Pleinconcert organiseren: checklist en planning
Een pleinconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium en een band boeken. Je moet de plek, vergunning, stroom, techniek, sanitaire voorzieningen en veiligheid op elkaar afstemmen. Daarna volgen het programma, de artiestenbriefing, catering, promotie en de indeling van vrijwilligers. Met deze checklist zie je wat je eerst vastlegt, wat je enkele weken vooraf regelt en welke controles je op de concertdag uitvoert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en plein bevestigen
Vergunning controleren
Artiestencontracten vastleggen
Geluidsbedrijf reserveren
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Sanitaire voorzieningen reserveren
Verzekering controleren
Programma samenstellen
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische riders controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringbestelling plaatsen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Beveiliging regelen
EHBO-contact vastleggen
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Artiestenbriefing versturen
Locatie inspecteren
2 personen
Route en laadplaats markeren
2 personen
Materialen naar plein brengen
4 personen
Afzettingen plaatsen
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Lichtinstallatie aansluiten
2 personen
Stroomkabels beveiligen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Informatiebord plaatsen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestengarderobe inrichten
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Publieksingang openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Publiek begeleiden
3 personen
Optredens ombouwen
3 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Einde evenement aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Artiesten uitchecken
2 personen
Nazorg
Geluidsinstallatie afschakelen
3 personen
Lichtinstallatie uitschakelen
2 personen
Catering afbouwen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Plein schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Podium afbreken
4 personen
Afzettingen verwijderen
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrap
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Drankenkoelingenaantal 2
- Buffettafelsaantal 4
- Afzethekkenaantal 12
- Pionnenaantal 12
Apparatuur
- Mengtafel
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 4
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 12
- Instrumentkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 10
- Stroomverdeleraantal 2
- Portofoonsaantal 8
- Oplaadstationsaantal 2
- Zaklampenaantal 6
- Muzieklessenaarsaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- LED-podiumlampenaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Prikkabelsaantal 6
- Werklampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Tangenaantal 6
- Koelelementenaantal 20
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenbogenaantal 2
- Podiumdoekenaantal 4
- Programmabordenaantal 3
- Pijlbordenaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
- Kabelbindersaantal 100
- Gaffer tapeaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Stoffer en blikaantal 3
- Bezemsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Handdesinfectiehoudersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en plein eerst definitief vast en controleer daarna de vergunning, verzekering en stroomvoorziening. Zonder die drie bevestigingen kun je geluidsbedrijf, sanitaire voorzieningen en artiesten niet betrouwbaar vastleggen.
- Plan de technische controle vóór je het programma publiceert. Controleer per optreden de technische rider, het aantal microfoons, DI-boxen, kabels, monitoren en de capaciteit van de stroomverdeler.
- Maak uiterlijk een week vooraf een rooster met vrijwilligers, beveiliging en EHBO-contact. Zet per taak een starttijd, aanspreekpunt en overdracht op papier; vooral opbouw, publieksbegeleiding en afbouw worden anders snel vergeten.
- Stuur artiestenbriefing en route-informatie niet pas op de dag zelf. Vermeld daarin aankomsttijd, soundcheck, podiumindeling, beschikbare apparatuur en wie zij bij technische vragen kunnen bellen.
- Controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend ervoor en bevestig het alternatief bij slecht weer. Partytenten, werklampen, podiumdelen en kabels moeten vóór de opbouw beschikbaar zijn, niet nog besteld of opgehaald worden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een pleinconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, plein, vergunning en artiesten. Reserveer techniek, sanitaire voorzieningen en beveiliging zodra het programma voldoende vaststaat; voor een klein concert is 6 tot 8 weken vaak het absolute minimum.
- Welke techniek heb ik nodig voor een pleinconcert?
- Reken minimaal op een mengtafel, luidsprekers, podiummonitoren, microfoons, statieven, DI-boxen en passende XLR- en instrumentkabels. Laat het geluidsbedrijf de benodigde capaciteit bepalen op basis van het plein, het aantal artiesten en het programma, bij voorkeur uiterlijk 4 weken vooraf.
- Hoeveel stroom heeft een pleinconcert nodig?
- Laat de totale belasting van geluid, LED-podiumlampen, koeling en catering vooraf berekenen; tel niet alleen het vermogen van de luidsprekers op. Controleer de beschikbare aansluiting en regel zo nodig een stroomverdeler of extra voorziening minimaal 2 weken voor de opbouw.
- Wat moet ik regelen bij slecht weer voor een pleinconcert?
- Leg uiterlijk 48 uur vooraf vast wie beslist over doorgaan, uitstel of verplaatsing en informeer artiesten, vrijwilligers en bezoekers. Controleer of partytenten, podium en elektrische apparatuur veilig kunnen blijven staan; bij wind of onweer gaat veiligheid vóór het programma.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!