Platzkonzert organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Platzkonzert wirkt unkompliziert, braucht aber früh abgestimmte Technik, Stromversorgung und Genehmigungen. Plane Künstlerverträge, Programm und technische Anforderungen mehrere Wochen vor dem Termin und kläre danach Einladungen, Catering und Helfer. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Bühne, Mischpult, Mikrofone, Stromverteiler und Sanitäreinrichtungen müssen vor dem Eintreffen der Künstler geprüft sein. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Vorbereitungsschritte bis zur abschließenden Ortsbegehung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Platz bestätigen
Genehmigung prüfen
Künstlerverträge abschließen
Tontechnik reservieren
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
Sanitäre Anlagen reservieren
Versicherung prüfen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Künstlerinformationen sammeln
Technische Riders prüfen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Cateringbestellung aufgeben
Freiwillige einteilen
2 Personen
Sicherheitsdienst organisieren
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
Wettervorhersage prüfen
Alternativen Wetterplan bestätigen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Equipment abholen
2 Personen
Künstlerbriefing versenden
Location inspizieren
2 Personen
Route und Ladezone markieren
2 Personen
Materialien zum Platz bringen
4 Personen
Absperrungen aufstellen
3 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Musikanlage anschließen
3 Personen
Lichtanlage anschließen
2 Personen
Stromkabel sichern
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Infotafel aufstellen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Künstlergarderobe einrichten
Soundcheck durchführen
4 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Publikumseingang öffnen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Publikum begleiten
3 Personen
Auftritte umbauen
3 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
Ende der Veranstaltung ankündigen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Künstler auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Beschallungsanlage abschalten
3 Personen
Lichtanlage ausschalten
2 Personen
Catering abbauen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Platz reinigen
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Absperrungen entfernen
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BühnenelementeAnz. 12
Bühnentreppe
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
GetränkekühlerAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 12
KegelAnz. 12

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
StromverteilerAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
LadestationenAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
NotenpulteAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
LichterkettenAnz. 6
ArbeitslampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
ZangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonbögenAnz. 2
BühnentücherAnz. 4
ProgrammschilderAnz. 3
WegweiserAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
KabelbinderAnz. 100
Gaffer TapeAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesenAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
HanddesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe Genehmigung, Versicherung und Platz mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. So bleibt Zeit, Auflagen für Bühne, Lautsprecher, Besucherbereich oder Partyzelte umzusetzen.
Fordere die technischen Rider der Künstler vor der Technikbuchung an. Vergleiche Kanalzahl, Mikrofone, DI-Boxen, XLR-Kabel, Monitore und Strombedarf mit dem vorhandenen Mischpult und den Lautsprechern.
Plane die Stromversorgung nicht erst beim Aufbau. Prüfe Verlängerungskabel, Stromverteiler und die getrennte Versorgung von Tontechnik und Beleuchtung; LED-Bühnenlichter und Arbeitslampen brauchen eigene Anschlusswege.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die Cateringbestellung mit einer festen Personenzahl auf. Kühlboxen, Trinkgläser, Kaffeetassen, Teller und Besteck werden beim Einkauf leicht vergessen.
Lege spätestens am Vortag einen Wetterplan fest und verschicke das Künstlerbriefing. Darin sollten Ankunftszeit, Zugang, Aufbau, Soundcheck, Ansprechpartner und die Entscheidung zu Partyzelten oder einer Alternative stehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Platzkonzert anmelden?: Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit der Prüfung von Genehmigung, Versicherung und Platz. Je nach Gemeinde können zusätzliche Auflagen für Lärm, Strom, Sicherheit oder sanitäre Anlagen gelten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Platzkonzert?: Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für Bühnenelemente, Tontechnik, Strom, Licht und Sitzmöbel ein. Für Soundcheck und Korrekturen sollten zusätzlich etwa 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass frei bleiben.
Wie viele Helfer braucht ein Platzkonzert?: Teile mindestens 1 Person für die Künstlerbetreuung, 2 für Aufbau und Abbau, 1 für Catering sowie 1 feste Ansprechperson für Sicherheit und Erste Hilfe ein. Bei mehreren Auf- und Abbauwegen brauchst du entsprechend mehr Unterstützung.
Wann soll ich Catering und Getränke für ein Platzkonzert bestellen?: Gib die Bestellung 7 bis 10 Tage vorher auf, sobald Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Kaufe haltbare Getränke und Verbrauchsmaterialien spätestens 1 bis 2 Tage vorher; Kühlboxen und gekühlte Ware kommen kurz vor dem Aufbau dazu.

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