Platenbeurs organiseren: checklist en planning

Een platenbeurs organiseren begint niet bij de entree, maar bij de standhouders en de indeling van de ruimte. Leg eerst datum, locatie en tafelformaat vast; daarna kun je uitnodigingen, promotie en aanmeldingen plannen. In de laatste weken controleer je de standhouderslijst, maak je de plattegrond en regel je betaling, catering en vrijwilligers. Op deze pagina staat het volledige plan met 85 taken en 76 benodigdheden, zodat je niets vergeet tussen de eerste uitnodiging en het opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Promotietekst opstellen
Evenement online publiceren
Posters ontwerpen
Posters laten drukken
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Standhouders bevestigen
Standhouderslijst bijwerken
Tafelformaat afstemmen
Standplaatsen indelen
2 personen
Standhouders informeren
Plattegrond maken
Entreeprijs bepalen
2 personen
Entreebord ontwerpen
Betaalwijze voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Kassa en wisselgeld regelen
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Bewegwijzering voorbereiden
Nummerbordjes maken
Bezoekersinformatie printen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels naar de zaal brengen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Standplaatsen nummeren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen wijzen
3 personen
Verkooptafels inrichten
6 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Entreebord plaatsen
Toiletten controleren

Event

Kassa bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Garderobe bemannen
Informatiepunt bemannen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Afval verzamelen
Toiletten tussentijds controleren
Muziekvolume controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Garderobe afsluiten
Standhouders uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Verkooptafels leegmaken
6 personen
Tafels inklappen
4 personen
Stoelen stapelen
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Catering afbreken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen legen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal vegen
2 personen
Zaal dweilen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Voorraad inpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie-eindcontrole uitvoeren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Opbrengst veilig opbergen
2 personen
Overgebleven catering verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 42
Stoelenaantal 24
Klaptafel entree
Klaptafel cateringaantal 2
Garderoberekaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 6
Kassabox
Pinapparaat
Rekenmachineaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Steekwagensaantal 2
Laptop
USB-sticksaantal 2
Oplaadstationsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 4
Schaaltjesaantal 8

Keuken

Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Scharenaantal 4
Keukenmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Krattenaantal 12
Opbergbakkenaantal 8
Koelmattenaantal 8
Thermometer

Decoratie

Tafelkledenaantal 42
Wegwerp tafelrokkenaantal 4
Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Nummerbordjesaantal 42
Pijlbordenaantal 12
Entreebord
Informatiebordenaantal 4
Prikbordenaantal 4
Plakbandaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Tafelnummersaantal 42
Wasknijpersaantal 50
Touwaantal 2
Stiftenaantal 2
Permanentmarkersaantal 6
Notitieblokkenaantal 6
Balpennenaantal 20

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalbakken voor statiegeldaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Stofzuiger
Rubberhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Tips

Leg het tafelformaat vast voordat je standhouders definitief bevestigt. Met één formaat kun je standplaatsen indelen en een plattegrond maken zonder later meerdere tafels te moeten verplaatsen.
Plan promotie niet alleen online. Ontwerp en druk posters op tijd en hang ze uiterlijk 2 tot 3 weken voor de beurs op; vermeld altijd datum, locatie, entreeprijs en openingstijd.
Werk de standhouderslijst na elke aanmelding bij en stuur bevestigingen zodra een plek definitief is. Noteer per standhouder ook het afgesproken tafelaantal, zodat de indeling niet op de beursdag verandert.
Regel entree en betaling vooraf als één geheel. Leg de kassabox, het pinapparaat, wisselgeld en een rekenmachine bij elkaar en test het pinapparaat minimaal 1 dag voor opening.
Maak een aparte opbouwcontrole voor stroom en verlichting. Tel verlengkabels en stekkerdozen, test speakers en microfoon en leg oplaadbare lampen klaar voor donkere hoeken en de entree.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een platenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen voor standhouders. Plan de laatste 2 weken voor bevestigingen, posters, plattegrond, catering en vrijwilligers.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een platenbeurs?: Dat hangt af van het afgesproken tafelformaat en het aantal bevestigde standhouders. Tel per standhouder de gereserveerde tafels op en maak daarna nog een aparte indeling voor entree, catering en loopruimte.
Wanneer moet ik standhouders voor een platenbeurs bevestigen?: Bevestig een standhouder zodra de aanmelding en het aantal tafels vaststaan, bij voorkeur uiterlijk 3 weken voor de beurs. Stuur de plattegrond en praktische informatie nogmaals 3 tot 5 dagen voor opening.
Wat moet ik op de dag van een platenbeurs controleren?: Controleer minimaal 2 uur voor opening de tafels, nummerbordjes, bewegwijzering, entree, betaling, catering en geluidsapparatuur. Houd daarna tijd over om standhouders naar hun plaats te begeleiden en ontbrekende spullen op te lossen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.