Checklist para organizar una feria de discos
Una feria de discos necesita más que mesas y expositores. Esta checklist reúne 85 tareas y 76 materiales para avanzar en el orden correcto: primero la fecha, el lugar y las inscripciones; después el plano, los puestos, la promoción y la entrada. También contempla lo que suele fallar a última hora, como el cambio de caja, los cables, la señalización o las preferencias dietéticas. Úsala para coordinar el montaje y repartir responsabilidades con tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Redactar texto promocional
Publicar el evento en línea
Diseñar carteles
Mandar imprimir los carteles
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
Fijar los soportes de los puestos
Actualizar la lista de expositores
Ajustar el tamaño de las mesas
Asignar puestos
2 personas
Informar a los responsables de los stands
Hacer el plano
Determinar el precio de entrada
2 personas
Diseñar el cartel de entrada
Preparar el método de pago
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Gestionar la caja y el cambio
2 personas
Preparar la selección musical
Preparar la señalización
Hacer tarjetas con números
Imprimir información para visitantes
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Llevar las mesas al salón
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Numerar los puestos
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
Montar las mesas de venta
6 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colocar el cartel de entrada
Comprobar los baños
Evento
Atender la caja
2 personas
Recibir a los visitantes
2 personas
Atender el guardarropa
Atender el punto de información
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Recoger la basura
Comprobar los baños periódicamente
Comprobar el volumen de la música
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Cerrar el guardarropa
Despedir a los expositores
3 personas
Seguimiento
Vaciar las mesas de venta
6 personas
Plegar las mesas
4 personas
Apilar las sillas
3 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Desmontar el catering
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar neveras portátiles
Recoger la basura
2 personas
Barrer la sala
2 personas
Fregar la sala
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la señalización
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Empaquetar el material
2 personas
Recoger objetos perdidos
Realizar la inspección final del lugar
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los ingresos de forma segura
2 personas
Gestionar el catering sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 42
- Sillascant. 24
- Mesa plegable de entrada
- Catering de mesa plegablecant. 2
- Percherocant. 2
- Perchascant. 80
- Taburetescant. 4
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Lámparas recargablescant. 6
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Calculadoracant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Hervidor de aguacant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Carros de manocant. 2
- Portátil
- Memorias USBcant. 2
- Estaciones de cargacant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Linternascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Bandejascant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cucharonescant. 4
- Cuencoscant. 8
Cocina
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de serviciocant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Tijerascant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Jarras medidorascant. 2
- Cajonescant. 12
- Cajas de almacenamientocant. 8
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
- Termómetro
Decoración
- Mantelescant. 42
- Faldas de mesa desechablescant. 4
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Placas numeradascant. 42
- Carteles direccionalescant. 12
- Cartel de entrada
- Paneles informativoscant. 4
- Tableros de corchocant. 4
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 100
- Números de mesacant. 42
- Pinzas de la ropacant. 50
- Cuerdacant. 2
- Rotuladorescant. 2
- Rotuladores permanentescant. 6
- Bloc de notascant. 6
- Bolígrafoscant. 20
Catering
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores para el sistema de depósitocant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Aspiradora
- Guantes de gomacant. 6
- Escobillas de bañocant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de piecant. 4
- Bateríascant. 24
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y las condiciones de montaje antes de invitar a los expositores. Después, gestiona las inscripciones con una fecha límite clara para poder actualizar la lista y asignar los puestos sin cambios continuos.
- No esperes al día anterior para hacer el plano. Ajusta el tamaño de las mesas, fija los soportes de los puestos y entrega a cada responsable su número y ubicación al menos 3 días antes.
- Prepara la entrada como un punto de trabajo independiente: mesa plegable, método de pago, caja, cambio, calculadora, cartel y máquina de sellado deben estar juntos y probados antes de abrir.
- Planifica la parte técnica durante el montaje, no cuando llegue el público. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófono, alargadores, regletas y lámparas recargables con 2 horas de margen.
- Confirma el catering después de recoger las preferencias dietéticas y revisa la lista de compra el día anterior. Cuenta con neveras portátiles, termos, hervidor, máquinas de café y vajilla reutilizable para que el servicio no dependa de compras de última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de discos?
- Empieza al menos 6 semanas antes. Reserva primero la fecha y el lugar, invita a los expositores durante la primera semana y deja los últimos 7 días para confirmar puestos, señalización, catering y equipo.
- ¿Cuándo debo cerrar la lista de expositores?
- Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para actualizar la lista, ajustar las mesas, hacer el plano y comunicar a cada responsable su puesto.
- ¿Qué hay que preparar el día de la feria de discos?
- Reserva unas 2 horas para el montaje. Coloca mesas y sillas, numera los puestos, prueba el sonido, prepara la entrada y la caja, instala la señalización y deja el catering listo antes de recibir a los expositores.
- ¿Cuánto cambio necesito para la entrada?
- Prepara cambio para cubrir al menos las primeras 30 entradas, repartido en monedas y billetes pequeños. Cuenta la caja con una calculadora antes de abrir y registra cualquier reposición durante el evento.
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