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Organiser un salon du disque sans rien oublier

Un salon du disque repose sur une organisation précise : les exposants doivent connaître leur emplacement, le public doit pouvoir s’inscrire facilement et la salle doit être prête avant l’arrivée des premiers visiteurs. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, de la réservation du lieu au nettoyage final. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard, comme la monnaie, les étiquettes de prix, le plan des tables et le refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Vérifier la capacité de la salle

    2 personnes

  • Inviter les exposants

    2 personnes

  • Envoyer les invitations au public

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne

  • Enregistrer les exposants

    2 personnes

  • Attribuer les emplacements

    2 personnes

  • Confirmer les exposants

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Définir le mode de paiement des exposants

  • Réserver le catering pour les exposants

  • Réserver les boissons

  • Publier la promotion sur les réseaux sociaux

    2 personnes

  • Distribuer les affiches

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions des visiteurs

    2 personnes

  • Imprimer la liste des exposants

  • Imprimer le plan

  • Préparer les étiquettes de prix

    2 personnes

  • Préparer les consignes de caisse

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Acheminer le matériel sur le site

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer la table d'inscription

    2 personnes

  • Préparer la caisse et la monnaie

    2 personnes

  • Nettoyer la salle

    3 personnes

  • Apporter les tables à la salle

    4 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Suspendre les numéros de stand

    2 personnes

  • Mettre en place l’accueil des exposants

    2 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Préparer les listes de prix et les cartes de table

    2 personnes

  • Vérifier l'éclairage et les câbles

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

Événement

  • Inscrire les exposants

    3 personnes

  • Accompagner les exposants vers les tables

    3 personnes

  • Décharger les plaques et les bacs

    4 personnes

  • Tenir le comptoir d'accueil

    2 personnes

  • Remettre les bracelets aux visiteurs

    2 personnes

  • Informer les visiteurs

    2 personnes

  • Faire une tournée des stands

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

  • Vérifier les toilettes

  • Préparer la clôture de caisse

    2 personnes

  • Annoncer les derniers visiteurs

  • Faire le check-out des exposants

    3 personnes

  • Évacuer le matériel vendu

    2 personnes

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

Suivi

  • Vider les tables

    4 personnes

  • Replier les tables

    4 personnes

  • Empiler les chaises

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer le point café

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Balayer et laver la salle

    3 personnes

  • Retirer la signalétique

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger les provisions restantes

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Relancer les exposants au sujet du matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 36
  • Chaisesqté 20
  • Table d’accueil
  • Table de caisse
  • Tabouretsqté 6
  • Portant à vêtements
  • Nappesqté 12
  • Armoires de rangementqté 2

Équipement

  • Caisse
  • Terminal de paiement
  • Caisses à monnaieqté 4
  • Glacièresqté 3
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 8
  • Ordinateur portable
  • Imprimante
  • Imprimante d'étiquettes
  • Microphone à main
  • Clé USBqté 2

Éclairage

  • Lampes de bureauqté 12
  • Lampes LEDqté 8
  • Pied d’éclairageqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 100
  • Tasses à caféqté 40
  • Assiettesqté 40
  • Couvertsqté 40
  • Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

  • Thermosqté 4
  • Carafes d’eauqté 4
  • Planches à découperqté 2
  • Couteauxqté 4
  • Pincesqté 4

Décoration

  • Numéros de standqté 36
  • Panneaux indicateursqté 10
  • Poteaux de délimitationqté 8
  • Ruban de balisageqté 2
  • Panneau d’accueil
  • Bannière de la foire aux vinyles
  • Panneaux d’affichageqté 4

Catering

  • Plateauxqté 4
  • Porte-serviettesqté 6
  • Tapis rafraîchissantsqté 6
  • Poubellesqté 8
  • Caissesqté 12
  • Gobelets réutilisablesqté 20
  • Courses

Nettoyage

  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Balayette et pelleqté 3
  • Gants de nettoyageqté 8
  • Chiffons microfibresqté 20
  • Gel hydroalcooliqueqté 4

Autre

  • Bacs à plateaux en plastiqueqté 40
  • Pochettes de vinyleqté 200
  • Présentoirs de tableqté 36
  • Étiquettes de prixqté 500
  • Braceletsqté 300
  • Billets d’entréeqté 300
  • Étiquettes nominativesqté 100
  • Stylosqté 20
  • Marqueurs indélébilesqté 12
  • Ruban adhésifqté 8
  • Attaches-câblesqté 100
  • Ciseauxqté 6
  • Presse-papiersqté 6
  • Pochettes porte-monnaieqté 4

Conseils

  • Bloque la date et le lieu assez tôt pour vérifier la capacité de la salle avant d’inviter les exposants. Compte les tables, les allées, l’accueil et la caisse dans ton plan, pas seulement les emplacements de vente.
  • Envoie aux exposants un formulaire d’inscription avec leurs besoins alimentaires et leurs contraintes matérielles. Confirme ensuite chaque emplacement par écrit afin d’éviter les changements de dernière minute.
  • Prépare le plan de salle et la liste des exposants avant l’impression. Garde une version numérique sur l’ordinateur portable ou une clé USB pour corriger rapidement une erreur le jour du salon.
  • Teste la caisse et le terminal de paiement avant l’ouverture, puis prévois plusieurs caisses à monnaie. Les premières ventes arrivent souvent avant que l’équipe ait eu le temps de chercher de la monnaie.
  • Refroidis les boissons à l’avance et installe les machines à café, bouilloires, rallonges et multiprises avant l’arrivée du public. Vérifie chaque branchement dans la salle plutôt que de compter sur une prise disponible sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du disque ?
Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour réserver la salle, inviter les exposants, ouvrir les inscriptions et organiser la communication. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les participants, imprimer le plan et préparer le matériel.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon du disque ?
Confirme les exposants environ 2 semaines avant l’événement, après avoir attribué les emplacements et recueilli leurs besoins alimentaires. Envoie ensuite le plan définitif et les horaires d’installation au plus tard 3 à 5 jours avant.
Combien de monnaie prévoir pour la caisse ?
Prépare au moins 2 caisses à monnaie avec des pièces et billets de faible valeur, en fonction du nombre de postes de paiement. Vérifie la caisse 30 minutes avant l’ouverture et note le montant de départ.
Quand installer les tables et le matériel du salon du disque ?
Achemine les tables pliantes, chaises, éclairages et équipements la veille si la salle est accessible, ou prévois au moins 2 heures avant l’ouverture. Installe d’abord les emplacements, puis l’accueil, la caisse et l’espace boissons.

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