Checklist para organizar una feria de discos

Organizar una feria de discos requiere coordinar a expositores, visitantes y proveedores sin perder de vista el montaje. Esta checklist reúne las tareas en el orden habitual: confirmar fecha y ubicación, gestionar inscripciones, preparar los puestos y dejar lista la zona de cobro y atención. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como el plano de mesas, las preferencias dietéticas, el cambio en efectivo y la información para los expositores. Úsala para repartir responsabilidades y comprobar cada fase.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Crear evento en línea
Registrar a los expositores
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir comida y bebida
Preparar los pagos
Enviar información a los expositores
Diseñar la señalización
Imprimir señalización
Imprimir lista de expositores
Retirar cambio en efectivo
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Etiquetar cajas y contenedores
2 personas
Preparar las fundas de vinilo
2 personas
Preparar la caja registradora
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a su lugar
3 personas
Comprobar accesos y entradas
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Atender el punto de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla
Comprobar las mesas y los pasillos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Poner en marcha el programa musical
Anunciar la última ronda de ventas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Registrar la salida de los expositores
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Recoger el stock no vendido
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desconectar el equipo de música
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la señalización
2 personas
Cargar los materiales
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger las compras sobrantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 30
Mesa de inscripción
Mesa de cafécant. 2
Percheroscant. 2
Cajonescant. 40
Cajas de almacenajecant. 12

Equipo

Máquina de sellado
Equipo de sonido
Portátil
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Lámparas recargablescant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Cucharillas de cafécant. 40
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 4

Decoración

Números de standcant. 24
Mantelescant. 24
Banners para la feria de discoscant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 6
Listas de precioscant. 30

Cocina

Termoscant. 4
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2
Acumuladores de fríocant. 16
Bandejas de servircant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 2
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Guantes de gomacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ubicación antes de invitar a los expositores. Envía después la información del evento y fija una fecha límite para confirmar su participación y necesidades.
Haz el plano de puestos cuando conozcas el número de expositores. Asigna números visibles y deja despejada la zona de carga y descarga para que el montaje no bloquee la entrada.
No esperes al último día para preparar los cobros: calcula el cambio en efectivo, organiza la caja registradora y deja listas las listas de precios o instrucciones de pago.
Prepara por separado las cajas de materiales, las fundas de vinilo y la señalización. Etiquetar cada contenedor evita buscar carteles, cables o elementos de los puestos durante el montaje.
Reserva tiempo para abrir el recinto, hacer el control de seguridad y montar mesas y sillas antes de recibir al público. La zona de café también necesita sus propias mesas, máquinas, termos, tazas y vasos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de discos?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, expositores e inscripciones. Reserva la última semana para imprimir la señalización, cerrar la información y preparar pagos y materiales.
¿Cuándo hay que hacer el plano de puestos de una feria de discos?: Hazlo cuando hayas cerrado el registro de expositores, idealmente entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes asignar números, comunicar la distribución y corregir necesidades de espacio a tiempo.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el montaje?: Programa la apertura del recinto entre 3 y 4 horas antes de la llegada de visitantes. Ese margen permite despejar la carga y descarga, superar el control de seguridad, montar mesas y sillas y colocar la señalización.
¿Qué comida y bebida necesito para una feria de discos?: Calcula dos bebidas por persona durante la primera hora y añade una opción de café o té si el evento dura varias horas. Confirma las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y compra vajilla, termos y bandejas con al menos 2 días de margen.

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