Organiser un concert sur la place : la checklist complète

Un concert sur une place demande une coordination précise entre les artistes, la technique, la mairie, les bénévoles et le public. Commence par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis verrouille les contrats, la sonorisation, l’électricité et les sanitaires. À l’approche du jour J, concentre-toi sur le programme, les besoins des artistes, la sécurité, la restauration et le plan météo. Cette checklist regroupe les 79 tâches du projet et les 63 fournitures à prévoir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et la place
Vérifier le permis
Consigner les contrats des artistes
Réserver la société de sonorisation
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Réserver les sanitaires
Vérifier l’assurance
Établir le programme
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
Vérifier les fiches techniques
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Passer la commande traiteur
Répartir les bénévoles
2 personnes
Organiser la sécurité
Consigner le contact de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Envoyer le briefing aux artistes
Inspecter le lieu
2 personnes
Marquer l'itinéraire et la zone de chargement
2 personnes
Apporter le matériel sur la place
4 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Raccorder l’installation d’éclairage
2 personnes
Sécuriser les câbles électriques
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer le panneau d'information

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager le vestiaire des artistes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Encadrer la première prestation
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Guider le public
3 personnes
Adapter les spectacles
3 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Annoncer la fin de l’événement
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Faire le check-out des artistes
2 personnes

Suivi

Éteindre la sonorisation
3 personnes
Éteindre l'installation d'éclairage
2 personnes
Démonter le catering
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer la place
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Retirer les barrières
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Réfrigérateurs à boissonsqté 2
Tables de buffetqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 8
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Répartiteur électriqueqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Lampes de pocheqté 6
Pupitres de musiqueqté 6
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de chantierqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Tentures de scèneqté 4
Panneaux du programmeqté 3
Panneaux indicateursqté 6
Nappesqté 12
Serre-câblesqté 100
Ruban gafferqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Balaisqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque les autorisations plusieurs semaines avant le concert : vérifie le permis, l’assurance et les éventuelles contraintes liées à l’occupation de la place avant de signer les autres prestations.
Demande les fiches techniques des artistes avant de réserver le matériel. Le nombre de microphones, de retours, de boîtiers DI et de câbles dépend directement de leurs besoins.
Traite l’électricité comme un point critique : vérifie la puissance disponible, les rallonges, les multiprises et le répartiteur électrique avant l’arrivée de la sonorisation et de l’éclairage.
Prépare un briefing unique pour les artistes et les bénévoles au plus tard la veille. Ajoute les horaires, les contacts, l’accès à la scène, les repas et la procédure en cas de retard ou de changement météo.
Ne laisse pas la météo décider le jour même : confirme un plan de secours avant la dernière semaine, puis vérifie les prévisions 48 heures avant et le matin du concert.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert sur une place ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour réserver les artistes, obtenir les autorisations, assurer le site et coordonner la technique. Un délai plus court reste possible pour un petit concert, mais il réduit fortement le choix des prestataires et le temps de communication.
Quand réserver la sonorisation et les sanitaires pour un concert ?: Réserve la sonorisation et les sanitaires dès que la date et la place sont confirmées, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Vérifie ensuite les horaires de livraison, d’installation et de reprise au moins 7 jours avant.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concert sur une place ?: Pour un concert de quartier, compte généralement 1 bénévole pour 25 à 40 spectateurs, en plus des personnes affectées à la scène, à l’accueil et au rangement. Établis les postes et les horaires au moins 10 jours avant.
Quand vérifier la météo pour un concert en plein air ?: Consulte une première fois les prévisions 7 jours avant, puis confirme la décision 48 heures avant et le matin même. Le plan météo de secours doit être écrit avant la dernière semaine, avec les personnes chargées de l’appliquer.

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