Checklist para organizar una contrarreloj por equipos

Una contrarreloj por equipos necesita más coordinación que una salida ciclista normal: el recorrido, los permisos y el control del tráfico deben estar cerrados antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que ordenar las salidas, informar a cada equipo y preparar cronometraje, señalización, avituallamiento y kits. Esta checklist reúne las tareas en una secuencia práctica para que no llegues a la semana de la prueba con trámites, dorsales o personal todavía pendientes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar el recorrido y la fecha
2 personas
Solicitar permiso
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Reservar agentes de tráfico
Reservar el lugar de salida
Comprobar la electricidad y el agua
2 personas
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el orden de salida
2 personas
Enviar información a los participantes
Programar a los cronometristas
Programar voluntarios
2 personas
Instruir a los reguladores de tráfico
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir los contactos de emergencia
Imprimir los dorsales
Imprimir mapas de ruta
Hacer la compra
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Preparar kits de inicio
3 personas
Llevar el material al lugar
4 personas
Comprobar la seguridad del recorrido
3 personas
Colocar señales de tráfico
4 personas
Colocar vallas a lo largo de la ruta
5 personas
Montar el arco de salida y meta
4 personas
Delimitar la salida
3 personas
Montar la zona de meta
4 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Montar el puesto de catering
3 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Probar el equipo de cronometraje
3 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Inscribir voluntarios
2 personas
Dar la briefing a todos los puestos
3 personas

Evento

Repartir dorsales
3 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Comprobar bicicletas y cascos
2 personas
Explicar las normas del recorrido
2 personas
Dar la sesión informativa de apertura
2 personas
Anunciar el orden de salida
Guiar a los equipos al área de salida
3 personas
Hacer que los equipos comiencen
2 personas
Registrar los tiempos parciales
4 personas
Regular el tráfico en los cruces
8 personas
Asegurar el recorrido durante el trayecto
4 personas
Registrar los pasos por la meta
3 personas
Recibir a los participantes
3 personas
Repartir agua
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir bocadillos y fruta
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Publicar los tiempos intermedios
2 personas
Comprobar las horas de cierre
3 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
3 personas
Mantener libre la zona de meta
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Retirar los cortes de tráfico
5 personas
Despejar completamente el recorrido
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empaquetar el equipo de cronometraje
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Procesar definitivamente los resultados
2 personas
Enviar los resultados a los participantes
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Separar los materiales dañados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Taburetes de barcant. 12
Papeleracant. 12
Vallas de control de multitudescant. 80
Percheros para camerinoscant. 4

Material deportivo

Arco de salida y meta
Chalecos con número de dorsalcant. 120
Conoscant. 40
Cinta de balizamientocant. 12
Flechas de rutacant. 30
Bombas de bicicleta de repuestocant. 4
Timbres para bicicletascant. 2
Cámaras de aire de repuestocant. 20
Soportes para bicicletascant. 12

Equipo

Cronómetros manualescant. 8
Tablets para el registro de tiempocant. 4
Baterías externascant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 3
Equipo de sonido móvil
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátilcant. 2
Impresora

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 10

Seguridad

Conos de tráficocant. 40
Señales de tráficocant. 24
Chalecos reflectantescant. 30
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 10
Guantes de nitrilocant. 2
Linternascant. 8
Extintorescant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzascant. 6
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Banners de salida y llegadacant. 4
Banners de patrocinadorescant. 12
Carteles direccionalescant. 20
Bloques de podiocant. 3
Premioscant. 12

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recorrido y la fecha antes de solicitar permisos: el plan de tráfico, los agentes y la señalización dependen de esos datos. Deja una versión del mapa lista para imprimir y otra para enviar a los participantes.
Abre las inscripciones solo cuando tengas definido el reglamento, el lugar de salida y la fecha límite. Recoge también las preferencias dietéticas desde el formulario para calcular el catering sin improvisar.
Prepara el orden de salida y envíalo con la información logística varios días antes. Indica la hora de presentación, el intervalo entre equipos, el punto de salida y qué hacer si alguien llega tarde.
Asigna con antelación a cronometristas, voluntarios y reguladores de tráfico, y dales instrucciones concretas. Reserva walkie-talkies o megáfonos para los puestos que no puedan comunicarse a gritos desde la salida y la meta.
Haz una comprobación final del material el día anterior: dorsales, mapas, conos, flechas, cinta, bombas y cámaras de repuesto. Carga las tablets, cronómetros y baterías externas, y comprueba que hay electricidad, agua y alargadores en la zona de salida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para una contrarreloj por equipos?: Solicítalo en cuanto estén fijados el recorrido y la fecha, idealmente varias semanas antes de la prueba. El permiso condiciona el plan de tráfico y la reserva de agentes, así que no conviene esperar a tener cerradas las inscripciones.
¿Cuándo abrir las inscripciones de una contrarreloj por equipos?: Ábrelas cuando el reglamento, el lugar de salida y la fecha límite estén confirmados. Mantén el formulario abierto hasta una fecha concreta y reserva varios días después para revisar equipos, preferencias dietéticas y pagos o datos incompletos.
¿Cuándo enviar la información a los participantes?: Envíala varios días antes, cuando ya tengas el orden de salida. Incluye el mapa de ruta, la hora de presentación, las normas, el lugar de salida y un contacto para emergencias; así reduces preguntas de última hora.
¿Qué material hace falta para cronometrar una contrarreloj por equipos?: Prepara cronómetros manuales o tablets para el registro, baterías externas y un sistema de comunicación entre salida y meta. Comprueba todo el día anterior y lleva un método manual de respaldo por si falla la electricidad o un dispositivo.

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