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Schallplattenbörse organisieren: Die Checkliste für Planung und Aufbau

Eine Schallplattenbörse steht und fällt mit einem klaren Standplan, verlässlichen Anmeldungen und einem reibungslosen Aufbau. Kläre zuerst Datum und Ort, lade Standbetreiber ein und erfasse ihre Anforderungen. Danach folgen Besucherkommunikation, Verpflegung, Zahlungen und Beschilderung. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem eine freie Ladezone, beschriftete Kisten, vorbereitete Kasse und genug Zeit für Tische, Stühle und Sicherheitskontrolle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Besuchereinladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Event erstellen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Essen und Getränke bestellen

  • Zahlungen vorbereiten

  • Informationen für Aussteller senden

  • Beschilderung entwerfen

  • Beschilderung drucken

  • Liste der Standbetreiber drucken

  • Bargeld zum Wechseln abheben

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Kisten und Behälter beschriften

    2 Personen

  • Plattencover bereitlegen

    2 Personen

  • Kasse vorbereiten

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone freimachen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Kasse und Kartenlesegerät testen

    2 Personen

  • Anmeldetisch vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zum Stand begleiten

    3 Personen

  • Zugang und Tickets kontrollieren

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

  • Tische und Laufwege kontrollieren

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Musikprogramm abspielen

  • Letzte Verkaufsrunde ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Unverkaufte Ware sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Musikanlage abkoppeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kaffeepunkt reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Materialien einladen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 30
  • Anmeldetisch
  • KaffeetafelAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2
  • KistenAnz. 40
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

  • Kartenterminal
  • Beschallungsanlage
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • TrinkgläserAnz. 100
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 4

Dekoration

  • StandnummernAnz. 24
  • TischdeckenAnz. 24
  • Plattenbörsen-BannerAnz. 4
  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 6
  • PreislisteAnz. 30

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 16
  • ServierschalenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • GummihandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Standaufteilung erst, wenn die Anmeldungen weitgehend feststehen. Vergib Standnummern und schicke den Ausstellern die wichtigsten Informationen mindestens 7 Tage vor der Börse.
  • Rechne bei der Verpflegung nicht nur mit Kaffee: Bestelle Getränke und Essen nach erwarteter Besucherzahl und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 bis 7 Tage vorher.
  • Bereite die Kasse am Vortag vor. Hebe ausreichend Wechselgeld ab und teste das Kartenterminal, damit am Einlass und an Verkaufsstellen keine Verzögerung entsteht.
  • Drucke Liste der Standbetreiber, Wegweiser, Standnummern und Preisliste spätestens am Tag vor der Veranstaltung. Eine zusätzliche Kopie der Ausstellerliste gehört an den Anmeldetisch.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten vor Einlass ein. Zuerst Lade- und Entladezone freimachen, dann Tische und Stühle stellen, Kisten verteilen und zum Schluss Licht, Beschallungsanlage und Kasse prüfen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Schallplattenbörse organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Einladung der Standbetreiber. Die Standaufteilung und Verpflegung lassen sich meist 2 bis 3 Wochen vor dem Termin konkretisieren.
Wie viele Tische braucht man für eine Schallplattenbörse?
Das hängt von der Zahl der Standbetreiber und der vereinbarten Standgröße ab. Plane den Tischbedarf nach bestätigten Anmeldungen und halte etwa 10 Prozent zusätzliche Stellfläche oder Ersatzmobiliar bereit.
Was muss am Tag vor der Schallplattenbörse vorbereitet werden?
Drucke Beschilderung, Ausstellerliste und Standnummern, stelle Kasse und Wechselgeld zusammen und beschrifte Kisten und Aufbewahrungsboxen. Prüfe außerdem Kartenterminal, Verlängerungskabel, Lampen und Beschallungsanlage.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Schallplattenbörse?
Für einen kleinen bis mittleren Aufbau solltest du mindestens 90 Minuten einplanen, bei vielen Ständen eher 2 bis 3 Stunden. Die Location muss geöffnet, die Ladezone frei und die Sicherheitskontrolle abgeschlossen sein, bevor Besucher eingelassen werden.

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