Checklist para organizar un concierto en la plaza

Organizar un concierto en una plaza exige coordinar permisos, artistas, sonido, electricidad y servicios para el público en un orden concreto. Empieza por confirmar la fecha y el espacio, y no cierres la promoción hasta tener claros los contratos y el plan alternativo por mal tiempo. Durante las últimas semanas tendrás que reunir la información técnica de cada artista, asignar voluntarios y confirmar catering, seguridad y primeros auxilios. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al montaje sin sorpresas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y la plaza
Comprobar el permiso
Cerrar contratos con artistas
Reservar la empresa de sonido
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Reservar instalaciones sanitarias
Comprobar el seguro
Elaborar el programa
2 personas
Recopilar información de los artistas
Comprobar los riders técnicos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Realizar el pedido de catering
Asignar voluntarios
2 personas
Organizar la seguridad
Registrar contacto de primeros auxilios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan alternativo por mal tiempo
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger el equipo
2 personas
Enviar briefing a los artistas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Marcar la ruta y la zona de carga
2 personas
Llevar los materiales a la plaza
4 personas
Colocar las barreras
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Conectar la instalación de luces
2 personas
Asegurar los cables eléctricos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar el cartel informativo

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Montar el camerino del artista
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Abrir la entrada para el público
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Acompañar la primera actuación
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Guiar al público
3 personas
Montar y desmontar las actuaciones
3 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Coordinar la última actuación
3 personas
Anunciar el fin del evento
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Hacer el check-out de los artistas
2 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
3 personas
Apagar la instalación de luces
2 personas
Desmontar el catering
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar la plaza
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Retirar las barreras
3 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Percheroscant. 2
Refrigeradores para bebidascant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Vallas de separacióncant. 12
Conoscant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables de instrumentoscant. 8
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10
Distribuidor de corrientecant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Linternascant. 6
Atriles de músicacant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de trabajocant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arcos de globoscant. 2
Telones de escenariocant. 4
Carteles del programacant. 3
Carteles direccionalescant. 6
Mantelescant. 12
Bridascant. 100
Cinta gaffercant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Escobascant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Confirma el permiso de uso de la plaza y el seguro antes de contratar proveedores. Guarda las condiciones de horario, ruido, carga y desmontaje en un único documento para compartirlo con artistas y equipo.
Pide los riders técnicos al menos 3 semanas antes. Con esa información puedes comprobar si la mesa de mezclas, los monitores, los micrófonos, las cajas DI y los cables son compatibles con cada actuación.
Comprueba la electricidad de la plaza durante la visita técnica, no el día del concierto. Calcula dónde estarán el distribuidor de corriente, las regletas y los cables alargadores, y deja recorridos protegidos para evitar tropiezos.
Cierra el programa y el briefing de artistas 7 días antes. Incluye horarios de llegada, prueba de sonido, acceso a la plaza, camerinos o zonas de espera y una persona de contacto durante el montaje.
Revisa la previsión 72 horas antes y activa el plan alternativo si es necesario. Las carpas, las lámparas de trabajo, los baños, las mesas y las sillas deben tener una ubicación definida incluso si el concierto se celebra al aire libre.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en una plaza?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas permiso, artistas, sonido, seguridad y catering. Reserva los proveedores principales en las primeras 4 semanas y deja la comprobación final del lugar para los últimos 7 días.
¿Cuándo hay que pedir el permiso para un concierto en la plaza?: Solicítalo en cuanto tengas una fecha y una plaza provisionales, idealmente 8 semanas antes. Algunas autorizaciones requieren documentación sobre horarios, electricidad, seguridad, seguro y control del ruido, así que no esperes a cerrar toda la promoción.
¿Cuándo se prepara el sonido de un concierto en la plaza?: El montaje suele empezar entre 4 y 6 horas antes de la primera actuación, según el tamaño del escenario y el número de artistas. Reserva al menos 60 minutos para la prueba de sonido y comprueba la electricidad antes de conectar altavoces, subwoofers y luces.
¿Qué hacer si llueve durante un concierto en la plaza?: Define un plan alternativo como mínimo 72 horas antes y comunícalo a artistas, voluntarios y público. Comprueba que las carpas, el equipo eléctrico, los cables y las zonas de servicio puedan protegerse o trasladarse sin improvisar.

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