Checklist voor een goed georganiseerde platenbeurs

Een platenbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en standhouders regelen. Je moet bezoekers en verkopers op tijd informeren, de standindeling vastleggen en betalingen, bewegwijzering en catering voorbereiden. Op de dag zelf draait veel om een vlotte laad- en losroute, duidelijke standnummers en genoeg ruimte voor kratten en platenhoezen. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, van datum en locatie tot de laatste veiligheidscontrole.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Online evenement aanmaken
Standhouders registreren
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Eten en drinken bestellen
Betalingen voorbereiden
Standhoudersinformatie versturen
Bewegwijzering ontwerpen
Bewegwijzering printen
Standhouderslijst printen
Contant wisselgeld opnemen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Kratten en bakken labelen
2 personen
Platenhoezen klaarleggen
2 personen
Kassa voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plek begeleiden
3 personen
Toegang en tickets controleren
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Servies verzamelen
Tafels en looppaden controleren
2 personen
Afvalbakken legen
Muziekprogramma afspelen
Laatste verkoopronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Standhouders uitchecken
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Onverkochte voorraad verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Muziekinstallatie afkoppelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen inladen
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 30
Inschrijftafel
Koffietafelaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Krattenaantal 40
Opbergboxenaantal 12

Apparatuur

Pinapparaat
Geluidsinstallatie
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffielepelsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Standnummersaantal 24
Tafelkledenaantal 24
Platenbeursbannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Prijslijstenaantal 30

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Koelelementenaantal 16
Serveerschalenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling uiterlijk een week vooraf vast. Reserveer per stand niet alleen tafelruimte, maar ook loopruimte voor kratten, bakken en bezoekers die platen bekijken.
Stuur standhoudersinformatie minstens 5 dagen voor de beurs. Vermeld daarin de aankomsttijd, laad- en loszone, standnummer, beschikbare tafels en de manier waarop betalingen worden afgehandeld.
Regel contant wisselgeld uiterlijk de dag ervoor en test het pinapparaat vooraf. Neem ook een opgeladen laptop, verlengkabels en stekkerdozen mee; stopcontacten liggen zelden precies waar je ze nodig hebt.
Print bewegwijzering, standhouderslijst, standnummers en prijslijsten niet pas op de ochtend zelf. Maak per ingang minimaal één duidelijk pijlbord en controleer of de informatie ook vanaf de parkeer- of laadzone zichtbaar is.
Plan opbouwtijd vóór de deuren opengaan: reken voor tafels, stoelen, inschrijftafel, koffiepunt en controle minimaal 90 minuten. Zet kratten en opbergboxen per stand klaar en houd de laad- en loszone vrij tot alle verkopers binnen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een platenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Verstuur bezoekersinformatie en online uitnodigingen uiterlijk 2 weken voor de beurs.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een platenbeurs?: Plan minimaal 90 minuten voor het opstellen van tafels en stoelen, de standindeling, bewegwijzering en veiligheidscontrole. Bij veel standhouders is 2 uur realistischer, vooral als verkopers zelf moeten laden en lossen.
Wat moet ik regelen voor betalingen op een platenbeurs?: Test het pinapparaat en leg de kassa uiterlijk de dag ervoor klaar. Neem daarnaast contant wisselgeld mee en controleer op de ochtend zelf of laptop, stroomvoorziening en verlengkabels werken.
Wanneer moet ik de standhoudersinformatie versturen?: Stuur de praktische informatie minstens 5 dagen voor de platenbeurs. Vermeld daarin het standnummer, de aankomsttijd, de laad- en losroute, de beschikbare materialen en het contactpunt op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.