Checklist pour organiser un salon du disque
Un salon du disque se prépare sur plusieurs semaines, car les exposants, les visiteurs et la logistique avancent à des rythmes différents. Commence par confirmer la date et le lieu, puis structure les inscriptions et le plan des stands. Les derniers jours servent surtout à transmettre les informations pratiques, préparer les caisses, vérifier les paiements et imprimer la signalétique. Le jour J, garde du temps pour le déchargement, le contrôle de sécurité et l’installation des tables avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Créer un événement en ligne
Enregistrer les exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander à manger et à boire
Préparer les paiements
Envoyer les informations aux exposants
Concevoir la signalétique
Imprimer la signalisation
Imprimer la liste des exposants
Prévoir la monnaie en espèces
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Étiqueter les caisses et les bacs
2 personnes
Préparer les pochettes de disques
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Brancher l'installation de musique
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Événement
Accueillir les exposants
3 personnes
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
Vérifier l'accès et les billets
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler la vaisselle
Vérifier les tables et les zones de passage
2 personnes
Vider les poubelles
Lancer le programme musical
Annoncer le dernier tour de vente
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Rassembler les stocks invendus
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Débrancher l’installation audio
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les provisions restantes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 30
- Table d'inscription
- Table à caféqté 2
- Portants à vêtementsqté 2
- Caissesqté 40
- Boîtes de rangementqté 12
Équipement
- Terminal de paiement
- Système de sonorisation
- Ordinateur portable
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Lampes rechargeablesqté 6
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verres à boireqté 100
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Cuillères à caféqté 40
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 4
Décoration
- Numéros de standqté 24
- Nappesqté 24
- Bannières du salon du disqueqté 4
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux d'informationqté 6
- Listes de prixqté 30
Cuisine
- Thermosqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
- Pains de glaceqté 16
- Plateaux de serviceqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balayette et pelleqté 2
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Gants en caoutchoucqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le plan des stands avant d’envoyer les informations finales aux exposants. Prévois un numéro visible pour chaque emplacement et garde une copie imprimée de la liste des exposants à l’accueil.
- Ne laisse pas les inscriptions et les besoins alimentaires pour la dernière semaine. Fixe une date limite au moins 10 jours avant le salon afin de commander les quantités de nourriture et de boissons sans estimation de dernière minute.
- Prépare les paiements séparément pour l’accueil et la buvette. Vérifie le terminal de paiement, prévois de la monnaie en espèces et teste les rallonges et multiprises avant l’ouverture du lieu.
- Étiquette les caisses et les boîtes de rangement par zone ou par usage. Cela évite de chercher les pochettes de disques, les listes de prix, les panneaux et le matériel de service pendant l’installation.
- Organise l’arrivée des exposants avant l’ouverture au public. Libère la zone de chargement et de déchargement, installe d’abord les tables, puis les chaises et la signalétique pour que chaque stand puisse être repéré rapidement.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon du disque ?
- Prévois au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, inviter les exposants, ouvrir les inscriptions et informer les visiteurs. Garde les 7 derniers jours pour les impressions, les achats et la préparation du matériel.
- Quand faut-il inviter les exposants pour un salon du disque ?
- Envoie les premières invitations 6 à 8 semaines avant la date prévue. Demande une confirmation avec les besoins alimentaires et les informations de stand au plus tard 10 jours avant l’événement.
- Que faut-il préparer la veille d’un salon du disque ?
- La veille, rassemble le matériel, étiquette les caisses, prépare les pochettes de disques, vérifie la caisse et imprime la signalétique. Contrôle aussi le terminal de paiement, les listes d’exposants et les informations destinées aux stands.
- À quelle heure installer les stands d’un salon du disque ?
- Ouvre le lieu suffisamment tôt pour prévoir au moins 2 heures d’installation avant l’arrivée des visiteurs. Commence par la zone de déchargement et les tables, puis termine par les chaises, les numéros de stand et les panneaux indicateurs.
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