Checklist para organizar una feria de discos
Organizar una feria de discos requiere coordinar a los expositores, preparar los puestos y controlar las inscripciones sin dejar la logística para el último día. Esta checklist reúne 63 tareas y 69 materiales para avanzar desde la elección de la fecha y el lugar hasta la limpieza de la sala. Incluye también los detalles que suelen olvidarse: el plano de puestos, las etiquetas de precios, el cambio de caja, las preferencias dietéticas y las bebidas frías.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar la capacidad de la sala
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones al público
2 personas
Abrir el formulario de inscripción online
Registrar a los expositores
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Definir el método de pago de los puestos
Reservar catering para los expositores
Reservar el servicio de bebidas
Publicar promoción en redes sociales
2 personas
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
Imprimir la lista de expositores
Imprimir el plano
Preparar etiquetas de precios
2 personas
Preparar las instrucciones de caja
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Llevar las mesas a la sala
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Organizar la recepción de los expositores
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar las listas de precios y las tarjetas de mesa
2 personas
Comprobar la iluminación y los cables
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Evento
Registrar a los expositores
3 personas
Acompañar a los expositores a las mesas
3 personas
Descargar platos y bandejas
4 personas
Atender la entrada
2 personas
Dar pulseras a los visitantes
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Hacer una ronda por los puestos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Comprobar los baños
Preparar el cierre de caja
2 personas
Anunciar a los últimos visitantes
Registrar la salida de los expositores
3 personas
Retirar el material vendido
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
Vaciar las mesas
4 personas
Plegar las mesas
4 personas
Apilar las sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Barr er y fregar el suelo del salón
3 personas
Retirar la señalización
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Llamar a los expositores sobre los materiales
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 36
- Sillascant. 20
- Mesa de entrada
- Mesa de caja
- Taburetescant. 6
- Perchero
- Mantelescant. 12
- Armarios de almacenamientocant. 2
Equipo
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Cajas de caudalescant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Portátil
- Impresora
- Impresora de etiquetas
- Micrófono de mano
- Memoria USBcant. 2
Iluminación
- Lámparas de escritoriocant. 12
- Lámparas LEDcant. 8
- Atriles de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de servircant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchilloscant. 4
- Pinzascant. 4
Decoración
- Números de standcant. 36
- Carteles direccionalescant. 10
- Postes de delimitacióncant. 8
- Cinta de balizamientocant. 2
- Cartel de bienvenida
- Pancarta para feria de discos
- Tableros de corchocant. 4
Catering
- Bandejascant. 4
- Porta-servilletascant. 6
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 6
- Papeleracant. 8
- Cajonescant. 12
- Vasos reutilizables para servircant. 20
- Compras
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 20
- Desinfectante de manoscant. 4
Otros
- Bandejas de plásticocant. 40
- Fundas de discoscant. 200
- Expositores de mesacant. 36
- Etiquetas de preciocant. 500
- Pulserascant. 300
- Entradascant. 300
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Bolígrafoscant. 20
- Rotuladores permanentescant. 12
- Cinta adhesivacant. 8
- Bridascant. 100
- Tijerascant. 6
- Portapapelescant. 6
- Bolsillos para la carteracant. 4
Consejos
- Confirma la capacidad de la sala antes de invitar a los expositores: el número de mesas plegables y el espacio de circulación deben encajar en el plano, no solo en una estimación.
- Cierra el registro de expositores con suficiente margen para asignar los puestos, imprimir el plano y preparar las etiquetas de precios. Deja al menos 7 días para corregir cambios de última hora.
- Define por escrito cómo se pagan los puestos y prepara las instrucciones de caja antes de abrir las puertas. Ten una caja registradora, cajas de caudales y cambio separado para evitar mezclas durante la feria.
- Reserva el catering y el servicio de bebidas después de recoger las preferencias dietéticas. Enfría las bebidas el día anterior y comprueba que haya termos, tazas, vasos reutilizables, platos y cubiertos.
- Prepara la mesa de registro, la mesa de caja, el portátil, la impresora y la memoria USB el día del montaje. Lleva también regletas y cables alargadores: suelen faltar cuando los puestos y las lámparas quedan lejos de los enchufes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de discos?
- Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha y lugar, invitar a los expositores y abrir las inscripciones online. Reserva la última semana para imprimir la lista, el plano, las etiquetas y las instrucciones de caja.
- ¿Qué hay que preparar para los puestos de una feria de discos?
- Necesitas mesas plegables, sillas o taburetes, manteles y, si procede, armarios de almacenamiento. Asigna cada espacio antes del montaje y lleva el plano impreso para que los expositores encuentren su puesto en pocos minutos.
- ¿Cuándo se deben imprimir el plano y la lista de expositores?
- Imprímelos entre 2 y 3 días antes, cuando el registro de expositores esté cerrado. Guarda una copia digital en el portátil o en una memoria USB por si necesitas hacer una reimpresión el mismo día.
- ¿Cuánto cambio hay que preparar para la caja?
- Prepara el cambio según el método de pago y el precio de las entradas o servicios, y sepáralo en una caja de caudales antes de abrir. Haz un recuento inicial y anótalo; así podrás comparar la caja al finalizar la feria.
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