avant de confirmer les autres prestataires. Prévoyez plusieurs semaines pour obtenir les validations et organiser le plan de circulation.
Fermez les inscriptions assez tôt pour établir l’ordre de passage et transmettre les horaires aux équipes. Envoyez les informations définitives au moins 3 à 5 jours avant l’épreuve.
Attribuez séparément les rôles des chronométreurs, des bénévoles et des régulateurs de trafic. Un briefing commun le jour précédent ou avant l’ouverture limite les erreurs aux carrefours et au départ.
Testez le chronométrage, les tablettes, les talkies-walkies et les batteries avant l’arrivée des participants. Prévoyez au moins une solution de secours pour les appareils utilisés au départ et à l’arrivée.
Ne laissez pas le ravitaillement et les kits de départ au dernier moment. Remplissez les glacières, préparez les dossards et vérifiez les cartes d’itinéraire la veille, puis contrôlez la météo avant l’installation.

Questions fréquentes

Quand demander l’autorisation pour un contre-la-montre par équipes ?: Faites la demande dès que l’itinéraire et la date sont définis, idéalement plusieurs semaines avant l’épreuve. Attendez la validation avant de communiquer un parcours définitif aux participants.
Quand clôturer les inscriptions d’un contre-la-montre par équipes ?: Clôturez-les quelques jours avant la course afin de traiter les informations et d’établir l’ordre de passage. Envoyez ensuite les horaires et consignes au moins 3 à 5 jours avant le départ.
Combien de temps avant faut-il préparer les dossards et les cartes ?: Imprimez les dossards et les cartes d’itinéraire au plus tard la veille. Gardez quelques exemplaires vierges et une imprimante disponible pour corriger une erreur ou remplacer un document perdu.
Que vérifier le matin d’un contre-la-montre par équipes ?: Contrôlez le parcours balisé, les barrières, l’arche, le chronométrage, les radios et l’alimentation électrique avant l’arrivée des équipes. Faites aussi un dernier point météo et vérifiez que les contacts d’urgence sont imprimés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.