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Pflanzentauschmarkt organisieren: die Checkliste

Ein Pflanzentauschmarkt steht und fällt mit klaren Regeln, einer verlässlichen Anmeldung und gut vorbereiteten Ständen. Plane zuerst Ort, Stromversorgung und den Ablauf, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen geht es um Teilnehmerliste, Tauschkarten, Schilder und Materialkisten. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem genug Zeit für Zelte, Tische, Pflanzenstände und die Tauschtheke. Die Checkliste bündelt alle 46 Aufgaben und 38 benötigten Dinge in der passenden Reihenfolge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location und Strom prüfen

  • Tauschregeln festlegen

  • Teilnehmerformular erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Freiwillige einplanen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Erinnerung senden

  • Lageplan erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Tauschkarten sortieren

  • Beschilderung drucken

  • Bestand prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Pflanzenschilder bereitlegen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Veranstaltungsort räumen

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Pflanzenstände einrichten

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Tauschtheke aufstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Pflanzen und Stecklinge registrieren

    2 Personen

  • Tauschregeln erläutern

  • Pflanzen sortieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Wechseltheke besetzen

    2 Personen

  • Pflanzen gepflegt halten

  • Snacks auffüllen

  • Letzte Tauschgeschäfte abschließen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Pflanzen kennzeichnen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle abbauen

    3 Personen

  • Pflanzen und Materialien einpacken

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Zelte und Beleuchtung abbauen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Übrig gebliebene Pflanzen verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • StühleAnz. 24
  • TischdeckenAnz. 6
  • KunststoffkistenAnz. 12
  • PflanztischeAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 70
  • KaffeebecherAnz. 30
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServiertablettsAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 4

Gartenmaterial

  • PflanzschalenAnz. 20
  • HandschaufelnAnz. 6
  • GartenhandschuheAnz. 8
  • GießkanneAnz. 3
  • PflanzensprüherAnz. 3
  • BlumenkästenAnz. 2

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 80
  • PflanzenschilderAnz. 200
  • PermanentmarkerAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 8
  • WimpelketteAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Tauschregeln fest, bevor das Teilnehmerformular online geht. Schreibe dort konkret hinein, welche Pflanzen angenommen werden und wie die Tauschkarten funktionieren.
  • Prüfe mindestens 2 Wochen vorher, ob am Veranstaltungsort genügend Stromanschlüsse vorhanden sind. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, LED-Lampen und Verlängerungskabel sollten nicht am selben Anschluss überlastet werden.
  • Aktualisiere die Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vor dem Markt und verschicke dann die Erinnerung. So kannst du Namensschilder, Pflanzenschilder und die Anzahl der Tische passend vorbereiten.
  • Sortiere Tauschkarten und Materialien in getrennte Kunststoffkisten. Lege Pflanzenschilder, Permanentmarker, Handschaufeln, Gartenhandschuhe und Gießkanne direkt an den jeweiligen Pflanzenstand.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Zelte, Klapptische und Stühle kommen zuerst, danach Beschilderung, Pflanzentische, Tauschtheke sowie Kaffee- und Teestation.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Pflanzentauschmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Stromprüfung und Tauschregeln. Die Einladung sollte mindestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit die Anmeldung nicht kurzfristig ins Stocken gerät.
Wie viele Tische braucht man für einen Pflanzentauschmarkt?
Plane zunächst einen Pflanzentisch pro Stand oder Teilnehmergruppe und zusätzlich mindestens 2 Tische für Tauschtheke und Empfang ein. Bei 20 angemeldeten Gruppen sind daher meist etwa 22 bis 24 Tische sinnvoll, abhängig von der Standgröße.
Wann soll man die Erinnerung an die Teilnehmer verschicken?
Schicke die Erinnerung 2 bis 3 Tage vor dem Pflanzentauschmarkt. Sie sollte Beginn, Aufbauzeit, Lageplan, Tauschregeln und den Hinweis enthalten, Pflanzen mit Pflanzenschildern oder lesbaren Namen mitzubringen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Pflanzentauschmarkts?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Zelte, Tische, Stühle, Beschilderung und Pflanzenstände. Wenn Strom, Kaffee- und Teestation oder ein detaillierter Lageplan noch eingerichtet werden müssen, sind 2 Stunden realistischer.

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