Checklist voor een goed georganiseerde plantenruilmarkt
Een plantenruilmarkt draait soepel als bezoekers snel begrijpen wat ze kunnen inleveren, bekijken en meenemen. Leg de ruilregels vooraf vast en verzamel aanmeldingen met informatie over aantallen en soorten planten. Regel daarna de ruimte, tafels, plantentafels, stroom en vrijwilligers. Op de dag zelf helpen duidelijke labels, een ruilbalie en een vaste indeling om verwarring te voorkomen. Plan ook koffie, thee, water en een oplossing voor planten die na afloop overblijven.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en stroom controleren
Ruilregels vastleggen
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Tafels en stoelen reserveren
Vrijwilligers inplannen
Deelnemerslijst bijwerken
Herinnering versturen
Plattegrond maken
Naambordjes voorbereiden
Ruilkaartjes sorteren
Bewegwijzering printen
Voorraad controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Plantenlabels klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Locatie vrijmaken
2 personen
Tenten opzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Plantenstands inrichten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Ruilbalie klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Planten en stekken registreren
2 personen
Ruilregels toelichten
Planten sorteren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Ruilbalie bemannen
2 personen
Planten verzorgd houden
Hapjes aanvullen
Laatste ruilen afronden
2 personen
Overgebleven planten labelen
2 personen
Nazorg
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Planten en materialen inpakken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tenten en verlichting afbreken
3 personen
Geleende spullen retourneren
Overgebleven planten verdelen
2 personen
Deelnemers informeren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Tafelkledenaantal 6
- Kunststof krattenaantal 12
- Plantentafelsaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 70
- Koffiemokkenaantal 30
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerbladenaantal 6
- Schenkkannenaantal 4
Tuinmateriaal
- Plantenschalenaantal 20
- Handschepjesaantal 6
- Tuinhandschoenenaantal 8
- Gieteraantal 3
- Plantenspuitenaantal 3
- Potgrondbakkenaantal 2
Decoratie
- Naambordjesaantal 80
- Plantlabelsaantal 200
- Permanente markersaantal 12
- Informatiebordenaantal 8
- Vlaggenlijnaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Koelboxenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk twee weken vooraf vast hoeveel planten iemand mag meenemen en of stekjes, potplanten en zaden allemaal meetellen. Zet die regels in het deelnemersformulier én op een informatiebord bij de ingang.
- Maak de plattegrond uiterlijk een week vooraf. Reserveer aparte plekken voor de ruilbalie, plantenstands, koffiehoek en wachtende bezoekers; zo blijven kratten en plantenschalen niet in de looproute staan.
- Plan minimaal één vrijwilliger per 15 tot 20 deelnemers. Laat één persoon de ruilkaartjes controleren, één persoon bezoekers ontvangen en één persoon de plantenstands en voorraad in de gaten houden.
- Label planten vóór de markt met naam, lichtbehoefte en bijzonderheden. Leg permanente markers en extra plantlabels klaar, want bezoekers vergeten vaak informatie te noteren of labels raken los tijdens het verplaatsen.
- Controleer stroom, verlengkabels en stekkerdozen de dag ervoor. Zet koffiezetapparaten en waterkokers niet op dezelfde stekkerdoos en houd minstens één vrije tafel beschikbaar voor planten die nog geen plek hebben.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een plantenruilmarkt organiseren?
- Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie, ruilregels en het deelnemersformulier. Verstuur de herinnering ongeveer zeven dagen voor de markt, zodat deelnemers hun planten en labels op tijd voorbereiden.
- Hoeveel planten moet ik per deelnemer laten meenemen?
- Een praktische startregel is maximaal vijf tot tien planten per deelnemer, afhankelijk van de beschikbare tafels. Vermeld één vast maximum in het formulier en geef aan of grote planten als meerdere ruilitems tellen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een plantenruilmarkt?
- Reken op minimaal één vrijwilliger per 15 tot 20 deelnemers. Bij meer dan 40 deelnemers heb je naast ontvangst en de ruilbalie ook iemand nodig voor de plantenstands, koffiehoek en het aanvullen van materialen.
- Wanneer zet ik de tafels en plantentafels klaar?
- Zet de ruimte en tafels op de dag zelf minimaal 90 minuten voor opening klaar. Hang daarna de bewegwijzering op, richt de ruilbalie in en controleer labels, kratten, plantenschalen en de looproutes.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!