Schallplattenbörse organisieren: die Checkliste

Eine Schallplattenbörse steht und fällt mit der Vorbereitung der Ausstellerplätze. Bestätige zuerst Datum und Ort, lade Standbetreiber ein und halte Tischformate sowie Standflächen schriftlich fest. Danach folgen Werbung, Anmeldungen, Lageplan und Eintrittsorganisation. Plane außerdem früh genug Kasse, Wechselgeld, Technik, Getränke und Helfer ein. Diese Checkliste führt dich durch die 85 Aufgaben – von der ersten Zusage bis zum Abbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Standbetreiber einladen
2 Personen
Werbetext erstellen
Veranstaltung online veröffentlichen
Poster gestalten
Poster drucken lassen
Poster aufhängen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Standbetreiber bestätigen
Ausstellerliste aktualisieren
Tischformat abstimmen
Standplätze einteilen
2 Personen
Standbetreiber informieren
Lageplan erstellen
Eintrittspreis festlegen
2 Personen
Eintrittsschild gestalten
Zahlungsart vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Kasse und Wechselgeld regeln
2 Personen
Musikauswahl zusammenstellen
Beschilderung vorbereiten
Nummernschilder machen
Besucherinformationen drucken
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
Tische in den Saal bringen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Standplätze nummerieren
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
Verkaufstische einrichten
6 Personen
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Musik testen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Eingangsschild aufstellen
Toiletten kontrollieren

Event

Kasse bedienen
2 Personen
Besucher empfangen
2 Personen
Garderobe besetzen
Infostand besetzen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Abfall sammeln
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Lautstärke der Musik kontrollieren
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Garderobe abschließen
Aussteller verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Verkaufstische leer räumen
6 Personen
Tische zusammenklappen
4 Personen
Stühle stapeln
3 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen
Catering abbauen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Kühlboxen leeren
Abfall sammeln
2 Personen
Saal kehren
2 Personen
Saal wischen
2 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien sortieren
2 Personen
Vorrat einpacken
2 Personen
Fundsachen sammeln
Abschlusskontrolle der Location durchführen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Einnahmen sicher aufbewahren
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verwerten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 42
StühleAnz. 24
Klapptafel Eingang
Catering-KlapptischAnz. 2
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 80
HockerAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare LampenAnz. 6
Kassabox
Kartenterminal
TaschenrechnerAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
SackkarrenAnz. 2
Laptop
USB-SticksAnz. 2
LadestationenAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
ServierplattenAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierlöffelAnz. 4
SchälchenAnz. 8

Küche

ServierschalenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ScherenAnz. 4
KüchenmesserAnz. 2
MessbecherAnz. 2
KistenAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 8
KühlmattenAnz. 8
Thermometer

Dekoration

TischdeckenAnz. 42
Einweg-TischröckeAnz. 4
GirlandenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
NummerntafelnAnz. 42
WegweiserAnz. 12
Eingangsschild
InfotafelnAnz. 4
PinnwändeAnz. 4
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
TischnummernAnz. 42
WäscheklammernAnz. 50
SeilAnz. 2
StifteAnz. 2
PermanentmarkerAnz. 6
NotizblöckeAnz. 6
KugelschreiberAnz. 20

Catering

Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Pfandflaschen-SammelbehälterAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
Staubsauger
GummihandschuheAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Tipps

Lege Tischformat und Standplatz nicht erst am Veranstaltungstag fest. Aktualisiere die Ausstellerliste nach jeder Anmeldung und verschicke den Lageplan, sobald die Plätze eingeteilt sind.
Starte die Werbung erst, wenn Datum, Ort und Eintrittspreis feststehen. Plane für Gestaltung, Druck und das Aufhängen der Poster mindestens 2 bis 3 Wochen Vorlauf ein.
Richte die Kasse vor dem Einlass vollständig ein: Kassabox, Kartenterminal, Taschenrechner und ausreichend Wechselgeld gehören an einen festen Platz. Teste Kartenzahlung und Stromanschluss spätestens am Vortag.
Plane mindestens 2 Helfer für Einlass, Kasse und Orientierung ein, bevor die ersten Standbetreiber eintreffen. Nummernschilder und eine gut sichtbare Eingangstafel verkürzen die Suche nach den zugewiesenen Tischen.
Bestelle Catering erst nach der Rückmeldung zu Ernährungswünschen und der erwarteten Personenzahl. Prüfe spätestens 48 Stunden vorher Kühlboxen, Thermoskannen, Wasserkocher, Kaffeemaschinen sowie Becher, Tassen, Teller und Besteck.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Schallplattenbörse organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und Einladungen für Standbetreiber. Für Poster, Online-Ankündigung und Anmeldungen bleiben so mindestens 4 Wochen Zeit.
Wie viele Tische brauche ich für eine Schallplattenbörse?: Die Zahl hängt von den bestätigten Standbetreibern und dem vereinbarten Tischformat ab. Teile die Standplätze erst ein, wenn die Anmeldungen abgeschlossen sind, und rechne zusätzlich 1 bis 2 Tische für Catering, Kasse oder Reserve ein.
Wie viel Wechselgeld braucht man bei einer Schallplattenbörse?: Lege mindestens 100 bis 150 Euro in kleinen Scheinen und Münzen zurück, sofern der Eintritt bar bezahlt wird. Teile das Wechselgeld vor dem Einlass und dokumentiere jede Entnahme aus der Kassabox.
Was muss am Tag vor der Schallplattenbörse geprüft werden?: Kontrolliere 24 Stunden vorher die Ausstellerliste, den Lageplan, Nummernschilder, Beschilderung, Kasse und Zahlungsarten. Teste außerdem Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel und wiederaufladbare Lampen, damit fehlende Technik noch ersetzt werden kann.

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