Platenbeurs organiseren: complete checklist

Een platenbeurs staat of valt met een strakke indeling en duidelijke afspraken met standhouders. Leg eerst datum, locatie en zaalcapaciteit vast; regel daarna de uitnodigingen, inschrijvingen en standplaatsen. In de laatste week verschuift de aandacht naar plattegrond, prijskaartjes, kassa, catering en promotiemateriaal. Op de beursdag zelf moeten registratie, wisselgeld, verlichting, dranken en transport klaarstaan voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Zaalcapaciteit controleren
2 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldformulier openen
Standhouders registreren
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Betaalwijze standhouders vastleggen
Catering voor standhouders reserveren
Drankvoorziening reserveren
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
2 personen
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouderslijst afdrukken
Plattegrond afdrukken
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
Kassa-instructies voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels naar zaal brengen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Standhoudersontvangst inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Prijslijsten en tafelkaarten klaarleggen
2 personen
Verlichting en kabels controleren
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen

Event

Standhouders aanmelden
3 personen
Standhouders naar tafels begeleiden
3 personen
Platen en bakken uitladen
4 personen
Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers polsbandjes geven
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Rondgang langs stands maken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletten controleren
Kassa-afsluiting voorbereiden
2 personen
Laatste bezoekers aankondigen
Standhouders uitchecken
3 personen
Verkochte materialen afvoeren
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Tafels leeghalen
4 personen
Tafels inklappen
4 personen
Stoelen stapelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal vegen en dweilen
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Standhouders nabellen over spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 36
Stoelenaantal 20
Entreetafel
Kassatafel
Krukkenaantal 6
Kledingrek
Tafelkledenaantal 12
Opbergkastenaantal 2

Apparatuur

Kassa
Pinapparaat
Geldkistjesaantal 4
Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Printer
Labelprinter
Handmicrofoon
USB-stickaantal 2

Verlichting

Bureaulampenaantal 12
Ledlampenaantal 8
Lichtstandsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Tangenaantal 4

Decoratie

Standnummersaantal 36
Pijlbordenaantal 10
Afbakeningpalenaantal 8
Afzetlintaantal 2
Welkomstbord
Platenbeursbanier
Prikbordenaantal 4

Catering

Dienbladenaantal 4
Servettenhoudersaantal 6
Koelmattenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Krattenaantal 12
Herbruikbare dienbekersaantal 20
Boodschappen

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handdesinfectieaantal 4

Overig

Kunststof platenbakkenaantal 40
Platenhoezenaantal 200
Tafeldisplaysaantal 36
Prijskaartjesaantal 500
Polsbandjesaantal 300
Entreeticketsaantal 300
Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 20
Watervaste stiftenaantal 12
Tapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Scharenaantal 6
Klembordenaantal 6
Portemonneezakkenaantal 4

Tips

Wacht niet met standhouders bevestigen tot na de inschrijfdeadline. Stuur na registratie de toegewezen standplaats, aankomsttijd en betaalwijze opnieuw door, zodat je op de dag zelf minder vragen aan de registratietafel krijgt.
Maak de plattegrond uiterlijk één week vooraf definitief en druk extra exemplaren af. Houd bij de indeling rekening met loopruimte tussen de klaptafels en met plekken waar verlengkabels en lichtstands veilig kunnen liggen.
Bereid prijskaartjes en kassa-instructies minstens twee dagen voor de beurs voor. Tel het wisselgeld vooraf, leg pinapparaat en geldkistjes apart klaar en wijs één persoon aan die de kassa beheert.
Plan catering en drankvoorziening op basis van het aantal geregistreerde standhouders en verzamelde dieetwensen. Koel de dranken vóór opening en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen op een plek waar de stroomaansluiting niet in de bezoekersroute ligt.
Breng materialen niet allemaal tegelijk op het laatste moment naar de locatie. Maak een transportlijst voor tafels, stoelen, verlichting, registratie- en kassaspullen en controleer vóór opening of de zaal schoon en de apparatuur getest is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een platenbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en zaalcapaciteit. Nodig standhouders daarna uit en open het online aanmeldformulier, zodat je uiterlijk 2 weken voor de beurs de standindeling kunt vastleggen.
Hoeveel standhouders passen er op een platenbeurs?: Dat hangt af van de zaalcapaciteit en de afmetingen van de klaptafels, niet alleen van het aantal inschrijvingen. Maak eerst een plattegrond met voldoende loopruimte en bevestig pas daarna het definitieve aantal standplaatsen.
Wanneer moet ik de plattegrond en standhouderslijst afdrukken?: Druk beide documenten uiterlijk één week voor de beurs af en neem op de dag zelf enkele extra exemplaren mee. Controleer de lijst opnieuw na de laatste afmelding, bij voorkeur de avond vóór de opbouw.
Hoeveel wisselgeld heb ik nodig voor een platenbeurs?: Bepaal het bedrag op basis van de verwachte contante betalingen en de prijsniveaus van de platen; leg het totaalbedrag vooraf vast in de kassa-instructies. Tel het wisselgeld vóór opening met twee personen en houd het tijdens de beurs gescheiden van de opbrengst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.