Schallplattenbörse organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Standplätze erst fest, wenn die Anmeldungen geprüft sind, und bestätige jedem Standbetreiber anschließend seinen Platz. So passt der Lageplan am Veranstaltungstag zur tatsächlichen Belegung.
• Drucke die Liste der Standbetreiber und den Lageplan spätestens am Vortag. Plane zusätzlich Ersatzexemplare ein, damit Änderungen am Empfang nicht handschriftlich zusammengesucht werden müssen.
• Bereite die Kasse mit Wechselgeld vor und teste das Kartenterminal vor dem Einlass. Lege die Kassenanweisungen direkt am Kassentisch aus, statt sie erst während des Verkaufs zu erklären.
• Kühle die Getränke rechtzeitig und stelle Kühlboxen, Thermoskannen sowie wiederverwendbare Becher bereit. Für Kaffee und Wasser sollten Kaffeemaschinen und Wasserkocher vor Beginn vollständig einsatzbereit sein.
• Bringe Mobiliar, Beleuchtung und Technik vor dem Einlass in den Saal: Klapptische, Stühle, Tischdecken, Schreibtischlampen, LED-Lampen und Verlängerungskabel. Plane für Aufbau und Funktionsprüfung mindestens 2 Stunden ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Schallplattenbörse organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Ort, Saalkapazität und Einladungen für Standbetreiber. Öffne das Online-Anmeldeformular anschließend, damit du Standplätze und Verpflegung rechtzeitig planen kannst.

Wann sollte ich die Standplätze bei einer Schallplattenbörse zuweisen?

Weise die Plätze etwa 2 bis 3 Wochen vor der Börse zu, sobald die wichtigsten Anmeldungen vorliegen. Verschicke die Bestätigung danach und drucke den endgültigen Lageplan am Vortag.

Wie viel Wechselgeld brauche ich für eine Schallplattenbörse?

Plane mindestens 100 bis 200 Euro Wechselgeld für die Kasse ein, aufgeteilt in kleine Scheine und Münzen. Der genaue Betrag hängt von Eintrittspreis und erwarteter Besucherzahl ab; bereite zusätzlich Kartenzahlung vor.

Wann müssen Getränke und Verpflegung bereitstehen?

Reserviere die Verpflegung und Getränkeversorgung spätestens 2 Wochen vor der Börse. Kaufe haltbare Produkte am Vortag ein und kühle die Getränke so, dass sie mindestens 1 Stunde vor dem Einlass bereitstehen.

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