Checklist pour organiser un salon du disque

Un salon du disque repose sur une préparation précise : les exposants doivent connaître leur emplacement, les visiteurs trouver l’entrée sans hésiter et les paiements fonctionner dès l’ouverture. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis avancez vers les inscriptions, le plan de salle et l’accueil. Cette checklist couvre aussi les détails souvent oubliés, comme la monnaie, l’éclairage des tables et les besoins alimentaires. Utilisez-la pour suivre les 85 tâches et rassembler le matériel nécessaire avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Rédiger le texte promotionnel
Publier l’événement en ligne
Concevoir les affiches
Faire imprimer les affiches
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les exposants
Mettre à jour la liste des exposants
Harmoniser le format des tables
Répartir les emplacements
2 personnes
Informer les exposants
Créer le plan
Déterminer le prix d’entrée
2 personnes
Concevoir le panneau d'entrée
Préparer le mode de paiement
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Prévoir la caisse et la monnaie
2 personnes
Composer la sélection musicale
Préparer la signalétique
Créer les numéros de table
Imprimer les informations visiteurs
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Apporter les tables dans la salle
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Numéroter les emplacements
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer l'emplacement aux exposants
3 personnes
Installer les tables de vente
6 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le panneau d’entrée
Vérifier les toilettes

Événement

Tenir la caisse
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir le vestiaire
Tenir le point d'information
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Rassembler les déchets
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vérifier le volume de la musique
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Fermer le vestiaire
Dire au revoir aux exposants
3 personnes

Suivi

Vider les tables de vente
6 personnes
Replier les tables
4 personnes
Empiler les chaises
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Démonter le service traiteur
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les glacières
Rassembler les déchets
2 personnes
Balayer la salle
2 personnes
Passer la serpillière dans la salle
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Effectuer le contrôle final du lieu
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Mettre la recette en lieu sûr
2 personnes
Traiter les restes de restauration

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 42
Chaisesqté 24
Table pliante d’entrée
Table pliante cateringqté 2
Portant à vêtementsqté 2
Cintresqté 80
Tabouretsqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 6
Caisse
Terminal de paiement
Calculatriceqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Bouilloireqté 2
Machines à caféqté 2
Diablesqté 2
Ordinateur portable
Clés USBqté 2
Stations de rechargeqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 4
Petits bolsqté 8

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 4
Couteaux de cuisineqté 2
Verres doseursqté 2
Caissesqté 12
Bacs de rangementqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 8
Thermomètre

Décoration

Nappesqté 42
Nappes jetablesqté 4
Guirlandesqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Numéros de tableqté 42
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’entrée
Panneaux d'informationqté 4
Panneaux d’affichageqté 4
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 100
Numéros de tableqté 42
Pinces à lingeqté 50
Cordeqté 2
Marqueursqté 2
Marqueurs permanentsqté 6
Blocs-notesqté 6
Stylos à billeqté 20

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Poubelles pour les consignesqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Aspirateur
Gants en caoutchoucqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4
Pilesqté 24

Conseils

Bloquez le plan de salle après avoir confirmé les exposants et le format des tables. Envoyez à chaque vendeur son numéro d’emplacement au moins 7 jours avant le salon, avec les horaires d’installation.
Préparez la caisse la veille : comptez la monnaie, testez le terminal de paiement et gardez une calculatrice à l’accueil. Prévoyez aussi un moyen de paiement de secours si le réseau devient instable.
Faites un contrôle technique 2 heures avant l’ouverture. Testez les haut-parleurs, le microphone, la table de mixage, les rallonges, les multiprises et les lampes rechargeables avant l’arrivée du public.
Ne laissez pas le catering au dernier moment : recueillez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et confirmez la commande plusieurs jours à l’avance. Installez une table séparée pour les boissons et la nourriture afin de ne pas encombrer l’accueil.
Préparez la signalétique avant le montage, notamment le panneau d’entrée et les numéros de table. Prévoyez des chaises, tabourets et portants uniquement selon les besoins confirmés des exposants, pour garder les allées dégagées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du disque ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, inviter les exposants, publier l’événement et imprimer les affiches. Gardez les 7 derniers jours pour finaliser le plan, les paiements, le catering et la signalétique.
Quand confirmer les exposants d’un salon du disque ?: Confirmez les exposants dès que les inscriptions sont vérifiées, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Envoyez ensuite le numéro de table, les horaires d’installation et les règles pratiques au moins 7 jours avant.
Combien de tables prévoir pour un salon du disque ?: Le nombre dépend des exposants confirmés et du format retenu pour chaque table. Finalisez les dimensions et la répartition au plus tard 10 jours avant l’ouverture, puis gardez une marge pour les passages et l’accueil.
Que préparer le matin d’un salon du disque ?: Commencez le montage environ 2 heures avant l’ouverture : tables, chaises, numéros, éclairage, son, caisse et terminal de paiement. Faites ensuite un dernier contrôle des allées, de la signalétique et du catering avant l’arrivée des visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.