Mannschaftszeitfahren organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Mannschaftszeitfahren braucht deutlich mehr Vorbereitung als eine normale gemeinsame Ausfahrt. Neben Strecke und Startort müssen Genehmigungen, Verkehrsregelung, Zeitnahme und die Versorgung der Teams zusammenpassen. Plane die Anmeldung früh, damit Startreihenfolge, Ernährungswünsche und Teilnehmerinformationen rechtzeitig feststehen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Streckenplanung bis zu Startnummern, Starterpaketen und dem Aufbau am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Strecke und Datum festlegen
2 Personen
Genehmigung beantragen
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
Verkehrsregler reservieren
Ort für den Start reservieren
Strom und Wasser überprüfen
2 Personen
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startreihenfolge festlegen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Zeitnehmer einplanen
Freiwillige einplanen
2 Personen
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Notfallkontakte ausdrucken
Startnummern drucken
Routenpläne drucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
Material zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Parcours auf Sicherheit prüfen
3 Personen
Verkehrsschilder aufstellen
4 Personen
Absperrgitter entlang der Strecke aufstellen
5 Personen
Start- und Zielbogen aufbauen
4 Personen
Startbereich absperren
3 Personen
Zielbereich einrichten
4 Personen
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
Cateringstand aufbauen
3 Personen
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
Zeitmessgeräte testen
3 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
Freiwillige anmelden
2 Personen
Briefing für alle Stationen geben
3 Personen

Event

Startnummern ausgeben
3 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Fahrräder und Helme kontrollieren
2 Personen
Streckenregeln erläutern
2 Personen
Eröffnungsbriefing durchführen
2 Personen
Startreihenfolge ansagen
Teams zum Startbereich begleiten
3 Personen
Teams starten lassen
2 Personen
Zwischenzeiten erfassen
4 Personen
Verkehr an Kreuzungen regeln
8 Personen
Strecke unterwegs absichern
4 Personen
Zielankünfte erfassen
3 Personen
Teilnehmer empfangen
3 Personen
Wasser verteilen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Brötchen und Obst servieren
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Zwischenstände veröffentlichen
2 Personen
Endzeiten kontrollieren
3 Personen
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
Gewinner bekanntgeben
Preise überreichen
3 Personen
Zielbereich frei halten
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Verkehrsabsperrungen entfernen
5 Personen
Strecke vollständig freiräumen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Catering abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Zeitmessgeräte einpacken
2 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
Ergebnisse endgültig verarbeiten
2 Personen
Ergebnisse an Teilnehmer senden
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Beschädigte Materialien separat ablegen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
BarhockerAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 80
UmkleideracksAnz. 4

Sportmaterial

Start- und Zielbogen
StartnummernwestenAnz. 120
KegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 12
WegweiserAnz. 30
Ersatz-FahrradpumpenAnz. 4
FahrradklingelnAnz. 2
ErsatzschläucheAnz. 20
FahrradständerAnz. 12

Ausstattung

HandstoppuhrenAnz. 8
Tablets für die ZeiterfassungAnz. 4
PowerbanksAnz. 8
FunkgeräteAnz. 12
MegafoneAnz. 3
Mobiles Soundsystem
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LaptopAnz. 2
Drucker

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10

Sicherheit

VerkehrskegelAnz. 40
VerkehrsschilderAnz. 24
SicherheitswestenAnz. 30
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 10
NitrilhandschuheAnz. 2
TaschenlampenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 200
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
KühlelementeAnz. 30

Dekoration

Start- und ZielbannerAnz. 4
SponsorenbannerAnz. 12
WegweiserAnz. 20
BühnenblöckeAnz. 3
PreiseAnz. 12

Reinigung

WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mehrere Wochen vor dem Termin mit Strecke, Genehmigung und Verkehrsplan. Reserviere Verkehrsregler und kläre Sperrungen erst, bevor du Einladungen mit festen Angaben verschickst.
Plane die Zeitnahme doppelt: Setze Handstoppuhren als Rückfallebene neben Tablets ein und lade Powerbanks, Funkgeräte sowie das Laptop am Vortag vollständig auf.
Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Start. Sie sollten Startzeit, Treffpunkt, Streckenplan, Regeln, Verpflegung und einen Notfallkontakt enthalten.
Kontrolliere die Strecke am Vortag und stelle Wegweiser, Kegel, Absperrband und Absperrgitter nach einem festen Plan bereit. Prüfe besonders Kreuzungen, enge Stellen und den Bereich von Start und Ziel.
Bereite Starterpakete, Startnummernwesten und Verpflegung am Vorabend vor. Fülle die Kühlboxen erst kurz vor Beginn und halte Ersatzpumpen, Schläuche und Fahrradständer am Start sichtbar bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Mannschaftszeitfahren anmelden?: Öffne die Anmeldung idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 2 Wochen für Rückfragen, die Bearbeitung der Meldungen und die Erstellung der Startreihenfolge.
Wie viele Helfer braucht ein Mannschaftszeitfahren?: Plane mindestens eine Person für die Zeitnahme, je eine eingewiesene Person an jeder kritischen Kreuzung und zusätzliche Helfer für Start, Ziel und Verpflegung ein. Die genaue Zahl hängt von der Streckenlänge und der Zahl der Kreuzungen ab.
Wann muss die Startreihenfolge feststehen?: Lege sie etwa 5 bis 7 Tage vor dem Start fest, nachdem die Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft wurden. Versende danach sofort die individuellen Teilnehmerinformationen.
Was muss am Veranstaltungstag für die Zeitnahme bereitliegen?: Lege mindestens 2 Handstoppuhren, die Tablets für die Zeiterfassung, ein Laptop, Powerbanks und Funkgeräte bereit. Teste die Technik spätestens 60 Minuten vor dem ersten Start und halte eine manuelle Notizliste als Ausweichlösung bereit.

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